¿Qué puedo hacer para que tomar los detalles de alguien sea menos incómodo para los dos?

1. Cuando están chateando con mis compañeros de trabajo y necesito preguntar el siguiente detalle para ingresar. Actualmente espero una pausa en la conversación o trato de llamar la atención de los clientes, pero esto no tiene mucho éxito.

Supongo que el cliente o su compañero de trabajo tienen línea de visión con usted.

Si el cliente lo hace, haz un gesto (levanta la mano, haz como si tuvieras prisa por hacer una pregunta rápida). Funciona mejor si parece espontáneo ( haciéndolo inmediatamente al mirar hacia arriba, en lugar de estar de pie y esperar un rato).

Si su compañero de trabajo tiene línea de visión con usted, entonces debe redirigir al cliente. Cuando el compañero de trabajo está hablando, puede dejar de hablar y mirarte, lo que redirigirá la atención del cliente. Si el cliente está hablando, déjelo terminar . Tu compañero de trabajo debe dejar intencionalmente un espacio de silencio para que puedas hacer tu pregunta.

2. Cuando tengo que pedir los datos bancarios del cliente. Ya sea que les pida su tarjeta o que la lean en voz alta, se siente como si estuviera cruzando una línea.

Sugeriría mencionar que se necesitan los datos bancarios, en lugar de pedírselos. Es una diferencia mínima, pero afirmar que se necesitan los detalles absuelve su papel , niega la inferencia de cruzar una línea (a nivel personal).

Posteriormente, les ofrecería entrar ellos mismos (en privado). Si prefiere esta opción a hacerlo usted mismo, podría, por ejemplo, preguntar si le parece bien que tome un trago mientras lo hace y preguntarle si quiere algo.
Si está de acuerdo con ingresar sus detalles, y parecen dudar en hacerlo ellos mismos, simplemente cambiaría de postura y ofrecería lo contrario.

El siguiente paso del formulario requiere sus datos bancarios. ¿Te gustaría ingresarlos tú mismo?
[Si el cliente acepta rápidamente] Te daré un poco de privacidad. [Si es costumbre:] ¿Puedo ofrecerle algo de beber?
[Si el cliente duda] O, si lo desea, puedo ingresarlos por usted.

Muchas situaciones como esta se pueden manejar leyendo rápidamente la respuesta del cliente y, si nota dudas, ofreciendo la mejor opción que es opuesta a su sugerencia inicial.
Si puede detectar rápidamente su vacilación y ofrecerle una alternativa viable antes de que tenga que decir nada, generalmente se sentirá aliviado de no tener que "negar" su sugerencia inicial. Eso crea buena voluntad entre ellos y usted, lo que hace que el resto de la conversación sea más segura, en términos de que el cliente se ofenda por algo que usted diga.

Editar
Usted menciona que su pregunta está limitada a personas que generalmente no son lo suficientemente expertas en tecnología para ingresar los detalles por sí mismas. Pero le sugiero que les sugiera que completen los detalles ellos mismos de todos modos.
El objetivo no es lograr que lo hagan, sino que acepten que prefieren que tú lo hagas. Si están de acuerdo con eso, no pueden ofenderse porque les estás preguntando sus detalles.

3. Cuando tengo que preguntar por la Edad, Peso y Altura de una persona. Sé que algunas personas pueden encontrar estas preguntas personales y no se entiende fácilmente que estén conectadas al dispositivo, aunque para registrarse deben ingresarse.

Si no hay una razón intuitiva para preguntar estos detalles, empiece por mencionarlos.

Si la explicación es simple, continúe con una breve explicación.

Esto puede parecer inesperado, pero necesito ingresar su edad, peso y altura. Esto se debe a [razón simple].

Si la explicación no es simple, diga explícitamente que está cortando una larga historia y explique cómo ingresar los detalles incorrectos podría afectarlos negativamente. Estoy inventando una explicación por el bien del ejemplo.

Esto puede parecer inesperado, pero necesito ingresar su edad, peso y altura. Para acortar una larga historia, estos detalles ayudan a adaptar el dispositivo a sus necesidades. De lo contrario, puede sentirse incómodo cuando lo usa alrededor de su pecho.

