¿Cómo debo responder a un colega que se niega a enviarme solicitudes de tareas por correo electrónico?

Si el diseñador no quiere enviarte un correo electrónico, puedes tomar notas cuando estés hablando por teléfono y luego enviarle un correo electrónico con lo que discutieron.

Hola diseñador,
según nuestra discusión, comenzaré a trabajar en X, Y.

Es posible que la frase anterior no funcione en el sudeste asiático, de donde supongo que eres, pero entiendes la idea.

Esta es una buena práctica para las personas a las que no puede simplemente pedirles que le envíen un correo electrónico, es decir. su jefe o un cliente . Se asegura de que ambos estén en la misma página.

Un punto final, no es necesario que le digan que use Jira (o cualquier otro sistema de tickets) para usarlo. Hace unos meses, era el único en mi equipo que usaba Mantis (antes de que toda la empresa cambiara a Jira) y lo usaba como mi lista personal de tareas pendientes.

editar: incorporar algunos comentarios notables para que no se pierdan

Lo único que agregaría a esto es incluir en el correo electrónico cualquier detalle que el 'Diseñador' le haya dicho oralmente.

por DJClayworth

Este es realmente un buen consejo, especialmente si está tratando con personas que piden cosas pero no quieren estar sujetas a lo que pidieron. Cuando alguien se muestra reticente a documentar sus solicitudes, debe considerarlo como un riesgo. Esto es realmente donde el gerente de proyecto/scrum masters son útiles. Puedes dejar que sean los rigurosos con esas cosas.

por Jimmy James

También podría tener sentido resumir brevemente los requisitos que obtiene, en lugar de solo mencionar la tarea X. [...] Por lo tanto, el diseñador no puede quejarse si se entrega lo acordado.

por Søren D. Ptæus

[...] Realizar y mantener esta práctica documenta la conversación verbal con una marca de tiempo y da a las otras partes la oportunidad de corregir cualquier malentendido. Si no lo hacen y luego se quejan, ahora tiene una documentación que demuestra lo contrario. Como desarrollador, esta es una gran habilidad para tener; y, como profesional, esto te protege contra su falta de documentación.

por KareemElashmawy

Cualquiera que se niegue a poner cosas por escrito accesibles al público, como un correo electrónico, lo más probable es que lo haga para evitar dejar un rastro de información que de alguna manera pueda usarse en el futuro para responsabilizarlos por algo, cuya naturaleza no es siempre comprensible para otras personas. Es un tipo de comportamiento paranoico. La pregunta que debe hacerse, creo, no es cómo responder a esta persona, sino qué es lo que esta persona está haciendo todo lo posible para evitar asumir la responsabilidad y por qué. Básicamente se reduce a la política de supervivencia de la oficina, como en "Te daré instrucciones, pero si estaban equivocadas, serás culpado y no yo".

Como han mencionado otros, es mejor que encuentre una manera de dejar su propio rastro de información, un registro de algún tipo, que detalla qué es lo que se le pidió que hiciera y quién le dijo que lo hiciera. Se llama cubrirse el trasero y es parte de la política de la oficina. Creo que esta persona que se niega a enviarte un correo electrónico no es inocente, tiene una agenda oculta y es mejor que la vigiles.

Por lo general, trato de convertir una llamada o una solicitud de mensajería instantánea en un correo electrónico a través de algo como esto:

Estoy en medio de algo en este momento, ¿puedes enviarme tu solicitud por correo electrónico? Me pondré en contacto contigo cuando esté disponible.

Esto tiene los siguientes beneficios:

1. Establece la expectativa de que no estoy a la entera disposición de nadie.
2. Obtiene el resultado deseado (registro escrito de la solicitud), aunque sí, un boleto sería genial.
3. Esta es una respuesta completamente razonable a una interrupción.

Las llamadas telefónicas y los mensajes instantáneos son comunicaciones sincrónicas que a menudo interrumpen a las personas en medio de una tarea. Considero que mi trato es a la vez profesional y cordial, lo que puede llegar lejos para ganar el favor de los compañeros de trabajo.

Solo voy a ver esto de manera ligeramente diferente.

El texto del correo electrónico parece implicar (de una manera muy grosera y sarcástica) que el colega cree que no debería tener que enviarle un correo electrónico sobre cómo hacer su propio trabajo.

Fíjate en esta frase:

Verifique todas las demás funciones e integre, si usted es el desarrollador, debe verificar la funcionalidad.

Parece estar explicando algo que cree que tú ya deberías saber hacer.

¿Tal vez su respuesta debería tener esto en cuenta?

¿Qué debo responder a este correo electrónico?

Responde "Está bien".

En el futuro, ¿cómo debo manejar esto?

Aparentemente, solo debe hacer el trabajo y no tratar de exigirles que le envíen un correo electrónico.

Aprendiste una lección sobre cómo el diseñador espera ser tratado. No es gran cosa, nada de qué preocuparse. Pero ahora lo sabes.

