Me encuentro con este problema una y otra vez cuando trabajo en empresas relativamente grandes con una organización de gestión matricial .
Básicamente, me ocupo de múltiples proyectos simultáneos. Mis "entregables" generalmente son monitoreados por un PM distinto para cada proyecto que supervisa el proyecto de principio a fin. En momentos aleatorios y sin el aporte de las personas que realmente hacen el trabajo, los proyectos se aceleran, limitan, crean o cancelan.
Sucede mucho y esta situación conduce a dos problemas desagradables y recurrentes:
Me piden que "estime" el tiempo de un montón de entregables para el proyecto X, sin una distinción real entre las tareas críticas de alto valor y el pulido de la placa de caldera. Hago lo mejor que puedo y proporciono estimaciones que luego se registran en una hoja de cálculo de Excel. Sin embargo, posteriormente todo se convierte en un caos cuando algún otro PM declara que el proyecto Y es una excelente oportunidad de ingresos que requiere todo el esfuerzo para completarlo a tiempo. A mí me parece bien y hago todo lo posible para priorizar los entregables más importantes tanto para el proyecto X como para el Y, lo que invariablemente significa que las cosas se retrasan si evalúo que son de menor valor en comparación con otros entregables. Desafortunadamente, aparece la revisión del proyecto para X mientras tengo la nariz en la piedra de afilar y luegotienen que responder por los entregables "vencidos". Me hace sentir como una mierda porque trabajé duro para hacer malabares con mi trabajo para cumplir con las prioridades más importantes, pero desde el punto de vista del PM para el proyecto X, son solo tres "cuadros rojos" en su diagrama de Gantt y él No le importa (y, de hecho, lo guarda en mi contra) si despejé el escritorio y trabajé muy duro para cumplir con un entregable en el proyecto Y.
A menudo necesito la colaboración de compañeros que están trabajando en proyectos U, V y W. Todos son buenas personas, pero también están "bajo la presión" de sus PM. Las solicitudes de ayuda se encuentran con demasiada frecuencia en silencio o en respuestas tibias. De la misma manera, cuando me piden ayuda, tengo que esforzarme mucho para responder con calidad. En última instancia, dependemos unos de otros para recibir ayuda y el panorama del proyecto hace que sea muy difícil predecir si se puede obtener ayuda de los compañeros y cuándo.
Mis preguntas:
¿Cómo manejas este tipo de situaciones?
¿Es esta una consecuencia inevitable de "Matrix Managment"? ¿Hay alguien además de "los hacedores" que incluso entienda si algunos entregables tienen que ser sacrificados para cumplir con un entregable importante?
¿Cómo convenzo a las partes interesadas dispares de que a veces su proyecto tiene que pasar a un segundo plano frente a otros para el beneficio general de la misión?
¿Cómo manejas este tipo de situaciones?
No lo hace, a menos que sea su trabajo y tenga esa autoridad. Su trabajo es entregar (tal como lo describe), no decidir prioridades. Que un PM diga que X es más importante que Y no significa que sea así. Por lo general, hay algo así como un Gerente de Programa o Portafolio que tiene la responsabilidad general de todos los proyectos.
Lo que debe hacer es decirle al PM de X cuando él o ella vengan con las revisiones del cronograma o similares, que usted ya está completamente comprometido con el proyecto X, Y y Z. Si X necesita moverse hacia arriba, el PM debe resolverlo. con el MP:s para Y y Z para que todos estén de acuerdo. Cuando todos los PM: hayan dado su aceptación al nuevo prio, puede continuar y poner Y y Z en un segundo plano. Si esto falla, remítalos a su gerente directo y deje que él o ella calcule la asignación. Después de todo, para eso están los gerentes.
¿Es esta una consecuencia inevitable de "Matrix Managment"? ¿Hay alguien además de "los hacedores" que incluso entienda si algunos entregables tienen que ser sacrificados para cumplir con un entregable importante?
Esto va a sonar muy, muy duro y no lo digo para lastimarte. Estás siendo aprovechado. Todo el mundo entiende perfectamente que hay que sacrificar algunas cosas para que otras se completen más rápido. Pero debe comprender que un PM hará todo lo posible para asegurarse de que no sea su proyecto el que se sacrifique. También tienen partes interesadas gritando en sus oídos. Y han descubierto que si te gritan lo suficientemente fuerte, harás lo que te pidan y recibirás las críticas de otras partes interesadas que salgan lastimadas. No seas el "chico bueno", no hagas el trabajo de PM:s por ellos.
¿Cómo convenzo a las partes interesadas dispares de que a veces su proyecto tiene que pasar a un segundo plano frente a otros para el beneficio general de la misión?
No lo haces, no es tu trabajo hacerlo. A menos que usted sea el gerente del programa, el responsable del área o el director ejecutivo, no es su función decidir qué es lo que más beneficia a la misión . No acepte responsabilidades que estén por encima de su salario.
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teego1967