¿Cómo hacer que los empleados activen la alarma al salir del edificio?

Mi oficina tiene una alarma que debe activarse cuando salen del edificio. Desafortunadamente, a veces el último empleado se olvida o no se da cuenta de que es el último (la oficina está en un solo piso, pero tienes que caminar por todo el piso para ver si eres el último).

¿Algún buen truco para recordar a los empleados que recuerden configurar la alarma?

¿Puede la alarma activarse automáticamente en un momento determinado? ¿Puede estar siempre encendido con un botón "presionar para salir"? Si no pueden acostumbrarse a poner la alarma cuando se van, ¿podrán acostumbrarse a "cerrar sesión" en la pizarra cuando se vayan (además de lo que ya no están haciendo?) -poner la alarma cuando sean los últimos).
No permita trabajar después de las horas regulares de trabajo. Luego, haga que una persona pne, como usted o el administrador de la instalación, sea responsable de configurar la alarma. Es contraproducente trabajar horas extras de todos modos.
No tienes que estar trabajando horas extras para irte después de un corte arbitrario. El sistema debe ser capaz de manejar horarios de trabajo flexibles.
@HLGEM Qué sugerencia tan ridículamente mala.
¿La alarma afecta a todo el edificio o solo a las salidas? En el último caso, la alarma podría configurarse automáticamente después de horas y requerir que se deshabilite para salir (por ejemplo, si nadie se fue en los últimos 15 minutos). Y si el último se olvida de habilitarlo, solo se deshabilitará durante 15 minutos, no toda la noche.
Invierta en un sistema de control de acceso/alarma más inteligente que use una credencial para cada empleado y necesitan usar esa credencial para poder pasar por la puerta. Este tipo de sistema puede rastrear fácilmente quién está en el edificio y activar automáticamente la alarma una vez que todos se fueron.
¿Qué sucede si una persona está en el baño y el sexo opuesto revisa todo el piso, activa la alarma y se va?
@AndréDaniel, suena como una buena idea, ¡pero falla tan pronto como una persona le abre la puerta a otra!
No trabajar horas extras no es realmente una mala sugerencia. Las personas tienen la misma productividad a las 40 y 60 horas en una semana. Simplemente hacen menos cuando están cansados.
@MonkeyZeus Hacemos casi exactamente lo que describe el OP donde trabajo, excepto que no nos olvidamos de configurar la alarma. Para la situación del baño, abrimos la puerta de ambos baños lo suficiente para asegurarnos de que las luces estén apagadas. Si apagas las luces y nadie grita "¡Oye, vuelve a encender las luces!" entonces es bastante seguro asumir que no había nadie allí. :)
Voto para cerrar esta pregunta como fuera de tema porque es un problema de instalaciones; no se trata de navegar en el lugar de trabajo.

Respuestas (9)

Trabajé para un empleador con un algoritmo para esto (sí, era una empresa de software, ¿por qué lo preguntas?).

  • Ciertas personas son designadas como "poseedores de llaves". Esto se debe a que el último en salir no solo puso la alarma, sino que también cerró, para lo cual cada uno tenía su propio juego de llaves. Podría usar un nombre diferente si no hay claves. El algoritmo funciona si todos son poseedores de llaves; sin embargo, como mínimo, no puede ser un poseedor de llaves si no se le ha mostrado cómo funciona la alarma y este algoritmo.

  • Al comienzo del día, al menos un poseedor de llaves, y preferiblemente más, se "etiqueta". Esto podría decidirse en la reunión diaria, o podría ser la misma persona o personas todos los días, siempre que cuando esa persona no esté presente, alguien más sea etiquetado en su lugar. También podrían ser personas que probablemente se vayan tarde, para ahorrar una gran cantidad de controles innecesarios justo al final del juego, por lo que si tiene personas que normalmente trabajan de 10 a 6 en lugar de 9 a 5, entonces son buenos candidatos para empezar etiquetados todos los días.

