Tratar con el tiempo no programado en Project

Siempre es bueno asumir y establecer un búfer para cada miembro del equipo. Si se conocen las reuniones 'adicionales' y se pueden predecir razonablemente, entonces una opción es representarlas en el plan del proyecto (por ejemplo, reunión fuera del proyecto - 2 horas). Otra opción es simplemente agregar un tiempo de búfer (por ejemplo, 10-15%) en las tareas de cada miembro del equipo cuando las ingrese en el plan.

Sin embargo, solo dando un paso atrás, veo que cualquier herramienta "facilita" el trabajo de mi proyecto y no "lo dicta". Solo es mi opinión.

También puede pensar en volverse esbelto y preguntarle a su organización '¿Necesitamos tantas reuniones? ¿Qué podemos hacer para reducir la cantidad y el tiempo de esas reuniones? ¿Qué podemos hacer para reducir el tiempo que Billy dedica a las reuniones?'

Tenga cuidado con los amortiguadores, casi siempre son demasiado pequeños :)

Estas son soluciones fáciles con varias alternativas dependiendo de lo que tenga más sentido.

Primera opción, puede reducir las unidades por recurso en la página de recursos. Entonces, si tiene una persona que también realiza cosas no relacionadas con el proyecto sobre una base incierta, calcule lo que queda. Nadie está realmente 100% disponible. Entonces, usar 60%, 70% u 80% es apropiado. Si lo hizo de esta manera, debe configurar todas sus tareas como unidad fija. Ingrese sus horas objetivo y el proyecto calculará la duración adecuada.

Segunda opción, si algunas de esas reuniones, tanto programadas como ad hoc, están relacionadas con el proyecto incluso de la manera más remota, entonces aumente sus estimaciones de trabajo para incluir ese trabajo o aumente su duración. Por ejemplo, si tiene su tarea como 'trabajo fijo', conecta 8 horas, amplía su duración a 1,5 o 2,0 días y el proyecto calculará la utilización de recursos en algo menos del 100%. O haga que su tarea tenga una duración fija, ingrese manualmente 1.5 o 2.0 días, mantenga su recurso en unidades del 70% y el proyecto calculará las horas.

Considero que usar la duración fija es lo más fácil y mantener los recursos al 50 % para el tiempo parcial o al 100 % para el tiempo completo. Manipulo la duración de modo que proporcione suficiente tiempo para girar la llave (productividad total), así como para todas las demás cosas que aparecen. La desventaja de hacerlo de esta manera es que debe observar la utilización de cada persona para asegurarse de no sobrecargar su día. Requiere algo de nivelación. Pero MSProject es peculiar y esta parece ser la mejor manera de superar sus limitaciones.

EDITAR: cuando estima el tiempo para una tarea y lo ingresa en una herramienta de programación, está tomando una estimación no determinista y eligiendo un valor único, un valor determinista. Por ejemplo, puede estimar de 3 a 8 días para una tarea con una finalización probable de 5. No puede programar un rango, por lo que elige un objetivo que represente el nivel de su apetito por el riesgo. Cinco o seis días es razonable y eso es lo que programa. Sin embargo, eso inherentemente significa que tiene algún riesgo de exceder su objetivo hasta 8 días en este ejemplo, debido a todo tipo de interrupciones como reuniones ad hoc, su gente se ve obligada a participar en sus otros proyectos si se comparten, problemas inesperados, etc. Esto no hace que el cronograma sea incorrecto, provoca variaciones contra las cuales hay que gestionar.

El horario no te corre; tú ejecutas el horario. Si su programación dice que una tarea comienza ahora pero su recurso no está allí, eso se denomina inicio tardío. Conéctelo en su herramienta como fecha de inicio real y continúe. Su horario NO se hará realidad con una variación cero.

Las reuniones AdHoc son asesinos de la planificación. Diría que tratar de adaptar tu planificación a lo impredecible solo te traerá más dolores de cabeza.

Siempre que tenga suficientes pruebas de que esas reuniones están afectando negativamente el desempeño y/o la gestión de su equipo, ¿no sería posible revisar si Billy realmente necesita asistir a todas estas reuniones? Si estas reuniones son a nivel de empresa, tal vez los gerentes no sean conscientes de que esas reuniones, aunque útiles, pueden conducir a pesadillas de seguimiento de proyectos. ¿Este tema ya ha sido ampliamente discutido?

Además de seguir las sugerencias de búfer de David y Ather, no veo muchas cosas que hacer.

En el proyecto en el que estoy trabajando actualmente, tuvimos en el pasado varias reuniones a lo largo de la semana con todo el equipo. A nivel de gestión, acordamos que, aunque eran valiosos, podíamos ser más concisos y productivos teniendo reuniones de revisión solo con asistentes específicos en lugar de varias reuniones con todo el equipo.

Entonces, le sugiero que se haga la pregunta: ¿Todas estas reuniones agregan algún valor al trabajo de Billy para pagar este cambio de planificación?

Me resulta imposible adivinar un % de gastos generales y establecería uno inicialmente, pero uso el valor ganado para predecir mejor a través del proyecto cómo los gastos generales individuales eran diferentes. También tuve cuidado de usar esto como un martillo para juzgar si una persona tenía el 90% y otra el 50%. Descubrimos que esto nos brindó un aprendizaje valioso para ver cómo se utilizaron diferentes personas dentro y fuera del proyecto. En la mayoría de los casos, los gastos generales promedio de todos a partir del valor ganado fueron realistas para mantener el negocio en funcionamiento y desarrollar nuevas funciones.

Hoy en día, uso metodologías ágiles que miden específicamente el rendimiento de funciones del equipo que, con el tiempo, tiene en cuenta los gastos generales del equipo, por lo que este problema y la frustración desaparecen.

Siempre creé una tarea separada para cada miembro del equipo llamada "tiempo perdido" para que pudieran reservar tiempo que sintieran que no estaba directamente relacionado con la producción de uno de los entregables principales o actividades principales. Como gerente de proyectos, eso me dio algo para rastrear cada semana cuando llegaban los datos reales. Dejo en claro que el tiempo de facturación para esto no es malo de ninguna manera y es parte de trabajar naturalmente en un proyecto.

Manténgase al tanto de esto y le dará una idea de las demandas de tiempo de los equipos.

Además, para abordar el otro aspecto de su pregunta, no conozco ninguna buena manera de trabajar con MS Project que no le permita reconciliar las horas del equipo a medida que las reserva y reajustar el plan manualmente. Si hace esto semanalmente (por ejemplo, pregunte por las horas del viernes, luego vuelva a planificar el viernes por la tarde/lunes por la mañana), le tomará de 1 a 3 horas, pero tendrá una muy buena idea del proyecto "por los números".

Yo lo llamo la "manía de las reuniones". Tienes muchas reuniones para organizarte y ser más eficiente y eficaz en tus tareas diarias; ¡y terminas teniendo menos tiempo o nada de tiempo para hacerlos! No me gustan mucho las reuniones. Me hace quedarme dormido la mayor parte del tiempo; Prefiero la comunicación informal en el suelo. Tu situación me parece que no hay un jefe que decida o que tome una decisión final. A muchas consultas; no hay suficientes decisiones rápidas. Una receta para el agotamiento de los miembros del equipo. Alguien debería estar a cargo de limpiar un poco esos procesos ineficientes.

Si las tareas se han medido en horas y sé que todo el equipo trabajará en el proyecto "a tiempo parcial", he tenido bastante éxito al reducir la jornada laboral para todo el proyecto. Sin embargo, eso no parece coincidir con su caso.