Cuando estaba trabajando en mi proyecto anterior, la dirección del proyecto jugó diplomáticamente con la comunicación. Hubo un gran lío relacionado con las expectativas, los compromisos y las promesas. En un momento, dejé en claro que no habían revelado cierta información al principio mientras firmaban el proyecto y ocultaron deliberadamente cierta información, eludieron cierta información y subestimaron ciertos puntos para que escaparan de mi atención. Habían prometido ciertas cosas verbalmente que terminaron negando. Desafortunadamente, ninguna de estas conversaciones está documentada. Por lo tanto, al final no tengo ninguna prueba para contraatacar o ir a recursos humanos oa la gerencia superior. Siento que fue una experiencia muy mala con la gestión de proyectos.
Recientemente, me he unido a un nuevo proyecto, para un cliente completamente nuevo y con un nuevo equipo. Desarrollé una buena relación y comunicación con la gerencia del proyecto y se documentaron los puntos más críticos.
El Gerente de Proyecto Senior (SPM) que me llevó al proyecto dejó la organización y fue reemplazado. El nuevo SPM tuvo una conversación cara a cara conmigo y estableció sus expectativas, objetivos y promesas. Después de la reunión, escribí todos los puntos en un correo electrónico, junto con las promesas que me hizo, y se lo envié como MAMÁ. Mi intención era documentar esta comunicación para que no hubiera confusión ni problemas en el futuro. Y declaré claramente en el correo que el objetivo del correo es volver a verificar si entiendo todos los puntos correctamente y no hay malas interpretaciones . Y también declaró al final del correo que es bienvenido y que siéntase libre de corregir si algún punto no es correcto y agregar si me había perdido algo.. Sin embargo, el SPM parece haberlo tomado de manera negativa y dice que “creo en la gente y tenemos que creer en los demás” y me pide que le reenvíe el correo electrónico, agregando algunas condiciones relacionadas con los entregables. Yo lo hice. Creo que ha tomado todo esto de forma negativa y se ha formado una impresión negativa de que no confío en él, pero lo he hecho basándome en mi experiencia reciente con la gestión de proyectos. No puedo permitirme una experiencia más.
Ahora mis preguntas específicas son
(1) Dada la situación, ¿qué he hecho mal? ¿Cómo debería haber manejado esta situación y documentado la comunicación?
(2) ¿Ahora tengo una impresión negativa y quemó los puentes con mi nuevo superjefe (jefe del jefe)? ¿Cómo puedo mitigar el impacto en nuestra relación laboral y formar una buena relación con él?
He hecho esto específicamente para evitar el incidente anterior. ¿Qué pasa si la persona niega sus promesas más tarde? ¿Qué pasa si esa persona afirma que ya había comunicado ciertos aspectos que no comunicó? Estas cosas me sucedieron justo antes de unirme a este proyecto con mi gestión de proyectos anterior. ¿De qué otra manera puedo evitar tales cosas en este proyecto (y proyectos futuros)?
Un gerente de proyecto nunca debe estar molesto por la documentación de la comunicación verbal, si se opone a un seguimiento escrito de una conversación verbal, entonces intente trabajar con ese gerente de proyecto para averiguar si ha escrito algo incorrecto.
Dado que este es un relato escrito unilateral de una conversación verbal bilateral, es muy probable que la otra parte haya tenido una interpretación diferente de la conversación y de lo que se habló. La mayoría de las veces esto es todo, y otra reunión para resolver confusiones en el registro escrito puede ayudarlos a ambos a comunicar las cosas en las que aún no están de acuerdo.
Sin embargo, si el PM simplemente se opone a las cuentas escritas de los acuerdos verbales sin otros problemas con lo que se escribió específicamente, entonces es posible que tenga una agenda. Después de todo, a las ratas no les gusta que la luz las ilumine.
La confianza realmente no debería entrar en la ecuación aquí. Los siguientes elementos son perfectamente aceptables para capturar en un registro escrito:
No es bueno rastrear las promesas porque una promesa requiere confianza en otra persona. Queremos plasmar constancia escrita de acuerdos y hechos, no de promesas, esperanzas y deseos. Quizás esta puede ser otra razón por la que el primer ministro se ofendió.
Otro buen hábito para adquirir es tomar actas de reuniones. Hay una buena explicación de cómo hacer actas de reuniones en WikiHow.
http://www.wikihow.com/Take-Minutes
Tal vez la práctica formal completa de las actas de las reuniones sea demasiado, pero si toma notas sobre las conversaciones en una reunión y luego las comparte con los miembros de la reunión, entonces siempre habrá un registro escrito de las mociones y el consenso.
Todo esto debe hacerse sin pasión ni prejuicio. Solo discuta hechos y no inicie conversaciones con el PM por razones emocionales o razonamiento, ya que muchos PM corruptos intentarán usar razonamientos o argumentos emocionales para obtener ventaja sobre los demás en lugar de hacer la gestión real del proyecto.
