¿Cómo hacer que la gente responda a los correos electrónicos y qué hacer con una respuesta negativa?

Si desea saber por qué obtiene respuestas más rápidas de los estudiantes de posgrado que de los profesores, solo eche un vistazo a esta comparación del volumen de correo electrónico cuando pasa de estudiante a profesor . Luego, la carga sigue aumentando (la cantidad de correos electrónicos que recibo por mes ahora es mucho mayor que cualquier cosa que se muestra allí).

Muchos investigadores, en particular los profesores, tienen una dirección de correo electrónico que aparece públicamente en Internet. Eso significa que cualquier persona en todo el mundo puede contactarlos sobre cualquier cosa en cualquier momento . Algunos investigadores conocidos reciben una gran cantidad de correos electrónicos y posiblemente no podrían responder a todos aunque no hicieran nada más. Incluso un profesor a mitad de carrera bastante común con algunos fondos de investigación recibe un volumen bastante alto de correos electrónicos de completos extraños. No me refiero directamente al spam, sino a cosas como solicitudes para puestos de estudiante/posdoctorado/investigador; solicitudes de asistencia para la investigación, o consultas sobre colaboraciones en la investigación, etc. Responder a dicho correo electrónico no puede superar tareas esenciales como la investigación, el asesoramiento a los estudiantes y la enseñanza, por lo que el tiempo para hacerlo es limitado.

Mensaje inicial

Dada una cola de tareas (correos electrónicos) que tal vez nunca se puedan completar en el tiempo disponible, se debe priorizar. Si está enviando un correo electrónico a un completo extraño, es probable que su correo electrónico no esté en la parte superior de la cola. La mejor manera de asegurarse de que su correo electrónico se destaque es

• Asegúrese de que no se vea como una carta modelo. Actualmente, los únicos mensajes a los que no respondo en absoluto son aquellos que parecen que el remitente podría haber enviado mensajes idénticos a todos en mi departamento (por lo general, lo hicieron).
• Demuestra que has hecho tu tarea. Si está solicitando un trabajo, ¿tiene algunas ideas de investigación en las que el profesor estaría interesado? ¿Qué lo hace especialmente calificado para el trabajo? Si está buscando una colaboración, haga referencia a cosas específicas en los documentos del contacto que le interesen.
• Del mismo modo, no envíes un correo electrónico a un extraño pidiéndole que haga el trabajo (en casa) por ti (sí, sucede mucho) o solicitando información que podrías encontrar por ti mismo en Internet.
• Ser cortés. Reconoce que estás interrumpiendo a un completo extraño sin haber sido invitado a hacerlo. No tienes derecho a su tiempo; lo estás solicitando.
• Escribe de forma clara y concisa. Si es un primer contacto y desea hacer preguntas, intente hacer una sola pregunta.

Mensajes perdidos

Sucede que los mensajes se pierden debido a los filtros de spam o al quedar enterrados bajo otros mensajes más nuevos. Si no recibe una respuesta, no hay forma de saber si el mensaje se perdió o simplemente no llegó al principio de la cola. Si se perdió, el destinatario puede apreciar un recordatorio.

Recordatorios

Por lo general, esperaría al menos una semana antes de enviar un recordatorio. Siento que un recordatorio a un completo extraño después de 2 días no es cortés. En tu recordatorio:

• Sé muy cortés.
• No culpes al destinatario. Una buena estrategia es decir que está enviando un seguimiento en caso de que su mensaje original se haya enviado a spam o algo similar.
• Recuerde que no tiene idea de lo que está pasando en la vida profesional o personal del destinatario, y ciertamente no está en posición de juzgar sus acciones.

Si mantiene correspondencia con un colaborador, las reglas anteriores aún se aplican. El mes pasado, un amigo y colaborador de repente dejó de responder a los correos electrónicos justo cuando casi habíamos completado un manuscrito. Esperé dos semanas y luego envié un mensaje preguntándole si estaba bien. De hecho, resultó que había surgido un problema personal importante que, entre otras cosas, le impedía hacer cualquier trabajo durante ese tiempo.

En primer lugar, nunca rehuyo el breve recordatorio cortés de 2 a 7 días después, según la urgencia del problema. Ser cortés es importante: presentar el correo electrónico con "Estimado [título, nombre]" y terminar con "Gracias, [tu nombre]".

Por ejemplo: "Estimado profesor Jabberwocky: Le escribo para dar seguimiento al siguiente correo electrónico. Gracias, Lewis".

Ya le escribiste al profesor una vez. No es necesario agregar detalles y hacer que se lean más de lo necesario.

En segundo lugar, si el problema es importante y no obtengo una respuesta, le pediré a un colega o asesor que conozca personalmente a la persona a la que le envié un correo electrónico que nos conecte. Eso nunca ha fallado.

En tercer lugar, si es posible, una llamada telefónica o una reunión en persona siempre es mucho más confiable que enviar un correo electrónico, incluso si (o porque) requiere un poco más de esfuerzo físico y social de su parte.

Además de la excelente respuesta de David Ketcheson, agregaría:

Haz una solicitud específica en tu correo. Pedir un poco de información o la respuesta a una pregunta. De lo contrario, el correo puede interpretarse simplemente como una nota "Para su información", que no requiere una respuesta. Muchas personas ocupadas no responderán simplemente con "gracias por su nota", asumiendo que no es necesario agradecer y no queriendo tomarse el tiempo para redactarla.

Haga la solicitud clara, por ejemplo, al final, en lugar de ocultarla en el texto. Hágalo simple (como sugiere la publicación vinculada).

Luego, después de una demora adecuada, se justifica un seguimiento.