  • Un poseedor de llaves etiquetado no puede salir del edificio durante el día sin hacer primero una de estas dos cosas:

    • Encuentre otro poseedor de llaves, dígale "etiqueta" y reciba el reconocimiento de la etiqueta. Este otro poseedor de llaves queda etiquetado. Probablemente sea de sentido común, pero dado que llamé a esto un algoritmo, lo diré explícitamente: después de haber etiquetado a otro titular de clave, un titular de clave puede rechazar (negarse a reconocer) las etiquetas dirigidas a él, en cuyo caso quien haya intentado etiquetarlo debe encontrar a otra persona. . La conversación va: "etiqueta", "lo siento, no, ya me voy", "¡maldito seas, demonio!".
    • Expulse a todos los que no sean poseedores de llaves del edificio y bloquee o configure la alarma. Esto también puede requerir revisar los baños, apagar las luces o los electrodomésticos, y ese tipo de cosas, en cuyo caso tenga una lista de verificación a la salida que les recuerde qué hacer.

El truco básico aquí es simplemente alentar a los poseedores de llaves (o a todos, si corresponde) a considerar cerrar hoy como una tarea importante que les corresponde a menos que se la pasen a otra persona. De acuerdo, es posible que alguien aún lo olvide, pero al menos recibió un recordatorio ese día (no en un memorando o en una reunión de la empresa seis meses antes), y al menos verificar si es el último en irse es una actividad de rutina incluso para ( algunos) personas que normalmente no son las últimas en irse. Y es de esperar que la persona que se queda encerrada no sea alguien que haya olvidado cómo configurar la alarma, porque tiene la oportunidad de hacer cualquier pregunta que necesite cuando los etiquetan.

Por lo general, la etiqueta no es ardua, ya que las personas tenderán a etiquetar a quienes trabajan cerca de ellos. Relativamente pocas personas tienen que buscar en el edificio.

Tenga en cuenta que el intercambio de palabras "etiqueta", "OK" es superior a simplemente verificar si alguien más todavía está allí, ya que sin interacción es posible que dos personas observen que la otra todavía está presente. Luego, el último en salir no se da cuenta de que el otro se va justo antes que él, pero después de haber establecido "No necesito cerrar".

Esto es similar al procedimiento que ha utilizado un proyecto en el que trabajo durante los últimos años para cerrar nuestro laboratorio al final del día. Nuestro laboratorio/equipo es lo suficientemente pequeño como para poder rastrearlo simplemente usando un punto adicional en la misma pizarra magnética que usamos para rastrear quién está en el laboratorio en este momento.
También en edificios grandes, si el último en salir de un área apaga las luces/cierra una puerta, etc. De esa manera, el mismo sistema se puede aplicar zonalmente para evitar que alguien tenga que dar vueltas por todo el lugar al final del día.
Este es el método que utilizamos. Si se queda después de las 5:00 p. m., debe caminar y encontrar al menos a otra persona e indicar que se va. La última persona no puede encontrar a nadie y, por lo tanto, se encierra. No se le permite irse sin 1) despedirse de alguien o 2) cerrar con llave. Si la oficina es demasiado grande para caminar, hable con su compañía de seguridad sobre la configuración de múltiples zonas con llave para que cada departamento pueda encerrarse y tener un área u oficina más pequeña para verificar si hay rezagados.
Agregaría pasar la etiqueta a lo largo de un tótem de aspecto siniestro. Algo que se sienta en su escritorio y le recuerda que efectivamente ha sido etiquetado.
Usamos una insignia de color amarillo brillante con un clip. La insignia dice "Acepto la responsabilidad de configurar la alarma y cerrar". La persona con el gafete no puede salir del edificio sin entregárselo a otra persona que pueda cerrar con llave.
Usamos un sistema informal muy similar a este. Básicamente, todos los que tienen una llave miran a su alrededor para ver si hay alguien más en el departamento de ingeniería cuando se van. Si se trata de unas pocas personas más, le informamos al menos a una de ellas que nos vamos. Mientras caminamos para verificar si hay otras personas, también cerramos las puertas exteriores y verificamos que las luces estén apagadas en cada habitación cuando las pasamos (incluidos los baños). Para los baños, si alguien está allí cuando enciende las luces apagado, por lo general te lo harán saber rápidamente. :) Entonces puedes decirles que te vas.

Lo que necesitas es un token:

Corte un trozo de espiga, píntela de un color visible, taladre un agujero y pase un cordón a través de él. Donde solía trabajar, lo llamábamos "la batuta".

