¿Cuánta transparencia debo mantener con los clientes externos y otros equipos?

La transparencia es un área gris. Va a variar de una cultura a otra, de una empresa a otra, de un proyecto a otro y de una persona a otra. Probablemente hay algunos puntos de intercambio de información que claramente son demasiado o demasiado poco, pero la mayor parte del tiempo, siempre tendrá que jugar de oído y ajustar cuando reciba comentarios.

Aquí hay algunos pensamientos:

¿Qué tan poco es muy poco?

Imprescindible es la información mínima que permite a otras partes interesadas tomar decisiones con información precisa. Una buena prueba de fuego para la información que se debe compartir es:

• ¿Afectará el costo?
• ¿Afectará el horario?
• ¿Afectará la calidad?

Y, como corolario, incluso si lo que está sucediendo en su extremo no afectará el costo, el cronograma o la calidad, las decisiones que tome la otra parte interesada a la luz de la información en su extremo podrían tener un impacto.

Por ejemplo, haces un determinado widget. Pintarlo rojo, amarillo o azul tiene el mismo precio, independientemente: toda la pintura cuesta lo mismo, todo el tiempo de pintura es el mismo, la pintura es de la misma calidad sin importar el color. Pero... necesitas 6 semanas para comprar pintura y reservar un pintor. Si cambian de opinión sobre el color de la pintura después de que se haya comprometido con el plan, le costará dinero adicional comprar más pintura y reprogramar al pintor. Hágale saber esto a las otras partes interesadas, preferiblemente antes de la fecha de compromiso. O, cuando se hable de un nuevo color de pintura después de la fecha de compromiso, menciónalo.

Un factor importante para ser correctamente transparente es juzgar el conocimiento técnico de su audiencia. Mi ejemplo de pintura es muy simple. Ingrese al trabajo tecnológico, y la diferencia entre un galimatías y una comunicación clara tiene MUCHO que ver con la audiencia. Es probable que el gerente del proyecto no entienda su información técnica detallada como el día, y otro técnico pensará que su resumen seguro para el gerente del proyecto de nivel muy ligero es andar por las ramas y ser vago.

Una buena transparencia es clara para la audiencia, por lo que es posible que deba adaptarse al oyente.

¿Cuánto es demasiado?

Más detalles: las personas solo pueden tener una cantidad limitada de detalles en sus cabezas; si el detalle no es directamente relevante para el costo, el cronograma o la calidad, olvídelo. Es muy fácil pensar que una lista completa de toda la información ayudará a la otra parte interesada a obtener buenos conocimientos, pero muy a menudo el 90 % de los detalles serán irrelevantes.

Cuando se trata de trabajo técnico, apéguese solo a aquellos aspectos en los que necesitan que los detalles hagan su parte. Si se necesitan más detalles, deje que el oyente lo lleve con preguntas. Que te hagan una pregunta y responder con prontitud no es un freno. De hecho, es una gran técnica: las personas aprenden haciendo preguntas. Ver a una parte interesada hacer preguntas significa que están comprometidos, no que usted dejó algo fuera.

El tema de los detalles se vuelve aún más relevante cuando se trata de tu vida personal. Particularmente cuando se comunique fuera de su departamento o equipo, mantenga los detalles personales al mínimo. "No estoy disponible desde la fecha X hasta la fecha Y" es realmente todo lo que necesitas decir. Compartir datos personales es en gran medida un gesto de confianza personal y no aporta mucho a la comunicación del proyecto. En general, encuentro que el truco más fácil es:

• Comparta más cosas buenas : "¡Salgo para la boda de mi hermana!" - es genial. Todo el mundo quiere decir "¡Felicidades!" y todos saben que el 99% de las bodas tienen una fecha de inicio y fin muy clara. No tendrá "remisión de la boda", no tendrá "retrasos de la boda": lo peor que puede pasar es un vuelo de avión retrasado.