Integrar en la sección de noticias del sitio web.

Verifique todas las demás funciones e integre, si usted es el desarrollador, debe verificar la funcionalidad. No me pidas que envíe un correo.

Esta hubiera sido mi respuesta:

Si no crees que soy un desarrollador, está bien. Seguiré integrando la sección de noticias en nuestra web.

Pero en el futuro, si quieres que priorice una tarea tuya específica sobre mi otro trabajo, quiero que me lo envíes directamente por correo electrónico.

No me malinterpretes, haré la tarea incluso si no me la envías por correo electrónico, pero si la tarea está redactada de forma muy vaga y no está escrita para empezar, irá al final de mi cola.

PD: Reemplace 'redactado vagamente' con lo que crea que estaba mal con su solicitud inicial. Por lo que sé, lo que inicialmente te solicitó por teléfono puede ser incluso peor y menos definido que lo que te escribió en el correo electrónico.

Además, sé que esta respuesta llega con una semana de retraso, pero si te gusta esta respuesta, puedo decirte el nombre del libro y los principios en los que se basa.

Esta es una pregunta interesante ya que es una que he encontrado varias veces en entornos completamente diferentes. He estado en la corte antes (y gané, sin ninguna ayuda), así que soy muy consciente de cuán basado en evidencia es el proceso en realidad. En la televisión, generalmente se trata de quién puede golpear el escritorio o gritar lo suficiente. En realidad, se trata casi por completo de leer recibos, mirar cartas, papeleo, comprobantes de envío, etc. El éxito o el fracaso de su caso puede depender completamente de si puede o no presentar algún tipo de evidencia "sólida" en lugar de solo tu propia cuenta de las cosas.

Hay ciertas personas u organizaciones que siempre intentarán evitar poner algo por escrito o en un correo electrónico, ya que potencialmente los hace responsables de una forma u otra. Esto no es solo en un sentido legal, algunas personas no lo harán simplemente por el daño potencial (ya veces muy trivial) a la reputación que podría causar; por ejemplo, si se supone que deben estar supervisando algo pero hacen una sugerencia incorrecta o deficiente.

Después de mi exposición a la corte y varias otras anomalías, he adoptado el enfoque de quedarme con al menos una copia de cualquier cosa remotamente oficial. Si tuviera un escáner, también escanearía estos. Parece que lleva mucho tiempo, pero en realidad es muy sencillo colocar las cosas en la carpeta cuando aparecen y, de hecho, ha sido útil; Por ejemplo, logré reproducir tres confirmaciones de registro de votación diferentes desde allí para el banco.

También he trabajado en el sector de I+D farmacéutico, que está muy dominado por el papeleo y las cadenas de custodia. Se supone que cualquier cosa y todo lo que se hace (científicamente) tiene al menos una hoja de papel asociada.

Hay una inmensa cantidad de rango tirando y evitando pisar los dedos de los pies. Por ejemplo, con frecuencia observé a personas que hacían cosas (como el miembro más joven del personal) que eran categóricamente incorrectas (como escribir lo que debería ser un volumen en lugar de lo que realmente es ) o que la FDA podría considerar inapropiadas. . Pero básicamente nunca se dijo nada porque la gente no quería entrar en discusiones con las otras personas con las que habían pasado 15, 20, 25 años trabajando y con las que estarían atrapados en la oficina.

Como el miembro más joven del personal, también observé con frecuencia a personas que intentaban echarme la culpa. Por ejemplo, podría estar sentado en el escritorio con una persona a mi lado entregándome su propia documentación para refrendar algún error desconocido que habían decidido que tenía algo que ver con mi participación; con exactamente cerobase científica detrás de él o la verdad. Por ejemplo, vi a un científico senior pasar tres meses realizando un análisis que debería haber tomado dos semanas y generar más de doscientos resultados cuando debería haber requerido solo alrededor de 20, todo el tiempo con un mensaje de falla ('calentador no funciona') no entendían que aparecía en la parte frontal del equipo (un punto que planteé, tres veces, y que fue ignorado, tres veces). Esto solo resultó en una discusión de tres meses entre los departamentos sobre por qué los resultados de las pruebas estaban por todas partes. Una vez más, uno de los resultados de esta situación fue (para una o dos pruebas en las que participé en parte) que yo lo aprobara esencialmente debido a que 'no mezclé algo lo suficiente'. Lo cual no solo no hicieron No tengo ninguna evidencia real de (porque no era cierto) pero obviamente no era el problema porque el error estaba ahí antes y después de mi participación temporal. Luego intentaron insinuar que puede deberse a que yo manipulé el equipo; que era yo vaciando una botella en la máquina, que me habían pedido que vaciara. Había hojas de papel refrendado en los archivos dedicados a los errores que yo solo había cometido, después de preguntar a tres o cuatro miembros del personal de alto rango qué se debía hacer, menos sus nombres, una declaración que me habían recordado que esto no era política de la empresa y luego su propio nombre al final junto al conjunto correcto de resultados. Irónicamente, dado que eran muy reacios a dejarme trabajar en cualquier trabajo regulado, estaban de acuerdo conmigo arreglando piezas rotas de equipos (por ejemplo, d logró sacar un cable de señal de sus terminales de tornillo en la parte posterior de un detector arrastrando el equipo y entre ellos y el fabricante no pudo descubrir cómo volver a conectar los dos cables debido a una falla importante en la comunicación). Técnicamente, la falla del calentador debería haber sido investigada tan pronto como apareció y realmente no debería haber reparado los cables ya que no estaba técnicamente capacitado, firmado (o pagado) para reparar nada en absoluto (y este equipo estaba siendo utilizado para 'estudios reglados', es decir, aquellos que podrían ser la base de una aplicación o perfil de soporte, por lo que los resultados que genera podrían considerarse prueba legal directa). Literalmente, solo estaban adivinando qué podría estar mal y probando diferentes cosas al azar para ver qué funcionaba.