Instale un gancho en la pared al lado del panel de alarma y cuelgue el bastón en él.

El primer empleado que llega por la mañana desarma el sistema de seguridad y toma la batuta a su oficina.

Cuando ese empleado se va por el día, comienza a caminar por el piso y le da la batuta al primer empleado que encuentra. Cuando ese empleado se va, hace lo mismo.

Cuando no se pueden encontrar otros empleados, el empleado con el bastón arma el sistema de seguridad al salir y cuelga el bastón en el gancho para el primer empleado al día siguiente.

Esencialmente lo mismo que el sistema de etiquetado mencionado anteriormente pero con la adición de un token físico
@ratchetfreak: Sí, pero solo hay una persona "etiquetada", que es quien tiene el token. También hay un sistema de seguridad en el que si alguien desactiva la alarma y no toma la batuta, cualquiera que lo note puede tomarla y el sistema seguirá funcionando. Tampoco implica obligar a salir del edificio a nadie que no esté listo para irse.
Pero, por otro lado, requiere que todos sepan cómo configurar la alarma y no dejar la ficha en una sala de reuniones en algún lugar y olvidarse de ella. (aunque ninguno de los dos tiene en cuenta un descanso para ir al baño justo cuando el penúltimo chico se va)
@ratchetfreak: Ningún sistema es perfecto. Pasé una década en una empresa que usaba este método y rara vez tuvimos problemas con él. Teníamos muchas personas que trabajaban hasta tarde regularmente y conocían el procedimiento de encierro y las instrucciones periódicas para los nuevos empleados. Nuestros baños estaban fuera del área protegida por las alarmas, pero teníamos laboratorios que debían revisarse.
Sí, tenemos un sistema similar: una insignia de color rojo brillante que se engancha en la camisa. No puedes olvidarlo en tu escritorio.
@ratchetfreak: Entonces no le das el bastón a alguien que no sabe cómo configurar la alarma, y ​​el titular del bastón debe asegurarse de que esas personas se hayan ido antes de que se active la alarma.

Una forma es tener una pizarra blanca o algún tipo de hoja de registro cerca de la puerta principal. (Como este - ¡gracias @Austin!) Cuando llegues por el día, escribe tu nombre en la pizarra, y cuando te vayas por el día, bórralo. Si no ves el nombre de nadie más en el tablero, ¡entonces debes bloquear!

En algunas empresas, la seguridad es de gran importancia y la falta de bloqueo de un área debe informarse y es una infracción auditable. Si las cosas realmente se están convirtiendo en un problema, entonces podría comenzar a marcar en el registro de empleados de las personas cuando no cierran el edificio. Si configurar la alarma está vinculado a su desempeño laboral, será mucho más probable que recuerden hacerlo.

@DJClayworth destaca que a veces las personas se olvidan de cerrar la sesión antes de irse por el día. Por lo general, si se acerca el final del día y veo que solo hay uno o dos nombres más en la pizarra, verifico dos veces para asegurarme de que todavía están en la oficina. Pero al final, si el edificio no se alarma porque alguien se olvidó de firmar, ellos son los responsables de no seguir el procedimiento.

Una placa magnética de entrada/salida sería una buena solución para esto.
Dada la probabilidad de que alguien se olvide de etiquetarse en cualquier tipo de tablero, recomendaría combinarlo con una verificación visual de que una de las personas marcadas como "adentro" todavía está adentro.
@DJClayworth ¡Muy buen punto! Agregué la verificación visual a mi respuesta, que es como lo hacemos generalmente también.
Yo combinaría esto con que la persona que entra por la mañana revise el tablero. Si la alarma no está configurada y hay un nombre en la pizarra, es alguien que se olvidó de "cerrar sesión" y necesita ir y que lo regañen.
¿Qué pasa si te olvidas de escribir tu nombre en la pizarra?
"si el edificio no está alarmado porque alguien se olvidó de cerrar la sesión, ellos son los responsables de no seguir el procedimiento", ya que es casi seguro que sea un miembro de la alta gerencia que olvidó borrar su nombre, no estoy seguro. Soy lo suficientemente valiente como para estipular esto :-)

En mi empresa tenemos una solución automática para este problema, que parece funcionar bien. Requiere un sistema de registro de presencia conectado a la alarma y una herramienta conveniente para desarmar la alarma desde donde se encuentre dentro del perímetro.