• Comparta menos cosas malas : es posible que sus colegas cercanos quieran saber sobre su estado de salud o el de su familia, los problemas de renovación del hogar u otros problemas difíciles de la vida... pero las partes interesadas fuera de su esfera personal cercana no. Debido a la incertidumbre en momentos personales difíciles, las primeras preguntas pueden volverse sobre el proyecto. Eso está bien, pero 9 de cada 10 veces, este es un caso en el que nadie lo sabrá realmente. Si tiene un buen equipo, estos problemas se resuelven entre usted, su gerente y su equipo... y no necesita ir al cliente.

  • Bebés : notaré que este es especial. Los bebés son una cosa increíble y maravillosa en la vida de un nuevo padre, y una condición de salud que requiere múltiples visitas al médico, un evento no programado y una interrupción prolongada. Las mujeres embarazadas suelen estar protegidas por la ley, pero a menudo es difícil decidir cuándo compartir. Tarde o temprano se vuelve evidente, pero si trabajas con personas de forma remota, nadie suena embarazada por teléfono... y para los nuevos papás, la manifestación física es inexistente. Juega de oído es todo lo que puedo decir.

Esto también encaja en cualquier logística y trabajo proporcionado por su empresa, cualquier acuerdo en el que su empresa cubra un costo o un beneficio, mantenga la discusión entre usted y su empresa. En un acuerdo de varias empresas (como la consultoría), a la otra parte de la negociación no le importa (y no debería importarle) lo que paga su empresa y lo que le están pagando a usted. El arreglo es para el trabajo, no para la persona.

Trucos para compartir información

• Escucha activa : su trabajo al trabajar con una parte interesada es representar el trabajo que está haciendo sin hacer que la otra parte sea responsable de todos los detalles. La clave para saber qué detalle divulgar es la escucha activa: si se entera de discusiones que afectan su trabajo, ¡ese es el momento de hablar!

• Sepa quién es responsable de qué : el caso que menciona es un ejemplo particularmente bueno. Parece que su empresa estaba trabajando en un problema de viaje relacionado con el cónyuge relacionado con un proyecto a corto plazo. Presumiblemente, son ellos los que están pagando, por cualquier cosa relacionada con su viaje o el de su cónyuge. No el PM externo. Si el PM externo no es responsable de llevarlos a usted y a su cónyuge al lugar, entonces no hay motivo para que conozca los detalles logísticos.

• Sepa cuándo se ven realmente afectados el costo y el cronograma: si está buscando todas las oportunidades para comunicarse, es probable que se equivoque por el lado de "demasiado", particularmente con la logística del hogar, la vida y el trabajo. No lo comparta con las partes interesadas externas hasta que es bastante seguro que los plazos del proyecto se verán afectados. Dele a su grupo interno la oportunidad de abordarlo, primero.

• Depuración de hilos de correo electrónico : las empresas variarán, pero tenga en cuenta los hilos de correo electrónico. A medida que se incluyen nuevas personas, su percepción del hilo puede ser radicalmente diferente de la que pretendía el corresponsal original. Como regla general, existe una barrera con las partes interesadas externas, donde no debe incluir el hilo completo a menos que quiera que la otra parte lo lea como una cita autorizada. En su lugar, reformule el contenido para limitar los detalles a lo que realmente afecta a la otra parte. En situaciones particularmente tensas, puede ser conveniente no incluir nuevos participantes en un hilo sin el permiso explícito de las partes que ya están en el hilo. Esto puede parecer terriblemente oneroso, pero realmente puede ayudar a restringir la cantidad de transparencia no deseada.

• Comience despacio : las personas construyen su percepción de su competencia con el tiempo. Sé particularmente consciente desde el principio de cualquier relación de que lo que dices y haces está construyendo una percepción. Si sus primeras comunicaciones generan inquietudes sobre su competencia, sienta un mal precedente, incluso si solo estaba siendo útil. Antes de compartir información al comienzo de una relación, piense "¿cuál es la peor manera en que la otra parte podría tomar esto?" y reducir/editar según corresponda. A medida que genera confianza en cualquier relación, más información puede estar bien y aprenderá la información más valiosa para compartir.