Esto sucedió sin cesar, no fueron únicos. Era una cultura de 'si puedes pasar la culpa, hazlo'. Como otro ejemplo, mis propios supervisores hicieron un uso liberal de la política de horarios flexibles. En la medida en que a menudo aparecían a las 10 u 11 a. m. y luego se iban a las 2 o 3 p. muestras y envío de resultados. Los directores del estudio terminaron recurriendo a mí como punto de contacto principal para preguntarme sobre el cambio de los protocolos del estudio porque solo discutían con los demás. Esto no tenía sentido en algunos casos, ya que no estaba autorizado para solicitar ningún servicio o material ni para realizar ningún cambio en ningún protocolo.

También tenían la costumbre de escribir las cosas en un correo electrónico después de decidir qué hacer. Y evitaría deliberadamente decir 'decidimos esto' o 'esto debería hacerse', pero diría 'lo que se sugirió', etc. sin discutir qué fue lo que se sugirió.

Recomiendo encarecidamente agregar una grabadora de llamadas a su teléfono en general.

Por terrible que suene, incluso he considerado usar algún tipo de grabadora de voz cuando estoy en un entorno así, en caso de que se diga algo 'extraoficialmente' que resulte ser en realidad 'confidencial' cuando resulte ser la causa. un problema. Esta es efectivamente la opción nuclear que solo querría usar en una situación grave; por ejemplo, alguien que intenta despedirte o advertirte formalmente por algo que te dijo que hicieras.

Básicamente, no hay forma de solucionar muchos de estos problemas. A veces puede hacer sugerencias (que probablemente se ofenderán personalmente) o intentar forzar la cadena de custodia respondiendo con lo que se hará y cómo y preguntándoles si es lo que querían decir, pero es probable que sea necesario hacer cualquier cosa. tiempo y eventualmente será visto como argumentativo.

Eyal tiene razón en que mantener algún tipo de registro de lo que sucede podría ser útil; sin embargo, en realidad no es una buena evidencia. Un tribunal podría considerar eso, o si se pone en contacto con un gerente diferente (y preferiblemente superior), podría estar interesado, pero también podría verlo como perjudicial; como ejemplo, alguien intentó advertir a la empresa para la que trabajaba sobre las estrategias de ventas inapropiadas que estaban utilizando algunos representantes y luego fue despedido por tener una mentalidad de trabajo en equipo deficiente (la empresa luego fue declarada culpable de actividad delictiva, multada con unos miles de millones dólares por problemas relacionados y todos dentro de la empresa se vieron obligados a recibir capacitación anual contra el soborno y la corrupción). A la larga, su propia cuenta de las cosas no En realidad, no tengo mucho peso, ya sea en una empresa o en un tribunal. Si solo envías por correo electrónico lo que vas a hacer, o crees que se ha sugerido, y no obtienes 'está bien, eso es correcto', pueden decir fácilmente que nunca te dijeron que hicieras lo que está en el correo electrónico; que acabas de asumir que es correcto.

Dado que su gerente le ha dicho específicamente que no solicite ningún correo electrónico, parece bastante claro que están tratando específicamente de evitar asumir cualquier responsabilidad y es casi seguro que son conscientes de lo que puede significar el envío de dichos correos electrónicos; que pueden tener que asumir alguna responsabilidad en algún momento. Colgar el teléfono es ridículo y, en combinación con los correos electrónicos, una señal casi segura de que están evitando a propósito cualquier tipo de registro que los involucre.

Creo que la vida es demasiado corta para soportar eso, ya que es esencialmente una forma de esclavitud blanda; obtienen más que usted porque se supone que deben resolver problemas y asumir una responsabilidad adicional para resolverlos, no crearlos y luego tratar de culpar a otras personas. Si está integrado en su departamento o en la estructura de la empresa, la mejor solución es considerar cambiar de departamento o trabajo.