En mi trabajo tenemos varios equipos que se mueven de un lugar a otro. Nuestro pequeño grupo de empleados necesita encontrar dónde se colocó o se colocó por última vez un equipo. Escribí una aplicación de servicio de asistencia que también rastrea el registro de equipos. Cada equipo tiene un código QR que, cuando se escanea con un teléfono inteligente, abre un sitio móvil que solicita el nombre y la ubicación de la persona. Este check-in se almacena y se puede acceder a él en el sitio en cualquier momento para ver cuándo se registró por última vez. También incluye un sistema de tickets de problemas del servicio de asistencia para que podamos documentar cualquier problema que tenga el equipo. (Más detalles sobre el sistema).
Tenía la impresión de que este sistema era fácil de usar. Le pregunté a los compañeros de trabajo y todos respondieron con críticas muy favorables y entusiasmo. Mi jefe también está muy feliz de tener el sistema implementado.
El problema es que cuando vas a buscar un equipo nunca está en el lugar que el sistema te indica que fue el último check-in. Las marcas de tiempo suelen tener un mes de antigüedad y, si no, fue verificado por mí mismo y no por otra persona en el departamento. Lo que significa que soy el único que lo usa. He discutido esto con mis compañeros de trabajo que dicen que intentan usarlo pero a veces lo olvidan. Y también se quejan de que no se aplica en la política.
Discutí el uso con mi jefe porque somos responsables de saber la ubicación de todos los equipos en un momento dado y, a menudo, elementos sueltos. Respondió convirtiéndolo en una política y afirmando en la reunión que "todos deberíamos usar este rastreador de equipos". Sin embargo, después de varias semanas, la actividad en el sistema sigue siendo incorrecta, ya sea solo para mí o para algunos compañeros de trabajo aquí o allá. El equipo se mueve y no se registra y descubro que fue mi jefe quien mueve el equipo. Existe el problema de que no podemos hacer un seguimiento de los equipos incluso cuando nuestro propio jefe hace las políticas y no las sigue.
Entonces, mi pregunta, ¿es más probable que el diseño del sistema provoque que las personas eviten usarlo? Si es así, ¿cómo utilizan otras empresas/proyectos el seguimiento de problemas y el seguimiento de equipos y funciona? ¿Cómo lo haces más fácil para que la gente lo use?
o
¿Es más probable que sea una falta de rendición de cuentas y aplicación de políticas?
Lo que es más fácil para la gente que usar un sistema es no usarlo.
El hecho es que el uso de este sistema es algo nuevo, algo que nunca antes se había hecho y la gente hará lo que está acostumbrado.
Lo que parece faltar aquí es algo entre la política y la realidad: un proceso y las consecuencias de no seguirlo.
El proceso puede ser simple: cada vez que un elemento se mueve, debe escanearse. Si un elemento se movió sin escanear, la persona responsable debe sentir las consecuencias (es posible que las primeras veces esto deba ser público, para que otros vean y aprendan).
Otra opción es tener una ubicación central donde se requieran los artículos que se toman y se devuelven, con un requisito de entrada/salida para hacer cualquier cosa en esta ubicación (reforzado por ser una habitación cerrada con llave en la que solo el gerente y usted tienen la clave).
Cuál es el proceso real y las consecuencias es algo que su gerente debe decidir.
Es posible que deba realizar algunos cambios en los procedimientos y el software.
¿Qué estaba mal con los viejos procedimientos? ¿Qué solución estaba tratando de resolver el escáner? No haga el nuevo procedimiento/política para usar el escáner. Cambiar cómo funciona todo el proceso.
EDITAR: Con respecto a "cómo hace cumplir la administración la política cuando los ejecutores no se hacen responsables"
Parece que estás enojado con el nuevo jefe. Puede ser que el problema seas tú. Hay varias posibilidades que deben abordarse.
1) Los procedimientos para mantener la rendición de cuentas pueden ser excesivos.
2) La rendición de cuentas es un requisito real.
3) Su papel en este proceso. - Si tiene la tarea de rendir cuentas, dedique tiempo a desarrollar los mecanismos para no permitir 30 días entre registros sin que se note. Permita que usted registre el equipo que se encuentra en la ubicación central, sabiendo así qué artículos hay en el piso. Dedique tiempo todos los días a verificar la ubicación del equipo, o contrate a un empleado peor pagado para que lo haga. - Si no se le ha asignado formalmente esta función, déjela o haga una propuesta para manejarla formalmente. Muestre los requisitos de mano de obra diarios y mensuales, y cómo les ahorrará dinero debido a una mayor productividad, mayor responsabilidad y menos desperdicio. Aborde todos los costos de hardware y software. Tendrá que diseñar un sistema que funcione, y no uno que espera que los empleados utilicen.
La gerencia y sus compañeros de trabajo le dicen que no quieren usar el sistema. La facilidad de uso no significa nada si no hay una necesidad real del sistema. Los castigos en ese ambiente están mal. La aleatoriedad del sistema actual (no reconocer que nadie nunca usa el sistema) lo hace aún más injusto.
A menos que esté leyendo mal su pregunta, el registro se basa en la liberación del equipo, no en su adquisición. Cámbielo para adquirir y luego haga verificaciones puntuales con consecuencias negativas por tener equipos que no están prestados al empleado.
Amy Blankenship
enderland
Sukima