Trabajo en una pequeña empresa de ingeniería cuyo departamento de ingeniería consta de un pequeño puñado de ingenieros. Por lo general, tendremos uno o dos proyectos de desarrollo importantes en curso, pero también se requiere que admitamos una multitud de productos existentes. Debido a las presiones de nuestro holding, se ha exigido el requisito de que, para comprender cuánto cuesta cada uno de los diversos proyectos en los que trabajamos, debemos registrar cuánto tiempo dedicamos a ellos.
El motivo de este requisito es que nuestro departamento es el departamento más caro de la empresa. La junta directiva quiere entender adónde va este dinero y cómo se gasta. De ahí que sientan que si miden nuestro tiempo y en qué estamos trabajando, entenderán mejor y justificarán los costos del departamento. No están haciendo esto directamente con fines de facturación del cliente.
Empezamos a intentarlo usando varias aplicaciones para "marcar la entrada y la salida" e intentar usar hojas de tiempo, pero desafortunadamente nunca funcionó porque era muy fácil olvidarse de "marcar la entrada y la salida", especialmente cuando los proyectos principales se interrumpían. por pequeñas tareas menores que se realizaron durante el día (p. ej., se produce un problema en un producto que debe abordarse, un problema de fabricación debe solucionarse). Parecía que ese método de registrar el tiempo era más adecuado para un entorno de taller/fabricación donde los empleados tenían tareas planificadas previamente muy definidas y no eran "interrumpidos" con tareas menores repentinas que debían abordarse de inmediato. Sin duda, rápidamente comenzamos a verlo como un molesto obstáculo burocrático. Hemos hablado con nuestro gerente inmediato (que proviene de una carrera de fabricación/taller),
Estoy tratando de encontrar una solución a este problema. Creo que el problema principal radica en el hecho de que, como una empresa pequeña con pocos ingenieros, uno o dos proyectos importantes en curso y muchos productos existentes para respaldar, inevitablemente surgirán cosas que deben abordarse, lo que significa que un ingeniero deberá interrumpir su tarea principal (a veces durante varios días) y abordarlas. Sin embargo, no estoy seguro de cómo solucionarlo. Entiendo la necesidad de conciliar el tiempo de los empleados con los proyectos para ayudar con el cálculo de costos, pero siento que el registro del tiempo es demasiado burocrático e inadecuado para el entorno de trabajo a veces impredecible.
Entonces, ¿qué podemos hacer para resolver el problema? ¿Se puede aplicar el registro de tiempo de una manera no intrusiva y beneficiosa, o simplemente no es apropiado en esta situación? ¿Existen otras formas en las que podamos satisfacer las demandas de la gerencia para conciliar el tiempo de los empleados con los proyectos? ¿O es la única solución tratar de arreglar el nivel de imprevisibilidad que tenemos actualmente?
Todo nuestro trabajo, incluido el soporte de producción, es facturable al cliente. Es solo un hecho de la vida que tienes que hacer un seguimiento. Estamos obligados a llenar una hoja de horas diarias. Por lo general, tengo entre 5 y 10 artículos en el mío y algunas personas tienen muchos más que eso.
Marcar entrada y salida no funciona como has visto. En este entorno, estimamos a los 15 minutos más cercanos. Estamos obligados a completar las hojas de tiempo todos los días para no perder la noción de lo que hicimos. Por lo general, reconstituyo el mío mirando mis correos electrónicos/calendario y mensajes instantáneos para captar las pequeñas cosas (¡puedo recordar las grandes!).
Realmente esto no es difícil de hacer y he tenido que hacerlo para cada trabajo de desarrollo que he tenido porque realmente necesitan saber cómo facturar. Muchos ingenieros, casi todos los abogados y muchas otras profesiones logran hacer esta tarea diariamente a pesar de los múltiples cambios de tareas a lo largo del día. No estoy seguro de por qué su equipo piensa que es difícil.
¿Se puede aplicar el registro de tiempo de una manera no intrusiva y beneficiosa?
No.
Se puede estimar con varios niveles de éxito, pero incluso eso será intrusivo en algún nivel.
Al final del día, al menos en entornos de TI y similares, las hojas de tiempo son a menudo un intento de aprovechar los procesos de gestión de planta anticuados, pero finalmente terminan como un ejercicio de ' juzgar estadísticas '. Para este último, todos podrían ahorrar mucho tiempo si los gerentes simplemente dedicaran las horas como les gustaría que se presentaran a sus superiores. Entonces todos felices.