Si te hubieras saltado la explicación, el cliente podría haber inferido que crees que no lo entendería. Pero al acortar una larga historia, usted implica que les está ahorrando algo de tiempo , en lugar de no desperdiciar su esfuerzo en explicárselo.

Por la misma razón, es bueno que expliques las consecuencias negativas de ingresar la información incorrecta. Esto implica que está tratando de prevenir problemas , lo cual es bueno. En lugar de ser entrometido :)

Tenga en cuenta que ninguna de las opciones solicita explícitamente los detalles, solo explica por qué es necesario. El cliente estará de acuerdo contigo (y proporcionará los detalles) o no estará de acuerdo contigo (y en tal caso, evitaste haber preguntado directamente algo que lo ofendió).

También ayuda a aclarar (no verbalmente) que estás siguiendo el guión . Si parece que está siguiendo el formulario campo por campo (o, por teléfono, suena como si estuviera leyendo una oración prefabricada), es probable que la otra persona infiera que no la está ofendiendo personalmente, y que solo estás preguntando porque es necesario para el formulario.

4. Cuando los escucho mal y tengo que pedir que me repitan (especialmente los detalles personales) una y otra vez.

Lucho con esto a diario. Mi audición no es mala, pero tengo problemas para analizar los sonidos que escucho. A menudo tengo que pedir a la gente que se repita.

No hay realmente una solución única para todos aquí. Algunos clientes pueden enojarse rápidamente, otros serán comprensivos. Después de haber trabajado en el servicio de asistencia de un centro de llamadas, puedo darle algunos consejos para que sea lo menos incómodo:

1. Repita todo lo que entendió, para demostrar que estaba escuchando.

Cliente ¿El dispositivo tiene un poeizpfnpfzneu ?
Lo siento, no entendí bien eso. ¿Qué función quieres en el dispositivo?

Hay un doble golpe aquí. En primer lugar, telegrafía que estás haciendo un esfuerzo por comprenderlos y que estabas prestando atención.
En segundo lugar, debido a que ya les repitió parte de sus palabras, es probable que respondan solo con la palabra que no entendió, en lugar de repetir toda la oración nuevamente. Esto hace que sea más fácil para usted entender esa palabra.

2. Échate la culpa a ti mismo, pero solo la segunda vez que suceda.

La primera vez que suceda, simplemente pida una aclaración. Cualquier cosa puede pasar una vez.

La segunda vez, discúlpate por tener que volver a preguntar. Si hay una circunstancia atenuante (ambiente ruidoso, hablar un segundo idioma, problemas auditivos, ...), menciónela.

Si vuelve a suceder, vuelva a pedir una aclaración. A nadie le gusta escuchar la misma excusa una y otra vez, comienza a parecer falsa.

3. Si puede salirse con la suya, pídales que lo deletreen.

En general, es más probable que te salgas con la tuya si tiene varias sílabas (lo que generalmente puedes distinguir incluso cuando no entendiste la palabra).
No es imposible que termines pidiendo deletrear el más trivial de los nombres, pero ese es un riesgo que corres al jugar de esta manera.

4. (Snaky) Las preguntas ambiguas pueden obtener información adicional.

Este es un truco relativamente conocido, por ejemplo, si olvida el nombre de pila de alguien.

Tú lo siento, ¿cuál era tu nombre?
Cliente [ligeramente ofendido] ... Paul.
Lo siento, me refiero a tu apellido.
Cliente [ya no se ofende] Oh. Whitby.

Es astuto, pero funciona. Te dan el nombre y, al mismo tiempo, se ofenden levemente porque les preguntaste eso. Entonces, en respuesta, redirige la pregunta a una versión sin ambigüedades y finge que ya sabía la primera respuesta.

No todo el mundo puede lograr esto, pero es relativamente fácil de hacer si puedes jugar con calma y no tartamudear.

Sugeriría cambiar el marco de "usted está detrás de su escritorio haciendo preguntas" a "estamos llenando este formulario de pedido juntos".

