Estoy tratando de instituir un protocolo de solicitud técnica en toda mi empresa muy grande y diversa. El problema es que este protocolo ha existido durante años, pero nunca se ha implementado de manera efectiva, ya que muchos de los solicitantes realizan solicitudes informales y personales a los desarrolladores y/o solicitan por correo electrónico/llamada telefónica/en persona sin completar el formulario. Esto conduce a la falta de comunicación y falta de claridad. ¿Cuáles son algunas estrategias efectivas para implementar este protocolo?
"Nunca introduzca un cambio gerencial sin primero introducir el cambio gerencial". Marca Horstman, http://www.manager-tools.com
Dado que el protocolo nunca se ha implementado de manera efectiva, comience de nuevo. Efectivamente, no tiene un protocolo implementado ahora, así que comience la implementación de nuevo.
Comience por revisar por qué necesita dicho protocolo, los beneficios para la organización y para las personas de la organización. (Otros respondedores tienen algunos consejos en ese sentido). Considere rediseñar el protocolo: si consulta con las partes interesadas en ambos extremos de la solicitud, puede descubrir otros enfoques para resolver los mismos problemas.
Luego introduzca el protocolo como un cambio. Ignora el hecho de que debería haber sido usado todo el tiempo. Seguir las mejores prácticas de gestión de cambios organizacionales: revisar el cambio individualmente con al menos un subconjunto representativo de los afectados, anunciarlo a la organización, presentar el cambio a las unidades organizacionales que se verán afectadas, proporcionar materiales mucho antes de la fecha de implementación del cambio, etc. sobre. Buscar en la web "administración de cambios" mostrará una gran cantidad de recursos, si esto aún no está en su conjunto de habilidades.
Una vez implementado el cambio, seguir el protocolo es ahora un ejercicio de gestión. Y cómo se hace eso es una pregunta diferente, fuera del alcance de la productividad personal.
La pregunta que debe hacerse es por qué estas personas no están utilizando el formulario. ¿Es mucho más fácil contactar a la persona directamente? Si ese es el caso, entonces no hay razón para que cambien. Verán su plan como molesto e ineficiente.
Si no hay un beneficio directo para ellos, es posible que deba mirar en la dirección opuesta: la palabra oficial desde arriba que dice que si no siguen el procedimiento, entonces su proyecto no sigue adelante, su cambio no se aprueba o son disciplinados. de alguna manera (puntuación más baja en la revisión anual, etc.)
Suena duro, pero si el proceso no los beneficia, no sucederá.
Los desarrolladores nunca deben ser molestados por varias personas con solicitudes de funciones. En cambio, es deber del propietario del producto actuar como guardián, tomando nota de todas las solicitudes y priorizando los elementos pendientes. Si no tiene estos roles en su organización, debe presentarlos antes de abordar su problema de formulario.
jmort253