Etiqueta de la reunión [cerrado]

Entonces, me gustaría saber qué piensa la gente aquí y cuál es la mejor manera de guiar a esta persona para que deje este hábito.

Si esta persona le informa a usted, entonces asumo que tiene reuniones individuales regulares.

Durante su próxima reunión, debe transmitir que este es un comportamiento inaceptable y que se requiere su atención en futuras reuniones.

Puede optar por señalar cómo le hace sentir esto y cómo afecta negativamente a las reuniones.

No aceptes una excusa de "Yo estaba haciendo varias cosas a la vez" si no quieres que ella lo haga. Si bien hay muchos artículos e informes que desacreditan el mito de la multitarea (googlee "mito de la multitarea" para encontrarlos), ese no es realmente el problema aquí. Cómo desea que se comporten sus subordinados directos es el único problema en cuestión.

Cada empresa y cada departamento tiene su propia cultura y expectativas. Si está liderando este grupo, entonces puede decidir cómo se debe asistir a las reuniones que involucran a su equipo.

Hace unos 20 años un gerente mío tuvo una charla conmigo. Cuando iba a las reuniones, con frecuencia tenía la cabeza baja haciendo garabatos todo el tiempo; esto es MUCHO antes de los iPads o incluso de los teléfonos inteligentes. No fue porque no estaba prestando atención o incluso "totalmente allí". Así soy yo: en constante movimiento.

Finalmente, mi jefe se cansó de que varias personas se quejaran y me sentó a hablar . Él dijo,

Sé sin lugar a dudas que usted está comprometido en estas reuniones. Las preguntas que haces siempre son acertadas y generalmente cortan mucha basura. Te he visto sentado garabateando durante 45 minutos y luciendo completamente aburrido, pero sé que obviamente lo estabas tomando todo porque los diseños de tus proyectos cumplen constantemente con todos los requisitos establecidos junto con otros que no mencionaron.

Tu trabajo no es el problema. El problema es que algunas personas no entienden y les hace sentir que no han sido escuchados. Piensan que preferirías estar en cualquier lugar menos allí. Necesito que hagas un esfuerzo consciente para parecer que estás 100% comprometido. Si puedes hacer esto, sé que llegarás lejos; si no puedes bien, ya no podré ponerte frente a nuestros clientes.

En ese momento no tenía idea de cómo me veía la gente. Francamente, ni siquiera me importaba, ya que creía que todo lo que importaba era lo que producía; obviamente, yo era mucho más joven entonces. Sin embargo, mi gerente me mostró que la percepción era tan importante, si no más, que la realidad y mi trabajo, en ese momento, dependía de ello.

Ahora generalmente ya no hago garabatos. Bueno, no a menos que esté tratando de torturar a alguien a propósito.

Llegando a su situación específica de un empleado que intenta realizar múltiples actos al mismo tiempo, debe hacerles saber que están fallando en el juego de la percepción. Estar en una reunión significa que tienen toda su atención. Si esta persona no puede dar eso, entonces no debería estar presente.

Más que eso, debes hacerle saber que está fallando de la manera más pública posible y que se trata de un CLM . Otros entenderán que tienen que esperar su ayuda mientras ella está en la reunión. No solo lo entenderán, sino que lo aprobarán en silencio, ya que creerán que pueden obtener toda su atención sobre su problema cuando llegue el momento. Este es un problema personal de relaciones públicas y ella debe reconocerlo.

Esto es algo difícil de hacer educadamente. Sin embargo, vale la pena hacerlo. Si su empresa no prohíbe de manera general todo el trabajo extra en las reuniones, entonces probablemente no pueda prohibir el trabajo extra en sus reuniones. Sin embargo, puede minimizarlo de la siguiente manera:

• haciendo que sus reuniones sean convincentes, interesantes y valiosas para todos los que participan en ellas. Sidework dice "Tengo mejores cosas que hacer que esto". Lo peor es esa reunión donde nada está listo, así que 10 personas ven a 3 personas terminar lo que debería haberse hecho antes de que comenzara la reunión. ¿Qué puedes hacer para deshacerte de los largos períodos de aburrimiento?
• Distinguir entre el trabajo extra que equivale a salir de la reunión y el trabajo extra que podría distraer a los demás. Si está de acuerdo con que el informe se vaya y haga arreglos para enviar un correo electrónico y diga "bien, las 3 personas terminaron la hoja de cálculo, vuelva a la reunión ahora", entonces debería estar de acuerdo con que el informe trabaje en silencio en alguna otra tarea y se desconecte. la parte aburrida de la reunión
• tener tolerancia cero con el trabajo secundario disruptivo, como charlas en voz alta, o con no escuchar cuando algo era relevante. Incluso puedes cometer el pecado leve de criticar en público si necesitas decir "X, ¿puedes bajarlo o llevarlo al pasillo, por favor?" o "bueno X, eso es lo que Y ha estado explicando durante los últimos 5 minutos. Resulta que acabamos de tener la parte de la reunión para la que necesitabas estar aquí. Y, ¿puedes repetir eso ahora que X está escuchando?"

Entre reducir la necesidad de trabajo adicional al tener una reunión en la que X quiere estar, y dar palmadas en la muñeca cuando el trabajo adicional afecta la reunión, debería poder reducirlo a una pequeña cantidad de tiempo libre de consecuencias. X puede incluso ser un poco más productivo si acepta que se realizarán otros trabajos durante las partes menos convincentes de la reunión. Y tendrás una cosa menos por la que discutir.

