Cuando viajo por negocios, mi empleador paga mis comidas reembolsándome a una tarifa legal "por día". A menudo, esto excede la cantidad que realmente gasto en comidas. ¿Cómo debo contabilizar el exceso en un sistema de contabilidad de doble entrada? Yo uso Gnucash.
Actualmente estoy registrando el exceso como ingreso, pero no estoy seguro si esto es correcto.
Como ejemplo, supongamos que hago un viaje de negocios de 3 días a la ciudad de Gotham, para el cual la tarifa diaria es de $50 por día. Así que mi empleador me paga $150 como "reembolso" por mis comidas. Sin embargo, supongamos que en realidad gasté solo $ 90 en comidas durante el viaje. Quiero saber cómo contabilizar los $60 adicionales.
Así es como estoy grabando esto actualmente en Gnucash.
Creo una cuenta de activos para este viaje para registrar los gastos reembolsables. El gasto de $90 en comidas es una transferencia de $90 de la cuenta del Pasivo Liabilities:Credit Carda la cuenta del Activo Assets:Reimbursable:Gotham City. (Entiendo que también sería posible que la última cuenta sea del tipo Cuentas por cobrar).
Cuando se realiza el pago del reembolso (depósito directo a mi cuenta corriente), ingreso una transacción dividida con un crédito de $150 a la cuenta de Activo Assets:Checking, un débito de $90 a Assets:Reimbursable:Gotham Cityy un ingreso de $60 de una cuenta de Ingreso llamada Income:Excess Reimbursement.
Esto equilibra los libros, pero parece un poco peculiar que este reembolso sea "ingreso". (Por un lado, que yo sepa, no es un ingreso imponible en mi jurisdicción).
Incluso si se considera propiamente un ingreso, ¿hay un término mejor que "reembolso en exceso"? Me parece que esto podría parecer extraño o sospechoso para alguien que examine mis libros.
He estado en una situación muy similar a la tuya en el pasado. Dado que la compañía le está reembolsando a una tarifa fija (supongo que no necesita proporcionar documentación/recibos para que se le paguen los viáticos), no está directamente relacionado con los $90 en gastos que menciona. A menos que estuvieran sacando impuestos que necesitarían ser reembolsados, la categoría separada Assets:Reimbursable:Gotham Cityno tiene ningún propósito real, aparte de categorizar los gastos.
Dado que no existe una relación directa entre sus gastos y el reembolso, los enumeraría como transacciones completamente separadas:
Liabilities:Credit Cardy Expenses:Restaurantscon una nota que indique "Almuerzo de viaje a Gotham", etc.Income:Company:Travel Reimbursementa Assets:Bankpor $ 150 con una nota "Gotham trip per diem".Liabilities:Credit Cardnormalmente desde Assets:Bank, con una nota opcional que mencione el viaje a Gotham (pero no es necesario).Más tarde, si necesita localizar todos los gastos asociados con el viaje a Gotham, gnucash le permite buscar en el texto de la nota "Gotham" y mostrará todas las transacciones relacionadas. Esto es mucho más limpio que tener que determinar qué parte del viático se destina a qué gastos, o tener que crear una nueva cuenta de activos cada vez que se va de viaje.