Tenemos un edificio grande y muy segmentado con una alarma que cubre todo. Resulta casi inmanejable configurar la alarma manualmente sin ninguna automatización. Contamos con un sistema de presencia basado en RFID para protección contra incendios y contabilidad, que también se utiliza convenientemente para administrar la alarma.

Pues así es como funciona:

  • Empecemos a las 4 AM, cuando el edificio está vacío y la alarma está armada (activa).
  • El primer empleado entra por la puerta, alram activa su sonido de advertencia para notificar sobre su estado activo.
  • (El primer) empleado se registra en el sistema de presencia y la alarma se desactiva.
  • Las personas van y vienen, y durante el horario normal de trabajo Y si hay al menos N personas registradas, la alarma permanece desactivada.
  • Algún tiempo después de las horas normales o cuando el número de personas registradas cae por debajo de N, la alarma cambia al estado de prearmado y suena la advertencia (¡que seguramente se escucha en todo el edificio!) durante un período de gracia determinado.
    • Cuando nadie reacciona, la alarma se arma después del período de gracia y espera si, por fin, alguien irrumpe esta noche. Si no, vaya al paso uno.
    • Cualquiera puede desarmar la alarma desde su escritorio o usando el lector RFID durante el período de gracia. Tenemos una pequeña pieza de software instalada en todas partes que lo hace posible. Si esto sucede, la alarma se prearma después de otro check-out o después de media hora. Cuando estás solo en la oficina a altas horas de la noche, recibes una agradable llamada de atención de vez en cuando :-)
  • Todos pueden prearmar la alarma manualmente: se aplican las mismas condiciones que para el prearmado automático (número de personas registradas, período de gracia para desarmar cuando todavía está allí).

A primera vista, puede parecer increíblemente complicado, pero ha demostrado ser un sistema muy fiable, fácil de entender y conveniente para todos, al tiempo que minimiza el error humano en la medida de lo posible.

Estoy muy interesado en leer más sobre este sistema, especialmente el software... ¿Qué programa o suite hace esto por ti?
@CanadianLuke: Tenemos un sistema de automatización de edificios, en el que se agrega un botón para la alarma. Es uno de los productos de mi empresa, por lo que no quiero hacer publicidad aquí. Pero tan pronto como el sistema de alarma tiene algún tipo de entrada de comunicación estándar, no es una tarea difícil. Recomiendo buscar 'sistema de control de instalaciones'.
Tener a todos capaces de desarmarse desde su escritorio es bueno. De lo contrario, este sistema sería realmente molesto para las personas que trabajan últimamente con poca frecuencia, especialmente justo después de que se va la enésima persona (ya que probablemente sea un momento del día en el que varias personas se van).
@reirab: Creo que esa es la idea clave de todo el sistema. Nuestra ventaja es que desarrollamos estas cosas internamente.

Sugiérales que piensen en una estrategia. Les has dado la responsabilidad de configurar la alarma; deberían poder hacer esto. Un tablero de entrada y salida es una buena idea.

Desafortunadamente, si no pueden manejar esto, tendrán que perder la flexibilidad de tener acceso a la oficina después del horario normal. Una alternativa sería asignarle a alguien un día/semana en el que pueda quedarse y encerrarse. Sería una pena tener que tratar así a los adultos profesionales, pero su comportamiento actual no te deja muchas opciones.

Usted hace que parezca que tener acceso a la oficina después de las horas de trabajo "normales" es un beneficio solo para el empleado, mientras que en muchos casos es un beneficio también para la empresa. He trabajado en varias empresas que practicaban horarios de trabajo muy flexibles y esto a menudo terminaba con personas que voluntariamente dedicaban más horas porque todavía estaban en "la zona". Como resultado final, la empresa se beneficia notablemente, los empleados son más felices y todos ganan.

Trabajo en una oficina (algo) similar: tenemos varios equipos distribuidos en varias salas grandes en un solo piso y la solución que usamos es bastante simple.

