Tengo dificultades para gestionar tareas que aparecen de forma aleatoria

Estoy administrando 4 proyectos, y cada vez que reviso el correo electrónico, veo muchas tareas. Una vez que completo todas estas tareas y siento que está hecho, de nuevo veo que surge otra cosa. Sugiera mejores formas de manejar este escenario.

Problema en detalle:

Tan pronto como veo un correo electrónico que requiere mi atención, empiezo a trabajar en él. Si hay varias tareas, trabajo en función de la prioridad y las completo. Tan pronto como se completan todas las tareas, nuevamente veo que aparece algo y también le presto atención.

Para agregar a eso, hay llamadas telefónicas de diferentes partes interesadas, que tengo que responder, y todos necesitan la respuesta de inmediato. Empecé a tener la sensación de que la forma en que estoy manejando esto no es correcta y esto solo me frustrará.

Sé que muchos de nosotros que manejamos varias pistas tendremos este problema. Y una de las principales preocupaciones es que las diferentes partes interesadas no están preocupadas por la tarea que no está relacionada con ellos y si estoy o no ocupado en otras tareas. La respuesta habitual que recibo es si puedes completar esto primero, y luego las cosas de diferentes pistas se acumulan.

¿Qué estás haciendo actualmente para manejar esto? Es difícil decir qué es "mejor" si no hay una línea de base para comparar.
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Sigo sin sentir que tengo suficiente información para dar una respuesta inteligente. Sospecho que si estuviera en su lugar, buscaría grupos o patrones. Me pregunto si es posible que deba revisar su plan de comunicaciones y asegurarse de que las personas adecuadas obtengan la información correcta antes de enviarle un correo electrónico. ¿Hay grupos de información que podría publicar en lugar del correo electrónico de demanda/respuesta actual? No estoy seguro de haber entendido las dos últimas oraciones.
Dijiste "estoy gestionando 4 proyectos". ¿Es usted también el recurso designado para varias tareas en estos proyectos? Las solicitudes que le llegan a través de correos electrónicos y llamadas telefónicas, ¿le piden que ejecute tareas o proporcione el estado?
¿Eres el director del proyecto? No parece que sus proyectos tengan un proceso de gestión de cambios o que alguien gestione activamente el cronograma del proyecto.
Sí, soy el director del proyecto y estas tareas provienen de la alta dirección. Estas tareas son principalmente administrativas, gestión de personas, actualización de estado

Respuestas (1)

El cambio frecuente de tareas generalmente da como resultado ineficiencias, esfuerzo desperdiciado, estrés y, finalmente, agotamiento. Creo que la mayoría de las personas tienen problemas para manejar esto porque, en términos generales, quieren ser útiles y receptivos... y es probable que la mayoría de las personas también se aprovechen despiadadamente de su ayuda y capacidad de respuesta para obtener lo que quieren sin una consideración real de las consecuencias para usted. Debe controlar esta tendencia para ser razonablemente útil y razonablemente receptivo para que pueda hacer el trabajo mientras mantiene su productividad y cordura. Algunas formas de hacer esto son:

  • Decide si realmente tienes que responder. El hecho de que alguien te pida algo no significa que seas la persona adecuada para pedírselo. Si el trabajo es apropiado para que otro miembro del equipo lo aborde, señale al solicitante en la dirección de esa persona.
  • Enfócate en un proyecto a la vez. Si está trabajando en cuatro proyectos, puede reservar medio día para cada dos días de la semana y dejar el quinto día para ocuparse de otro trabajo. Esto al menos lo ayudará a mantenerse enfocado en un proyecto a la vez durante períodos relativamente largos.
  • Sea claro acerca de sus límites. Tanto contigo mismo como con los demás. Aprenda a decir "Todavía no..." si no puede decir "No". Si su plato ya está lleno, delegue nuevos trabajos si puede o gestione las expectativas de su cliente si no puede.
  • Asegúrate de saber lo que estás haciendo. Si alguien te pide que hagas algo, deja claro desde el principio que sabes lo que quiere y cuándo es necesario. De lo contrario, es probable que pierda el tiempo reelaborando o sacando algo rápido que puede esperar.
  • Trate "ASAP" como debe ser tratado. Este es un tema candente para mí. Si se le pide que haga algo "lo antes posible", obtenga una fecha límite y una justificación. Si no se presenta un objetivo claro o una justificación comprensible, en mi experiencia es porque alguien quiere verse como una estrella a tu costa. Hágalo tan pronto como le sea posible, lo cual, por supuesto, es después de que termine lo suficiente de su otro trabajo que tiene fechas límite para mantenerse a la vanguardia.
Le voté a favor porque es una buena respuesta, pero si es la respuesta correcta , entonces la pregunta pertenece a Workplace .
esta respuesta es buena y es realmente aplicable para la tarea que mencioné en mis comentarios anteriores, como actualización de estado, gestión de personas, problemas administrativos
Súper respuesta. +1.
Tengo dificultades para gestionar tareas que aparecen de forma aleatoria
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