Mantener la información libre y abierta para que todos la vean evita que las personas se escondan en rincones sombríos cuando las partes interesadas no están satisfechas con el progreso. También te protege y no debes dejar de hacerlo porque incomoda a la gente. Puede que los haga sentir incómodos porque están acostumbrados a esconderse en rincones oscuros para protegerse. La luz es tu protección, no te rindas.
Te das cuenta de que esto suena extremadamentea la defensiva, ¿verdad? Me pregunto cómo expresó que quería documentar las expectativas y cubrió cómo esto puede causar retrasos adicionales pero no poner en peligro el proyecto. Considere cómo puede tomar más que unos pocos correos electrónicos de ida y vuelta para concretar un requisito que podría llevar días en algunos casos y que luego lleva a una reunión en la que alguien quiere decir: "Oye, ¿por qué es tan tarde? " que luego la atención se dirige a ti por querer que todo esto quede documentado. Esto es parte de la compensación de que, al querer esa documentación, ¿está preparado para asumir este riesgo? Cuestiono si eso se discutió o si lo envió después de la reunión sin haberlo cubierto antes. En este caso, es posible que lo haya sorprendido con este documento que puede haberlo molestado. ¿Cómo te sentirías si después de una reunión de repente te dijeran: "Oye,
Mi sugerencia sobre cómo reconciliar la relación es considerar hablar con él sobre cómo ha manejado proyectos anteriores en los que tuvo este tipo de problemas. Tal vez tenga su propia forma de lidiar con esto, que puede ser lo que se supone que debe hacer la empresa. Considere la pregunta de que si alguien rompe una promesa, ¿qué es lo que realmente va a hacer? ¿Vas a ir a tu jefe oa una persona jurídica de la empresa y preguntarle: "¿Qué hacemos para que esta persona cumpla su promesa?" Eso parece un curso de acción razonable y luego ¿qué? Si bien es posible que haya tenido el dolor de cabeza de que las cosas no funcionaran antes, me pregunto qué tan bien ha considerado que lo que está haciendo ahora realmente solucionará esto si otras personas no necesariamente juegan con las mismas reglas que usted.
"Hey, why is this so late?!?" that then the attention turns to you for wanting this all documented. This is part of the trade-off that in wanting that documentation are you prepared to take on this risk?Sin embargo, es un mejor riesgo porque es un riesgo que puede controlar trabajando más duro para cumplir con la fecha límite acordada. La alternativa es que usted está a merced del PM, quien puede compensar las expectativas a medida que avanzan, y luego, no importa cuánto trabaje, aún puede fallar y cualquier falla probablemente siempre será su culpa.Encontré allí dos tipos principales de personas mientras mi transportista: Primero están los que hacen estos contratos/documentación/... y los pedidos directos o son administrados por estos.
Y luego hay personas (especialmente de la generación anterior) en nuestro país que llamaríamos "con calidad de apretón de manos". Significa que hacen mejores contratos firmados por apretón de manos que un contrato de 100 páginas con multas por cada posible mala conducta. Harían todo para cumplir su palabra o cuando no pueden te darían 100 veces el valor porque de lo contrario sería una deshonra para toda la vida. Por lo tanto, prometerles algo y romper tu palabra sería muy malo y nunca volverán a confiar en ti y tendrá grandes consecuencias en futuros contratos (si es que los hay). Para ellos, la integridad y la confiabilidad de las personas es muy importante. Su lema es "¿Por qué debería confiar en un contrato de 100 páginas cuando no puedo confiar en el socio del contrato ni en su palabra?".
Rara vez hay personas con solo uno de estos lados, pero verá que una persona es principalmente uno de estos lados.
Para el segundo tipo, puede ser vergonzoso si no parece confiar en su palabra y tiene cada pequeño detalle documentado/en un contrato. O podría darse el caso de que esta persona realmente no es tan exacta con sus palabras o tenía promesas escritas que fracasaron porque fueron interpretadas de otra manera más tarde en su contra.
Por lo tanto, depende principalmente del tipo de persona que sea el otro y requiere mucha experiencia para distinguir esos tipos, especialmente cuando los conoce por primera vez. Esta es la razón por la cual muchos gerentes de proyectos se reúnen al inicio del proyecto cuando los miembros del equipo no se conocen entre sí.
Por esta vez, puede explicar su mala experiencia y tal vez acortar el documento a solo las principales expectativas, objetivos y promesas y solo unas 2 o 3 palabras (no demasiado detalladas) para cada una, como "10 % más ROI", "mejor trabajo en equipo". .
Para los próximos proyectos,...: ganar experiencia. O hacerlo de una manera e ignorar el otro tipo. O intenta adivinar. Si eres nuevo, cometerás errores.
RivieraNiño
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