Cómo consultar y solicitar viáticos y beneficios por salir del país a capacitarse

¿Qué debo hacer y exactamente qué palabras uso en un correo electrónico oficial en el que me preguntan si me dan la asignación y también me compensan por recibir la capacitación fuera de casa?

No estoy seguro de cuánta respuesta puede obtener para esta pregunta.

Sin duda, debe solicitar detalles sobre qué tipo de reembolso de gastos obtendrá.

Y siempre puedes pedir (cortésmente) cualquier cosa. Tal vez algo como, "Dado que será una carga estar fuera de casa tantos días, me gustaría que me reembolsen el entretenimiento, la ropa (y cualquier otra cosa que creas que deberías conseguir)".

Si la empresa tiene una política de viajes, por lo general puede tenerla en sus manos y se explicarán todos los detalles. Pero en ausencia de eso, solo pregunte amablemente y vea qué sucede.

¡Buena suerte!

La práctica normal cuando una empresa envía a un empleado a algún lugar es que la empresa pague los gastos adicionales en los que incurra durante su ausencia, es decir, los costos de transporte (como pasajes aéreos y taxis), las facturas del hotel y las comidas. Tal vez otras cosas. Algunas empresas eligen pagar una asignación diaria o 'per diem' para cubrir sus comidas y otros gastos pequeños; otras esperan que envíe recibos por el dinero que gasta en comidas y demás y luego le reembolsan lo que pagó. En cualquier caso, lo normal es que envíes una 'reclamación de gastos' cuando regreses y la empresa te devuelva todo lo que gastaste.

Si realmente trabaja más horas de las que normalmente trabajaría mientras está fuera, muchas empresas lo compensarán. Por ejemplo, si el curso se lleva a cabo un sábado, debería poder reclamar por trabajar el sábado, ya sea el pago de un día adicional o un día libre en el futuro. Si el curso dura más cada día que su horario normal de trabajo, es posible que pueda reclamar las horas adicionales. Algunas empresas le pagan por el tiempo que dedica a viajar, por lo que si tarda medio día en volar a Dubái, es posible que pueda considerarlo como trabajo. Sin embargo, es casi seguro que no se le pagará por el tiempo que pasa comiendo, en su hotel o durmiendo, todas las cosas que normalmente haría en casa. Muy pocas empresas en mi experiencia le darán dinero extra "para compensar las molestias". Vale la pena recordar que tomar esta capacitación será un impulso para su carrera, tanto en esta empresa como posiblemente en otros lugares. Puede valer la pena aguantar un pequeño inconveniente.

Si puede demostrar que su viaje le va a costar dinero extra (para el cuidado de los niños o algo similar), entonces podría persuadir a su empresa para que lo compense. Es casi seguro que tendrá que demostrar que realmente gastó el dinero (proporcionando recibos o algo similar) y también explicar por qué no habría tenido que gastarlo si no estuviera viajando.

No debe esperar ningún dinero más allá de su salario normal y ningún gasto no discrecional mientras viaja. Si viajar es un inconveniente tan grande para usted que espera que le paguen más allá de su salario normal, tal vez no debería viajar. La mayoría de las personas que conozco esperan irse para capacitaciones y conferencias.

Si los gastos son significativamente más altos que su salario, la empresa debería emitirle una tarjeta de crédito a nombre de la empresa para que el dinero no salga directamente de su bolsillo. En este caso, en todos los lugares en los que mencioné "reembolso" a continuación, en realidad significará "la empresa pagará a través de esa cuenta de tarjeta de crédito".

En mi experiencia, los empleadores de EE. UU. generalmente cubrirán:

• Tu salario por cualquier día que no estés en casa que normalmente hubieras trabajado (por lo tanto, si te vas el lunes y regresas a casa el viernes, recibes el pago de la semana; si regresas a casa el domingo, aún recibes el pago de una semana normal).

• Transporte (pasaje aéreo, con mayor frecuencia) hacia y desde el lugar

• Comidas y refrigerios razonables durante la duración de su negocio (donde "razonable" significa una comida que compraría para usted mientras se mantiene dentro de un presupuesto, sin ir a restaurantes extravagantes de cuatro estrellas para cada comida). Las bebidas alcohólicas no suelen estar incluidas.

• Adaptaciones razonables durante la duración de su negocio. Si su capacitación es de lunes a viernes, la empresa debe pagar un hotel de domingo a jueves por la noche (suponiendo que tenga un vuelo el viernes) o el viernes por la noche (si tiene un vuelo el sábado). Si elige quedarse en el lugar por más tiempo, usted es responsable de su transporte, hotel y comida en esos días adicionales).

• Transporte terrestre razonable para llevarlo desde el aeropuerto a su alojamiento, y desde su alojamiento a cualquier lugar que visite para su negocio (centro de capacitación, oficina corporativa, etc.). "Razonable" significa transporte público, un automóvil de alquiler de gama media o un taxi, no un servicio de limusina.

Por lo general (nuevamente, mi experiencia es en los EE. UU.), una vez que está fuera del horario comercial normal o no está involucrado con el propósito principal de su viaje, su tiempo es suyo para hacer lo que quiera, dentro de lo razonable (es decir, no obtener participar en peleas de bar o participar en actividades ilegales/peligrosas), a menos que exista una expectativa explícita de que estará haciendo otro trabajo para la empresa en ese momento. El transporte, la entrada (atracciones turísticas, museos, eventos, espectáculos, etc.) será su responsabilidad de pagar porque no son para lo que la empresa lo envió.

En cuanto a su correo electrónico, simplemente pregunte cuáles son las políticas y el proceso de reembolso de gastos. Debería estar detallado en algún manual o política del empleado en alguna parte, pero ha indicado que no existe ninguno (que usted sepa, de todos modos). Asegúrese de tener una respuesta antes de incurrir en estos gastos.

Guarde todos los recibos y envíelos de manera organizada; no le entregue a alguien un sobre repleto de papelitos. Desglose, compílelos en una hoja de cálculo agrupados por categoría (comidas, transporte, etc.) y envíelos para su reembolso. Envíe fotocopias, no los recibos originales (guarde los originales en caso de que los necesite más adelante). Incluso es posible que desee escribir una nota en el recibo mismo si no tiene suficiente información para identificar claramente de qué se trata.