He sido deliberado en la creación de redes y ganando visibilidad en mi lugar de trabajo durante el año pasado. Muchas de estas oportunidades han surgido de manera bastante natural como resultado de mi trabajo y elección de responsabilidades adicionales y simplemente elijo aprovechar este beneficio.
A través de esto, he conocido a muchas personas en mi empresa, desde colaboradores individuales hasta varios niveles de gestión, en una variedad de ubicaciones/grupos funcionales. Por el momento me estoy enfocando exclusivamente en las relaciones internas. Pero espero que el proceso sea muy similar tanto para las relaciones internas como para las externas.
Quiero catalogarlos para usos futuros. Termino en muchas situaciones en las que efectivamente estoy pidiendo/solicitando trabajo sin autoridad directa. Es decir, quiero realizar un seguimiento de esta información para:
Me cuesta entender cuál es la mejor manera de realizar un seguimiento de estas relaciones. Algunas de ellas son relaciones en las que la persona respondería por mis habilidades, algunas son en las que simplemente saben quién soy, etc.
Pensé simplemente en crear una hoja de cálculo de Google, pero no estoy seguro de qué información debo capturar (aparte del nombre/correo electrónico/título). También quiero caracterizar de alguna manera cada una de estas relaciones, para retener información sobre ellas.
Creo que en estas situaciones, las relaciones pueden ser difíciles de mantener la información en un sistema rígido de gestión de contactos. Muchos no pueden manejar una telaraña de conexión. Tal vez podrías hacer que uno funcione.
Una herramienta para lo que intenta hacer debe estar fácilmente disponible, ser flexible y permitir búsquedas. Confiar en la búsqueda no es tan perfecto como conectar directamente las relaciones y categorizar a todos, pero no quiere sacrificar la obtención de los datos.
Me gusta Evernote.com porque tiene clientes móviles, web y de escritorio y puede escanear en páginas de cuaderno Molskine si prefiere lápiz y papel. No debería haber ninguna razón por la que no pueda ingresar y acceder a la información cuando lo necesite. Puede capturar fotos (pocas personas le permitirán tomar su foto en una situación comercial, pero puede encontrar algo en LinkedIn o en un sitio corporativo). Esa botella de vino que un cliente prefirió cuando lo invitaste a cenar, tómale una foto como referencia para un futuro regalo.
Las notas están bien. Las etiquetas ofrecen más flexibilidad a la hora de categorizar y ofrecen más formas múltiples de identificar a las personas.
Tiendo a recordar muchas cosas sobre las personas, excepto su nombre, que es una de las razones por las que este sistema funciona para mí. Si hago un seguimiento, su posición, las cosas de las que hablamos, los sitios que recomendaron, de dónde son y tal vez a dónde fueron a la escuela, puedo hacer una búsqueda en "Ese chico que se graduó de..." y hacer una búsqueda en ese. Una vez que lo encuentre, puede haber información de contacto.
A menos que intente enviar correos masivos o algún tipo de informe, no necesita tener cada dato en un cuadro específico en un formulario. Terminarás con cientos de cajas (porque nunca se sabe) que nunca se usan. "Línea de dirección 3", quién lo necesita a menos que esté tratando de imprimir etiquetas postales.
Si te encuentras enviando un correo electrónico a alguien o llamándolo a tu teléfono móvil, su información de contacto estará allí en alguna parte. Son las personas con las que no te encuentras tan a menudo, pero nunca sabes cuándo las necesitas, que quieres contactarlas.
Así que desentierra todas esas tarjetas de presentación y colócalas en un sistema de notas.
A riesgo de deshumanizar sus relaciones con estos contactos, recomendaré mantener mucha interacción restringida a una suite de comunicaciones integrada. En un entorno de trabajo típico, el correo electrónico y la mensajería instantánea son las principales formas de comunicación. Mantener toda su correspondencia con cada contacto accesible a través de un correo electrónico o hilo de mensajería instantánea es una forma bastante básica de rastrear sus relaciones con estos contactos. Su dominio de una herramienta de correo electrónico específica será clave aquí. Tome su MS Outlook estándar, por ejemplo, que ofrece:
Listado de correo electrónico basado en conversaciones: con esta funcionalidad, puede ver todos los correos electrónicos que tienen el mismo asunto en un hilo colapsable. Esto le brinda la capacidad de profundizar en correos electrónicos específicos, a lo largo del mismo hilo.
Almacenamiento de carpetas de correo electrónico basado en reglas: esto le permitiría configurar reglas que enrutarían los correos electrónicos a carpetas de bandeja de entrada designadas previamente. De esa manera, de un vistazo, puede tener una visión general de su historial de correspondencia con cualquier contacto para el que haya configurado una regla.
Integración de Windows Messenger: esto integra el cliente de mensajería instantánea de Windows Messenger en su bandeja de entrada. Con esto, su historial de chat y los correos electrónicos con un contacto específico se pueden agrupar y ver desde un solo lugar
Sincronización de reunión/calendario: esta funcionalidad se proporciona de forma predeterminada con Outlook. Su calendario es parte de su bandeja de entrada, por lo que sus reuniones, correos electrónicos y sesiones de chat son parte del hilo de un contacto.
Outlook también proporciona un panel justo debajo de la ventana de visualización de correo electrónico que muestra todo su historial de comunicación con el remitente del correo electrónico que se está viendo.
La idea aquí es que mantenga su relación centrada en un paquete de comunicación integrado: las reuniones, el calendario, los correos electrónicos y la mensajería instantánea deben estar integrados en el mismo conjunto de herramientas, de modo que sus tratos con cada contacto se puedan evaluar desde un único punto de acceso.
Una vez más, mencionaría el riesgo de deshumanizar sus interacciones con estas personas haciéndolas principalmente digitales y metiéndolas en carpetas y cestas.
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