Gire su pantalla 90° para que tanto usted como el cliente puedan mirar la pantalla, mover su asiento si es necesario o el de ellos. Use la función Zoom de su navegador para asegurarse de que puedan leer lo que hay en la pantalla, especialmente si el cliente es mayor. Puedes preguntar "¿es legible?" o algo así. Puede instalar extensiones como Stylist en su navegador para cambiar el aspecto del formulario (por ejemplo, alto contraste) si su cliente tiene problemas de visión.

Luego, haga preguntas y complete el formulario frente a ellos. Dado que verán lo que escribe en la pantalla, esto les dará algo en lo que centrar su atención y debería evitar que inicien una conversación con sus colegas.

También se siente más como si estuvieran trabajando juntos y pueden monitorear el progreso de la operación. Deberían estar menos aburridos.

También verán todos los campos del formulario que deben completarse. Por ejemplo, verán "edad", "peso"... Esto le proporcionará una justificación para hacer estas preguntas "incómodas": está en el formulario, simplemente está llenando el formulario. Si siguen lo que sucede en la pantalla, es posible que ni siquiera tengas que hacer ninguna pregunta.

Esto los convierte en un participante activo en el proceso. La percepción del espacio también es importante: si el escritorio está entre usted, usted y el cliente están en "espacios" separados. Sin embargo, si ambos se sientan en ángulo recto en lugar de cara a cara, o giran la pantalla y se inclinan un poco sobre su escritorio para señalar las cosas en la pantalla, esta "frontera" entre ustedes importará mucho menos. Debería hacer que el proceso sea menos estresante y más amigable para ellos, y quizás también para usted.

Además, poder ver las siguientes preguntas alivia la incertidumbre que una persona puede sentir al preguntarse qué va a preguntar a continuación.

Del mismo modo, si pueden leer lo que escribes, te corregirán si cometes un error, sin necesidad de líneas incómodas como "¿eh? ¿Puedes deletrear tu nombre de nuevo?".

Sobre la incomodidad:

Supongo que una vez que los datos se ingresan en el formulario del sitio web, se registrarán en una base de datos y podrá verlos más tarde. Por lo tanto, realmente no importa si llenan el formulario en casa o en su oficina, o si usted lo llena por ellos. Usted (o alguien de su empresa) podrá ver los datos de todos modos. Espero que esto lo ayude a sentirse menos incómodo por tener que hacer preguntas "personales", ya que no importa cómo se ingresen los datos, estarán en la base de datos de todos modos...

Cuando están chateando con mis compañeros de trabajo.

Recomiendo informar a sus compañeros de trabajo sobre "por favor, no hable con los clientes mientras estoy procesando su pedido".

Cuando tengo que pedir los datos bancarios del cliente. Ya sea que les pida su tarjeta o que la lean en voz alta

Solo pide su tarjeta, será más rápido si lees los números y los escribes. También es un poco más "seguro" que el cliente diciendo los números en voz alta en la oficina. Ellos saben que están haciendo una compra, por lo que sería natural que les preguntes "¿me puedes dar tu tarjeta de crédito?"

Para mayor confidencialidad, puede entregarles el teclado o incluso comprar un teclado USB. La mayoría de las PC funcionarán bien con un teclado y un teclado numérico conectados. Se parece un poco a una calculadora, y su antiguo cliente con mala vista puede sostenerla en la mano más cerca de sus ojos. Sin embargo, ingresar la fecha de vencimiento sería un problema si el sitio web usa combos. Así que no me gusta mucho esta solución.

Cuando tengo que preguntar por la Edad, Peso y Altura de una persona. Sé que algunas personas pueden encontrar estas preguntas personales y no se entiende fácilmente que estén conectadas al dispositivo, aunque para registrarse deben ingresarse.

En un contexto médico sería aceptable. Siempre puede explicar que esto es para lo que sea que haga su dispositivo, tal vez deba calibrarse de acuerdo con la edad y el peso para que sea preciso. Pero si giras la pantalla y ven que hay una pregunta de "edad" y "peso", no debería ser nada incómodo.