En un proyecto en el que los pagos vencen de acuerdo con un cronograma establecido, ¿cuál es el papel de un PM para garantizar que se cumplan estas obligaciones?
Ejemplo de un cronograma de pago dentro de un acuerdo: 50% de depósito, 25% al finalizar el análisis y 25% al finalizar el desarrollo.
Por lo general, mi preferencia es quedarme fuera de esto y delegarlo a Cuentas por cobrar. Sin embargo, dado que este es un requisito previo para comenzar la siguiente fase de un proyecto, siento que se requiere mi participación, ya que estos deben comunicarse claramente al cliente. Entonces, si un proyecto se estanca por este motivo, son plenamente conscientes de la causa del retraso.
La pregunta es hasta qué punto debe involucrarse un PM y cómo se deben comunicar este tipo de requisitos contractuales a un cliente.
Busqué fuentes externas que discutan esto y encontré este enlace: http://psmj.blogspot.ca/2011/03/dont-forget-about-your-financial.html
Consulte el punto # 4:
Coleccionando. Las empresas necesitan efectivo para operar, no proyectos terminados. Como PM, tiene la relación más cercana con el cliente y está en la posición ideal para "ayudar" al cliente en el proceso de pago. La mejor expresión de confianza en la calidad del trabajo de uno es insistir en el pago puntual.
La naturaleza de sus obligaciones presupuestarias obviamente depende de la definición del rol de Gerente de Proyecto dentro de su organización en particular. Sin embargo, en mi experiencia, "perseguir dinero" no es el papel adecuado de un profesional de gestión de proyectos.
Por ejemplo, probablemente no sea un ejecutor que trabaje para un usurero, donde sus responsabilidades de gestión de proyectos sin duda incluirán el uso de un lepip para garantizar los pagos oportunos. Sin embargo, un Project Manager es responsable de comunicar el estado del proyecto, incluidos los obstáculos o las actividades de acceso. El estado del presupuesto y los hitos de financiación sin duda entrarían dentro de esas categorías.
Si su proyecto ha definido pagos periódicos o basados en eventos como actividades de paso de una fase del proyecto a otra, entonces ciertamente debería comunicarse con su cliente para que esté informado de sus responsabilidades actuales con el proyecto y comprenda su impacto en el progreso del proyecto.
Si el proyecto se estanca debido a problemas de pago, eso es simplemente un elemento del estado del proyecto que debe comunicarse claramente a todas las partes interesadas. Como siempre, depende de las partes interesadas, en este caso el cliente y su alta gerencia, determinar cómo quieren abordar los problemas de presupuesto o financiación que afectan el proyecto.
El PM es responsable de todos los aspectos del proyecto, incluida la satisfacción del dinero adeudado a todos los proveedores, incluida su propia organización. Por lo tanto, la participación debe ser coherente con la rendición de cuentas. Delegue tareas como mejor le parezca, pero la responsabilidad por la finalización y el éxito de las tareas no es transferible.
EDITAR: si usted es un vendedor de servicios, establecería una reunión de "contratos" en una cadencia acordada, digamos semanal o quincenal. El pago por los servicios prestados no es más que un punto de la agenda de esta reunión. A medida que se acerque a un hito de pago, agregue el pago a la agenda para discutir la transmisión de fondos adecuada y oportuna. Si está en el gobierno, podría requerir una obligación de financiación; si es comercial, factura limpia con términos de pago consistentes con lo que ya se negoció o quizás nuevos términos si elige seguir ese camino.
Si no se envía el pago, debe aumentar el riesgo. Lo que está en peligro es el trabajo continuado. Algunas grandes empresas pueden seguir en riesgo, pero muchas pequeñas empresas son incapaces de eso: no pagarían la nómina. Usted aumenta el riesgo e inicia cualquier intervención de mitigación que considere adecuada, incluidas las comunicaciones en la cadena de la organización compradora. Y simplemente comunica la fecha en la que usted, como PM, dejará de trabajar.
Ninguno de estos canales de comunicación es exclusivo de este tema. Simplemente está desplegando lo que ya debería tener en existencia: una cadencia para discutir aspectos del contrato y gestión de riesgos.
jmort253