Actualmente es mi trabajo programar (Fecha+Hora) mi defensa de doctorado que tendrá lugar en aprox. 2 meses a partir de ahora. Por lo tanto, tengo que preguntar a todos los miembros del comité sobre su disponibilidad. ¿Cómo debo abordar esta tarea?
Cualquier ayuda es apreciada
Programar cualquier cosa con los miembros del comité es un gran dolor. La forma en que programé mi defensa y comps fue simplemente enviar una encuesta de garabatos (como mencionaste) y hacer que seleccionaran todas las fechas. Dos de los miembros de mi comité fueron muy amables y verificaron todas las fechas durante casi 4 semanas y dos de ellos nunca respondieron o ni siquiera hicieron clic en el enlace. Acabo de usar estas fechas para verificar la disponibilidad de una sala de conferencias en el departamento. y envió un conjunto final de 4/5 días a los que no respondieron. Después de enviar eso varias veces y recordárselo a uno de ellos en persona, lo programé para un día que pensé que estaba bien y seguí adelante con eso. Todo salió muy bien e incluso la persona que nunca respondió no protestó cuando elegí la hora y la fecha. Buena suerte en esto. Celebraré el hecho de que nunca más tendré que hacer esto :)
Use doodle y para aquellos que no respondan, imprima el horario y acompáñelo a sus oficinas.
Comience enviando un mensaje de correo electrónico pidiendo a cada persona que resuma su disponibilidad durante los meses correspondientes. Es posible que esto no obtenga de inmediato una fecha u hora obvia, pero le permite descartar fechas y horas que definitivamente no son posibles, evitando así a todos la molestia de tener muchas opciones específicas disponibles.
Compile un conjunto de opciones numeradas/con letras, nuevamente por correo electrónico. Un mensaje podría leer algo como:
Estimados,
Además de nuestra correspondencia anterior, parece que una de las siguientes opciones probablemente sea la mejor:
a) 29 de febrero de 2100 por la mañana;
b) 29 de febrero de 2100 por la tarde, finalizando a más tardar a las 16:00 (Nota: el Prof. X tiene que tomar un tren a las 17:20);
c) 31 de abril de 2100 a las 11 a. m. (Nota: el Dr. Y da una conferencia en el mismo edificio a las 9:30 a. m. a 10:30 a. m.);
[algunas opciones más]
La numeración/letras de las opciones es vital, ya que esto facilita la escritura de respuestas rápidas, tales como:
Estimados,
a) más conveniente para mí
b) posible (pero necesitaría hotel esa noche así como la noche anterior)
c) no estoy seguro, ya que es en la época de la Conferencia Internacional de Estudios Fútiles, de la cual soy el orador principal
[comentarios sobre otras opciones]
Tuyo sinceramente,
examinador externo
O incluso...
Bueno -- a, d, e
Posible, pero no ideal -- b
Imposible - c
Fundamentalmente, las opciones numeradas/con letras son susceptibles de actualizaciones rápidas como:
Estimados,
ACTUALIZACIÓN: lo siento, la opción c) no es posible (¡a menos que la universidad pueda alquilar un helicóptero privado para llevarme a la conferencia inmediatamente después!?)
Creo que debería comenzar con la parte 3 de su sugerencia y también tomar un número de teléfono de cada miembro del comité. Si logras cruzar estos tiempos, ¡todo está resuelto!
Si la intersección no funciona, debe considerar un orden de importancia para los miembros de su comité. Puede obtener varias veces del miembro principal y consultar con los otros miembros.
Mi fuerte recomendación es hablar de manera muy conservadora y respetuosa con los miembros. Además, si la intersección no se lleva a cabo, debe consultar con su supervisor y solicitarle que hable con los miembros del comité con la esperanza de resolver su problema.
Nate Eldredge
jakebel
JeffE
andreas blass
Puñal
bernardo