La única solución realista es hacer prácticas las unidades de tiempo facturable. No rastree el tiempo al cuarto de hora. Realice un seguimiento del tiempo en fragmentos de 2 o incluso 4 horas. Cualquier cosa que tome menos de 2 o 4 horas se cancela como 'mantenimiento' o algo así.
A veces, especialmente para proyectos gubernamentales. -- es realmente importante tener una contabilidad creíble de cómo pasa su tiempo. Comprenden que no puede cambiar _completamente_ una tarea cuando cambia a otra, pero debe hacer un esfuerzo de buena fe o puede perder el contrato. En esa situación, definitivamente necesita "marcar la entrada y la salida", y la forma más fácil de hacerlo es un poco de software que registra los tiempos y calcula los totales. Cualquier programador puede crear una versión básica de esto en unos minutos, o puede comprar versiones de potencia industrial.
Tengo una versión aún más simple que uso para registrar en lo que estoy trabajando, así que lo recuerdo todo en el momento de la revisión trimestral. Simplemente agrega una línea a un archivo que indica la fecha/hora en que lo ejecuté y una línea de comentario que escribí. No trata de distinguir las horas de inicio/finalización, y lo uso solo cuando tengo algo importante que registrar. ya que mis horas no necesitan ser rastreadas.
Al final de cada medio día, trata de programarte una cita de 10 a 15 minutos para reflexionar sobre lo que has logrado, lo que te ha estado obstaculizando. (La mayoría de las veces, una vez que sepa lo que está haciendo, tomará menos tiempo)
De esa manera, es lo suficientemente reciente como para recordarlo, pero no es tan frecuente como para resultar intrusivo. No intente ser más preciso que los fragmentos de 15 minutos, y no tenga miedo de tener un 'misc' para las interrupciones demasiado pequeñas para que valga la pena asignarlas individualmente, lo que bien podría ser mucho durante la semana. Todo el mundo necesita hacer cosas como ordenar su escritorio, leer los anuncios del CEO, etc. y si durante una semana gran parte de ese tiempo 'misceláneo' se debe a una persona o un proyecto, probablemente lo sabrá y podrá comunicarlo: de lo contrario, solo son costos compartidos entre proyectos, al igual que se pagan sus funciones de finanzas o recursos humanos.
Aprovecha la oportunidad para reflexionar sobre lo que salió bien, lo que podrías haber hecho mejor (¿puedes arreglarlo?). Recuerde que todo esto es parte de su presupuesto de trabajo y tiempo que debe gastar en cosas como esta.
No está tratando de facilitar la microgestión, y una cuenta segundo a segundo de su día probablemente no sea de interés para nadie, sino poder brindar una guía razonablemente consistente sobre qué cosas cuestan más mantener. Es probable que sus jefes solo quieran saber el porcentaje por proyecto en números redondos, al 5 % más cercano como máximo, para poder decirles a los clientes: "Nos está costando el 40 % del tiempo de nuestros ingenieros y otros proyectos de pago similar nos cuestan la mitad". eso, descartar o pagar" y ser capaz de respaldarlo de manera plausible. Averigua un sistema que les dé eso.
Creo que lo que necesita es un sistema de emisión de tickets (también conocido como rastreador de errores, rastreador de problemas, herramienta pm) donde estas tareas menores se incluyan en un ticket. Luego, asigna estos boletos a individuos o hace que las personas se asignen a sí mismas. Estos sistemas de emisión de boletos a menudo tienen un flujo de trabajo/indicador de progreso definible y alguna forma de indicar el tiempo total empleado (y por quién) al finalizar.
De esta manera, asigna la mayor parte del tiempo de las personas a los proyectos de desarrollo normales y reserva una fracción de su tiempo para el sistema de tickets (la gente suele llamarlo "la cola"). Alternativamente, el personal puede turnarse para pasar un día o más exclusivamente ocupándose de la cola.
Si lo hace bien, el resultado final es una base de datos consultable de todas las tareas, su estado, quién trabajó en ellas y durante cuánto tiempo. Los de pelo puntiagudo pueden entonces hacer informes hasta que estén azules en la cara.
La ventaja de estos sistemas de emisión de boletos es que, si las personas los usan correctamente, nunca se encuentran en una situación de mirar una hoja de cálculo en blanco y tener que ADIVINAR en qué gastaron su tiempo con una granularidad de nivel absurdo. En cambio, los tickets se completan uno por uno y los gerentes usan informes para calcular "cuánto se gastó en qué".
Atlassian Jira es un sistema particularmente bueno y configurable para este tipo de cosas.
DA.
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shivsky
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