Si la incertidumbre inherente de un proyecto impide la planificación precisa o la asignación de recursos para el esfuerzo de la tarea más de un mes en el futuro, ¿cómo pueden los gerentes de proyecto comunicar, coordinar y realizar un seguimiento del progreso de los empleados semanalmente sin que esta planificación/comunicación constante se convierta en una carga de tiempo?
Tan simple como suena, el scrum diario y una pizarra son las dos mejores herramientas para manejar este tipo de incertidumbre.
Al comienzo de la semana, planifique lo que cree que debe hacer, dado que puede cambiar diariamente y presente el plan a su equipo en su reunión diaria de scrum el día uno (lunes o cualquier día que comience su semana de planificación) y ponga el plan en la pizarra para que todos lo vean.
Asegúrese de que la pizarra contenga el plan de esta semana, así como el plan de alto nivel para las próximas 4 a 6 semanas para que todos sepan lo que viene.
A medida que cambia el plan y las personas terminan las tareas, cambie visiblemente el plan en la pizarra pero no interrumpa al equipo, pueden ver que usted se levanta para cambiar el plan para que sepan algo y puedan leer la pizarra, venir para obtener más detalles o esperar hasta el scrum del día siguiente. Obviamente, si afecta directamente a su trabajo actual, debe hablar con ellos directamente.
Especialmente si su pizarra está en un lugar visible en la oficina, como en el camino a la máquina de café, pronto verá que casi todos tienen una gran vista de alto nivel de dónde están las cosas y qué sigue.
Ahora, por supuesto, aún necesita mantener los detalles en algún lugar, como su plan de proyecto tradicional para que usted (y la gerencia sepan) el exceso, los detalles esenciales, etc.
No trate de sobre-descomponer sus hitos. Realice un seguimiento y administre el progreso con respecto al hito sin ir más abajo de lo que puede dada la información que tiene. Esta es la parte complicada de la planificación de olas, pero también su elegancia.
La mayor definición de los propios paquetes de trabajo se convierte en progreso y es una señal de progreso.
La comunicación constante es una necesidad en los proyectos, independientemente del nivel de incertidumbre. Es un hecho de la vida de la tarde.
La planificación y la comunicación de los resultados siempre lleva tiempo, pero ambas son valiosas, necesarias y la alternativa, sin planificación ni comunicación, llevará mucho más tiempo. Lo primero que me llamó la atención fue el "informe semanal" de un mes de trabajo.
Si confía en la frecuencia de una semana para el valor de un mes de un plan detallado, entonces tiene demasiado tiempo entre los períodos de informe. Recomiendo aumentar la frecuencia a tres días hábiles o incluso menos.
Ahora debes estar pensando que estoy loco, que ya te estás quejando de una carga de tiempo y te estoy recomendando algo que lo empeorará. Sin embargo, creo que los resultados de mi recomendación son contrarios a la intuición.
Para el trabajo de un mes, tiene mucho que hacer a un ritmo operativo alto que coincide con el plan de trabajo del próximo mes. Una semana dentro de ese marco de tiempo es enorme, donde tienes mucho trabajo (en términos relativos) que ocurrió, muchos problemas por resolver, que creo que están exacerbando la carga de tiempo. De hecho, si redujo el período intermedio, en realidad puede reducir su carga de tiempo: menos de qué hablar, lidiar con problemas y riesgos más rápido, etc.
Incluso si su carga de tiempo no disminuye, informar semanalmente sobre el trabajo de un mes es como informar trimestralmente sobre el valor de un año. ¿Podrías hacer eso?