Eso te dejará con la parte "grosera" del comportamiento. Su descripción acerca de ingresar a la reunión con una conversación en curso y mantenerla, o de ingresar y comenzar el trabajo complementario de inmediato, es un poco irrespetuosa con el organizador de la reunión. Para ese comportamiento en particular, mantendría una conversación privada y diría "a muchas personas les resulta de mala educación no prestar toda su atención al organizador durante los primeros minutos. Entiendo que es posible que desee trabajar en silencio en otras cosas durante partes de la reunión que son menos relevantes para usted, pero por cortesía, no haga nada más durante los primeros 5 o 10 minutos mientras establecemos el propósito y la agenda de la reunión. Hará una gran diferencia en los sentimientos de los otras personas en la reunión". Esta es una dirección clara con una explicación clara,

Aunque es genial que quiera ser productiva, no es aceptable hacerlo a expensas de los demás en la reunión. El objetivo allí es que todos se beneficien.

No creo que el correo electrónico sea tan efectivo. Deberías haberla confrontado en persona si te sientes tan fuerte al respecto. Puede ser difícil para las personas entender la intención completa de una solicitud. A veces, el correo electrónico parece directo e impersonal, pero en este caso puede parecer que no es gran cosa. Es fácil dar una respuesta rápida con excusas.

La próxima vez que suceda. Le sugiero que solicite una reunión uno a uno justo después de que ocurra la próxima reunión. Si el problema se resuelve, debe agradecerle en persona. Es importante mantener las apariencias. En realidad, puede estar haciendo muchas cosas, pero la impresión de los demás en la oficina puede no estar de acuerdo.

Tomando al pie de la letra su afirmación de que se requiere la participación y presencia de este empleado para cada tema que se discuta en la reunión, tendría poco que agregar a las otras respuestas. Sin embargo, hay un par de consideraciones desde la perspectiva del empleado:

1. Es posible que su presencia no sea tan necesaria como crees, y ella lo sabe. No tengo manera de saber si este es el caso. Sin embargo, es posible que no se sienta cómoda diciéndole que su presencia en la reunión no es beneficiosa para su organización.
2. Su presencia y participación son realmente necesarias al menos parte del tiempo. Sin embargo, puede sentir que tiene problemas para cumplir con los plazos o que le quita tiempo a otras partes de su trabajo para la reunión. Si ese es el caso, puede ser beneficioso trabajar con ella para determinar cuál es el obstáculo.
3. Si es posible que deba estar presente para las preguntas, podría causar menos molestias asistiendo a la reunión de forma remota, incluso si realmente está en la oficina. Hacemos esto todo el tiempo en la oficina de mi cliente actual: por ejemplo, los desarrolladores de software que trabajan en uno de los principales proyectos comerciales son parte de la reunión de estado semanal del proyecto, pero generalmente permanecen en sus cubos (o remotos, si es necesario) con el auricular puesto, escuchando preguntas para responder. De esa manera, el trabajo de desarrollo no perturba la reunión.

Si bien es posible que ninguno de estos elementos se aplique, puede valer la pena considerar si el empleado cree que se aplican y abordar su concepto erróneo desde esa perspectiva.

En lugar de debatir si esto es o no una mala etiqueta en la reunión, primero averiguaría si su comportamiento molesta a otros participantes, interrumpe/ralentiza la reunión de alguna manera o causa algún problema concreto notable. Si es así, puede volver a ella diciéndole que está haciendo perder el tiempo a otras personas y/o causando problemas y pídale educadamente pero con firmeza que cambie. Si no, deberías aceptar su comportamiento. Las reuniones se tratan de resolver problemas y tomar decisiones, no de etiqueta.

También es posible que ella tenga un trasfondo cultural diferente al tuyo, donde su comportamiento es completamente normal y aceptado, mientras que en tu cultura puede no serlo. Por otra parte, a menos que haya un daño notable, debe tratar de aceptar que las personas y las culturas son diferentes.

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Para aclarar y reflexionar sobre los comentarios: mi punto es que lo que el OP expresa arriba es básicamente su opinión personal (estar molesto por el comportamiento de la otra persona). Ciertamente tiene derecho a enojarse, así como a pedirle a la otra persona que cambie su comportamiento para evitarlo. Sin embargo, el objetivo debe ser claro primero. Hay diferencia entre

• "Cuando haces X, me hace sentir Y y no me gusta", y
• "Cuando haces X, rompes nuestro acuerdo de trabajo e interrumpes el desempeño del equipo".

También me di cuenta de una preocupación más profunda: el OP está preguntando cómo tratar un síntoma (el informe no se está comportando en las reuniones), mientras que valdría la pena investigar las causas principales. Puede haber muchas razones para su comportamiento, incluyendo

1. (como señalé anteriormente) ella puede ser de una cultura / generación diferente y desconoce las normas locales no escritas
2. ella puede tener una presión sobre ella para terminar las tareas lo antes posible
3. ella puede sentir que la reunión es improductiva y está perdiendo el tiempo
4. ella puede ser la única experta en su campo, y está constantemente en demanda

Varios de estos tienden a causar problemas a largo plazo para todo el equipo o la empresa si no se identifican y abordan a tiempo. Y cada uno de estos puede requerir diferentes acciones:

1. simplemente necesitas educarla
2. esto suena como un problema de gestión de proyectos, por lo que debe analizar por qué está bajo presión y si hay alguna manera de planificar mejor las tareas para equilibrar su carga de trabajo o liberarla para la duración de las reuniones importantes.
3. esto puede significar que la reunión está mal organizada, hay demasiadas personas invitadas, la discusión no se está enfocando en la agenda y/o algún participante ha "secuestrado" la reunión, hablando interminablemente y no permitiendo que otros se unan, por lo que la reunión el organizador/facilitador puede necesitar volverse más activo
4. este es un riesgo a largo plazo para toda la empresa, que debe mitigarse ayudando, por ejemplo, emparejando tareas

Es por eso que sugiero no actuar según los sentimientos personales, sino hablar con los demás (así como con ella) primero.