Gerente que insiste en demasiadas llamadas/reuniones [duplicado]

En cuanto al manejo específico de las reuniones, muchas personas sugerirán insistir en una agenda, pero no tengo ningún problema con una reunión sin agenda y con un límite de tiempo. Sin embargo, tiene que haber algunas reglas para todas las reuniones:

1. La regla de los dos pies. Si alguien piensa que es mejor pasar su tiempo en otro lugar, márchese. Si te necesitan, te llamarán de nuevo.
2. La reunión debe tener al menos un resultado esperado.
3. El timebox es un máximo. Si lo superamos, tenemos que alejarnos y hacer otra reunión.
4. El timebox NO es un mínimo. Si la reunión se hace en la mitad del tiempo, no nos quedamos y la alargamos.
5. Si nos desviamos del tema de la reunión, está bien que cualquiera lo vuelva a encarrilar. No espere a que un presidente lo haga.

Pero creo que esto está solucionando un síntoma de un problema más profundo. Tiene razón al preguntar cuál podría ser la motivación del gerente. Hay dos razones por las que los gerentes podrían convocar demasiadas reuniones y son motivaciones muy diferentes.

La primera es informarse, estar informado en todo momento. Esto, creen, justifica su existencia ante su jefe. Pero realmente está perdiendo el punto.

Su jefe no necesita una respuesta inmediata a ninguna pregunta. Deben evitar tener que preguntar a seis personas, sin saber quién tiene la información que necesitan. Necesitan un punto de contacto en un equipo al que puedan acudir y sus respuestas llegarán dentro de una hora.

El segundo es controlar, ser quien toma las decisiones en cada caso. Esto, creen, justifica su existencia ante su personal. Pero, una vez más, está perdiendo el punto.

Su personal preferiría aprender a tomar sus propias decisiones.

Estos gerentes, si les explicas esto, dirán "pero... si no estoy administrando hacia arriba y no estoy administrando hacia abajo, ¿cuál es mi propósito?"

Mi respuesta a eso es que deberían hacer lo contrario de lo que están haciendo ahora.

En lugar de difundir el estrés de los que están por encima de ellos en el equipo, deberían absorberlo. Si su jefe necesita información y sabe quién tiene esa información, debe ir y molestar a esa persona durante cinco minutos y obtener los datos que su jefe necesita. O utilice herramientas de gestión de proyectos para asegurarse de que la información esté a mano cuando su jefe la necesite. No llames a una reunión todos los días para tener TODA la información en tu cabeza en el momento en que te la pidan.

Mientras tanto, deja en claro que las personas pueden acudir a ti y utilizarte como caja de resonancia, cuando tengan que tomar una decisión difícil. Apóyelos cuando tomen malas decisiones; siempre es mejor que no tomar ninguna decisión. Si no tienen miedo de acudir a usted, generalmente aprenderán a analizar una situación, decidirán lo que creen que se debe hacer y lo primero que escuche de un problema es alguien que dice: "¿Crees que esta es la solución correcta?"

Esto libera al personal para hacer su trabajo y a usted para hacer otras cosas de administración, como tal vez tener uno a uno, averiguar cuáles son los principales costos para la productividad (una vez que sus reuniones no son el costo número uno), y arreglándolos.

Si su amigo puede transmitir este mensaje a su jefe claramente, entonces el problema debería desaparecer. Obviamente, no puede simplemente decir "Jefe, no es un muy buen gerente, esto es lo que debería estar haciendo...". Pero puede destacar cosas como las reuniones y preguntar: "¿Qué problema está tratando de resolver allí? ¿Cómo podemos resolver el mismo problema de una manera menos costosa?"

Creo que a algunos gerentes les gustan las reuniones (largas) porque ese es el lugar en el que sienten que pueden "presumir" que son productivos y útiles (al "administrar" la reunión).

Mi consejo sería: investiga un poco. Prepare una breve lista mental de argumentos con respecto a la eficiencia de las reuniones largas. Habla con el gerente, comparte tus sentimientos con él y preséntale tus hallazgos.

Esta excelente publicación de blog de Jeff Atwood sería un buen comienzo para algunos consejos concretos: Reuniones: donde el trabajo muere .

Si no es posible hablar directamente con el gerente sobre esto, intente mover las reuniones a su manera en la reunión misma. ¿La reunión va a terminar sin ningún elemento de acción? Di algo. ¿Siente que un tema se está discutiendo durante demasiado tiempo? No tenga miedo: empuje la reunión hacia adelante. No creo que esto esté mal visto, si se hace con delicadeza.

Me he encontrado con gerentes a quienes les gustaban las reuniones largas en el pasado. Eventualmente, cuando se empuja lo suficiente en la dirección correcta, las cosas mejoran.