La mejor manera de programar reuniones con una combinación de personas internas y externas

Debo enviar un correo electrónico a un vicepresidente y director ejecutivo de una empresa para programar una reunión con ellos, sin embargo, también debo incluir a 2 gerentes internos en esta reunión. Puedo verificar la disponibilidad de estos 2 gerentes internos y sus calendarios están ocupados, por lo que no hay muchas opciones allí. ¿Cómo puedo organizar esto? ¿Cómo escribo un correo electrónico al director ejecutivo y vicepresidente de esta empresa externa y les pregunto por su disponibilidad? ¿Qué sucede si no están disponibles en el mismo horario en el que están mis gerentes?

No quiero hacer un lío y tener correos electrónicos de ida y vuelta. ¿Alguna idea?

¿El VP y el CEO tienen asistentes con acceso a sus horarios? Dedique su tiempo, no el tiempo del vicepresidente y director ejecutivo.
@spuck esa es una buena sugerencia, en caso de que tengan asistentes
@spuck: y los asistentes saben qué elementos del cronograma son realmente importantes y cuáles se pueden mover para acomodarlos. ¡Ese es uno de sus superpoderes!
@spuck, el vicepresidente y el director ejecutivo están en la empresa externa, tengo sus correos electrónicos, no los de sus asistentes (no estoy seguro si tienen asistentes, es una empresa externa y no conozco su estructura).

Respuestas (2)

No quiero hacer un lío y tener correos electrónicos de ida y vuelta. ¿Alguna idea?

La forma en que me ha funcionado es la siguiente:

  1. Consulta la agenda del gestor interno y encuentra las posibles fechas y horarios que tienen disponibles.

  2. Envíe un correo electrónico a todos, solicitando cortésmente al vicepresidente y al director general que se unan a la reunión y preguntándoles qué días y horarios tienen disponibles. Aquí desea empujar su respuesta hacia las posibles fechas que verificó antes, así que incluya en el correo electrónico algo como "... ¿A qué hora está libre o disponible el lunes o el martes? En caso de que ninguno de esos días esté bien, ¿qué día ¿Estás libre?"

  3. Espere su respuesta y verifique si sus horarios disponibles coinciden con los de los gerentes internos.

    • Un resultado es que coincidan. Genial, problema resuelto, todos bien.
    • En caso de que no coincidan, tendrá que encontrar un término medio, así que asegúrese de tener en mente varias fechas de prospectos o enumerarlas.

También puede usar herramientas como Doodle Poll, donde todos votan en la fecha que más les conviene. Las fechas que enumere como opciones deben ser las que vea que los gerentes internos tienen disponibles. Esto quizás sea más transparente que varios intercambios de correo electrónico.

Seguí tu primera opción. Primero revisé los calendarios de mis gerentes y luego les pedí a los gerentes externos que vieran si coincidían con los suyos.
@BrianJr. genial :) sí, de esa manera está completamente seguro de que los gerentes están disponibles durante esos tiempos de prospecto y puede preguntarle al CEO y al VP cuál de esas opciones es la mejor para ellos. buena suerte y bienvenido a The Workplace Por cierto :) Le sugiero que haga el recorrido para comenzar a familiarizarse con este sitio, así como leer el centro de ayuda
Una cosa que esta respuesta no tiene en cuenta es la urgencia con la que el gerente quiere que se lleve a cabo la reunión. El gerente podría quererlo lo antes posible, por ejemplo, para cerrar una gran venta. En este caso, el gerente bien podría estar dispuesto a posponer cualquier otra reunión que ya esté en su calendario. (Por el contrario, la empresa externa podría estar tratando de hacer un argumento de venta para algo que el gerente cree que no es muy importante o urgente, en cuyo caso podría estar feliz si la reunión no se lleva a cabo durante varias semanas).
@aem, está suponiendo varias cosas y su escenario es bastante específico. El consejo dado aún funcionaría en tal escenario. Siéntase libre de publicar una respuesta propia si cree que a otras respuestas les falta algo (en lugar de publicar respuestas en comentarios).

¿Cómo escribo un correo electrónico al director ejecutivo y vicepresidente de esta empresa externa y les pregunto por su disponibilidad?

Escríbeles un correo electrónico preguntándoles por su disponibilidad. Explícales que estás tratando de coordinar una reunión con todas las partes involucradas.

¿Qué sucede si no están disponibles en el mismo horario en el que están mis gerentes?

Encuentre un momento en que todas las partes estén disponibles.

No quiero hacer un lío y tener correos electrónicos de ida y vuelta. ¿Alguna idea?

Envíe un correo electrónico a todas las partes preguntándoles su disponibilidad durante la próxima semana, 2 semanas, etc. Luego programe la reunión en consecuencia.

¿Qué pasa si todos no están de acuerdo en un horario específico, digamos que el gerente uno está disponible en 2 días por la mañana, los otros en otros días en diferentes horarios? Tendré que seguir coordinando con todos ellos. ¿Hay alguna forma de que los administradores externos compartan sus calendarios conmigo para que pueda ver su disponibilidad?
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