Siempre que seas la última persona en salir de la habitación, apaga las luces de esa habitación. Si está saliendo de su pasillo (un pasillo conecta, por ejemplo, tres habitaciones) y ve que todas las habitaciones están oscuras, apague las luces del pasillo también. Si te vas y ves que todas las demás luces están apagadas, enciende la alarma.

Naturalmente, esto no funcionará si vives en un área donde la luz del día es abundante y no usas las luces todos los días.

En caso de querer una solución de alta tecnología: coloque sensores de movimiento en todas las habitaciones. Configúrelos para que si no hay movimiento durante 15 minutos (para permitir que las personas vayan al baño cuando trabajan hasta tarde) en todo el edificio, la alarma se active.

En realidad, los sensores de movimiento pueden ser algo complicados: las personas se sientan fácilmente en sus escritorios durante 15 minutos sin moverse mucho. Una alternativa podría ser verificar si todas las computadoras están apagadas (sin incluir los servidores, obviamente). Incluso puede hacer esto con la solución de luces sugerida anteriormente por Nit.

En cualquier caso, si los humanos no son confiables, las máquinas son su próxima mejor opción.

las personas pueden sentarse frente a una computadora durante horas con poco movimiento. su solución también tendría que funcionar para ellos.
Mucha gente también deja sus computadoras encendidas. Por ejemplo, como desarrollador, generalmente tengo una gran cantidad de cosas abiertas en mi computadora en un momento dado. Antes, cuando tenía que cerrar al final de cada día, pasé los primeros ~30 minutos del día siguiente simplemente abriendo todo nuevamente. Del mismo modo, con frecuencia también necesito dejar las pruebas ejecutándose durante la noche, por lo que apagar la PC es imposible.
@reirab No estoy necesariamente hablando de un cierre total. los modos de suspensión e hibernación son igualmente verificables. En cuanto a las pruebas, siempre que su empresa sea lo suficientemente grande, es igualmente factible ejecutar esas pruebas en una máquina virtual en un servidor.
@NateKerkhofs No cuando las pruebas involucran depuradores conectados a dispositivos integrados conectados a su PC... y este es solo un escenario con el que personalmente me encuentro con frecuencia. Estoy seguro de que hay muchas otras razones igualmente válidas para dejar una PC funcionando durante la noche. Para cualquier organización de tamaño significativo, depender de que todas las PC se apaguen, hibernen o pongan en suspensión durante la noche para armar un sistema de alarma no será factible. Hay muchas razones para dejar las computadoras encendidas, y el acceso/la administración remotos no son la menor de ellas.

Configure la alarma después de que termine el horario normal de oficina. Todos los que se quedan en la oficina después de eso y tienen que salir deben desactivar la alarma y luego volver a configurarla antes de irse.

Seguir este protocolo garantizará que la alarma esté siempre activada y que no haya que adivinar si todavía hay alguien más en el edificio o no. Sí, es un poco más complicado para todos hacerlo, pero asegura su configuración siempre.

Tampoco le cuesta un centavo extra ni se basa en conjeturas.

La mayoría de las alarmas tienen o pueden configurarse con un botón "Salir". Presiona el botón, ingresa tu código y obtienes x segundos para salir.
Esto solo funciona si la alarma no se dispara tan pronto como alguien se encuentra dentro del edificio.
que no conocemos. No sabemos qué tipo de alarma tienen. Por lo general, las alarmas se disparan cuando se abren las puertas, no si se detecta algún movimiento, pero entonces no sabemos realmente su situación actual. En un banco, incluso una sombra podría desencadenar uno.
Y si la alarma tiene un botón de salida, mejor aún. Simplemente configúrelo una vez cuando termine el tiempo de oficina y todos deben presionar para salir, simple. ¿Cómo es posible que esta idea no funcione entonces?

Utilice puertas que se abran con etiquetas RFID y registro de apertura. El último en irse debe poner la alarma. Si la alarma no está configurada, verifique quién se fue el último y hable con ellos. Además, configure la alarma para que se active automáticamente en un momento determinado y deshabilite la apertura de la puerta (para "ayudar" a las personas a salir: D)

¿Cómo hacer que los empleados activen la alarma al salir del edificio?
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