En QuickBooks, cuando uso la ventana "Transacciones por lotes" para ingresar transacciones, puedo asignar la transacción a un proveedor sin crear una factura. Es decir, cuando cargo un "Gasto de oficina" por papel de copia de "Office Depot" en mi tarjeta de débito (Cuenta corriente en Activos circulantes), puedo codificar el gasto como "Office Depot".
¿Hay alguna manera de hacer esto con GnuCash? No parece haber una manera sin crear una factura y pagar esa factura.
Tomando una conjetura aquí, en base a mi experiencia con Clientes y Facturas (que creo que no son muy diferentes de Proveedores y Facturas).
Creo que una cuenta del tipo Cuentas por pagar puede ofrecer la funcionalidad que desea. Tenga en cuenta que cuando ingresa una nueva transacción en dicha cuenta, hay un campo Proveedor. Ahí creo que entrarías en Office Depot. También tenga en cuenta que en dicha cuenta existe la columna Tipo. Haga clic en el campo de entrada hasta que se convierta en "P", que significa "pago". Con estas dos piezas de información de coordinación en su transacción, apuesto a que su informe sobre el Proveedor de Office Depot reflejará los Pagos.
Habiendo dicho eso, me pregunto si esto es demasiada funcionalidad para su propósito. ¿Por qué no realizar un seguimiento de los gastos de Office Depot con una cuenta de gastos dedicada? (¿Por qué tomarse la molestia de mantener un proveedor?)
Tengo entendido que las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar se utilizan para cuentas con procesamiento de transacciones retrasado. Es decir, para mí tengo un Cliente y cuando les envío una factura, nuestros términos son que tienen 30 días para remitir el pago; entonces utilizo Cuentas por cobrar para que mi balance refleje los pagos que he solicitado pero que aún no he recibido.
Si tiene una cuenta de crédito en Office Depot y puede adquirir productos de ellos sin pago inmediato, entonces creo que tiene un buen caso de uso para Cuentas por pagar. Sin embargo, si realmente solo está rastreando compras con tarjeta de débito liquidadas instantáneamente (es decir, si ese no fuera solo un ejemplo artificial), sugeriría una cuenta de gastos simple.