¿Cómo puedo informar a la gerencia que nuestro procedimiento de seguimiento del tiempo es defectuoso? [cerrado]

El problema con cualquier tipo de contabilidad gerencial es que solo obtienes lo que mides.

Cuando se trata de facturar a los clientes, puede ser necesario informar números que no son realmente ciertos. La gerencia podría prometer al cliente completar su proyecto en 112,5 horas o 3 semanas. Se las arreglaron para lograrlo en 3 semanas, pero requirieron más de las 112.5 horas al permitir que las personas trabajaran horas extra. Ahora podrían intentar facturar las horas extra al cliente, pero podrían decidir no hacerlo porque decirle al cliente "Tienes que pagar más porque fuimos demasiado incompetentes" no es la mejor manera de asegurar más negocios.

Pero cuando desea medir las horas trabajadas para la planificación de su proyecto interno, generalmente es mucho más inteligente permitir que las personas informen las horas que realmente trabajaron, independientemente de lo que realmente pueda facturar. Cuando una empresa supone que cada empleado trabaja un 10 % de horas extra no remuneradas, podría tenerlo en cuenta añadiendo un 10 % a todos los tiempos de proyecto informados. Pero eso no tiene en cuenta el hecho de que los empleados pueden pasar horas extra principalmente trabajando en proyectos de tiempo crítico. Eso significa que el esfuerzo en proyectos no críticos podría estar sobreestimado y el de proyectos críticos subestimado.

La diferencia entre las horas facturables y las horas no facturables es una cifra de rendimiento importante que toda empresa debe tener en cuenta. Eso significa que, por lo general, es una buena idea informar las horas extra como una cifra separada en las hojas de tiempo.

Pero también tenga en cuenta que las horas extras no pagadas son una cifra de la que algunas empresas no quieren estar al tanto. Es posible que existan regulaciones que en realidad prohíban las horas extras no pagadas, pero la cultura empresarial está creando tanta presión sobre los empleados individuales que todavía sucede. Así que las horas extras son una especie de gran secreto a voces que todo el mundo conoce pero que nadie puede admitir. Así que las hojas de asistencia afirman que todo el mundo llega a casa a tiempo y pretenden que todo el trabajo no representado en ellas se hace de la noche a la mañana por duendecillos mágicos de horas extras.

Phillipp ha tocado los puntos importantes sobre las hojas de tiempo, así que piense en esto como una respuesta complementaria.

Llené hojas de tiempo durante treinta años en cinco o seis organizaciones separadas, aunque nunca en una en la que el tiempo fuera realmente facturado a un cliente. En ninguno de ellos proporcionaron una medida útil de la cantidad de trabajo realmente realizado. No solo es absolutamente normal tener que registrar exactamente el número oficial de horas en una semana, independientemente del trabajo real, sino que las políticas de hojas de tiempo casi nunca le permiten registrar cosas adicionales que tiene que hacer, como limpiar su disco duro, instalar software nuevo o ayudar al chico del escritorio de al lado con el proyecto en el que se supone que no debes estar trabajando. Por cierto, una de mis hojas de tiempo debía completarse en horas con dos decimales, en otras palabras, ¡con una precisión de seis segundos!

Para responder a su pregunta real, es casi seguro que su empresa sabe que el proceso tiene fallas. Probablemente quieran las cifras para algo más que la planificación real, incluso si dicen que es para eso. Menciónelo a su jefe inmediato y luego olvídese. Por cierto. no hay nada que impida que usted y su equipo mantengan registros precisos de cuánto tiempo dedican a las cosas, para que puedan estimar su propio trabajo con mayor precisión.