¿Cómo hacer que la gente asista a reuniones en línea como nuevo Project Launch Manager?

Primero haz un poco de entrega alegre. Hable personalmente con las personas a las que está invitando y obtenga su aceptación para asistir a las reuniones. Es mejor si puede hacerlo en persona, pero si no, incluso por teléfono ayuda. Explique lo que está tratando de lograr, por qué su asistencia es importante y encuentre un horario en el que estén disponibles.

Limite las personas a las que está invitando a las personas que realmente se necesitan para la llamada. Si no necesitan su aporte o retroalimentación para la llamada, es mejor ofrecerles una invitación opcional y enviarles el resumen. Lo último que alguien necesita es otra reunión en la que no tenga una razón real para estar allí.

Siempre haga que los gerentes acepten el proyecto antes de invitar a miembros de su equipo. Haga que el gerente asigne personas y que se involucren en el seguimiento del progreso del proyecto. La presión desde arriba contribuye en gran medida a que las personas asistan a reuniones que, de lo contrario, querrían saltarse.

Una cucharada de azúcar puede ayudar mucho a las personas. Haz que las personas se sientan especiales y que su participación en el proyecto signifique mucho para ti. Felicite el trabajo que realizan y brinde comentarios positivos a sus jefes cuando corresponda. A menudo, los drones corporativos se sienten atrapados en sus cubos y no apreciados. Un poco de reconocimiento puede contribuir en gran medida a que se involucren plenamente en su proyecto, lo que a menudo puede marcar una gran diferencia en el éxito o el fracaso del proyecto.

Según mi experiencia trabajando con desarrolladores, propietarios de productos, etc. en diferentes zonas horarias, las cosas clave son tener las personas adecuadas, tener las reuniones en los momentos correctos y tener la frecuencia correcta de las reuniones.

Trabajar en diferentes zonas horarias generalmente significa que una o más personas deben estar en la reunión fuera del horario habitual. Por lo general, yo era el que trabajaba las horas extrañas para asegurar que todos los demás estuvieran en las reuniones durante las horas de trabajo. En otro equipo, solo éramos una o dos personas en tres zonas horarias, por lo que acordamos de reunión en reunión quién obtendría el tiempo de mierda.

Es importante asegurarse de contar con las personas adecuadas en las reuniones. Algunos serían obligatorios y otros pueden ser opcionales. En algunos casos, esas personas pueden cambiar de una reunión a otra dependiendo de la agenda. Al programar la reunión, asegúrese de que todas las personas requeridas estén de acuerdo con la hora.

Para las personas que son requeridas, asegúrese de enfatizar que estas reuniones no son opcionales. He tenido que pasar por encima de las cabezas de las personas en el pasado. En algunos casos, hablar con su gerente aclaró las cosas. En otros casos, decidimos que la persona no era la adecuada para el proyecto y la reemplazamos. Esta puede ser una situación complicada con los compañeros de trabajo, ya que no puede afectar las relaciones laborales.

Limitar la frecuencia de las reuniones también ayudará, especialmente si es necesario que algunas personas estén en la reunión fuera del horario laboral habitual.

Considere dividir la reunión en reuniones más pequeñas cuando sea posible. Más gente generalmente significa reuniones más largas. Con demasiados elementos para cubrir, puede terminar con personas sentadas en una reunión larga donde solo se necesitaron por un corto tiempo. Es menos probable que estas personas se presenten a la próxima reunión.

¿Es necesaria esta reunión? Parece que algunos de sus empleados le están diciendo que no lo es, y que es mejor emplear su tiempo en cualquier otra cosa.

Haga que la reunión sea productiva al: establecer (y seguir) una agenda, una lista de cosas para cubrir. Establezca puntos de acción y asígnelos a personas con la expectativa de que los puntos de acción se realicen en una fecha determinada. Anote todo esto en algunos minutos mientras se desarrolla la reunión y publique las actas por correo electrónico dentro de los 5 minutos posteriores al cierre de la reunión.

Demasiadas personas en la llamada también pueden distraer la atención del propósito. No tiene sentido tener docenas de personas cuando la información solo es relevante para un grupo más pequeño. Organice varias reuniones más cortas diferentes de manera óptima para las personas inmediatamente relevantes.

Además, las videollamadas apestan. En serio, haz una llamada de audio en lugar de una videollamada. Hay poco beneficio en ver la cara de todos, y el video puede ser un desvío para el geek promedio.

Finalmente, dirigir una reunión es mucho más difícil que simplemente asistir a una reunión. Considere pedirle consejo a alguien de la gerencia sobre cómo mejorar el manejo de la reunión, y luego vendrán los usuarios.

Extra: SÍ cancele las reuniones si no hay nada que valga la pena cubrir por parte del grupo.

Identifique a las personas clave que necesita que no lo hayan logrado. Llámalos uno por uno antes de programar el siguiente, teniendo en cuenta la hora.

Hola, Juan. Este es Steve, soy el nuevo Project Launch Manager en la oficina/departamento X. Como saben, estamos organizando reuniones para definir el cronograma y los entregables para el Proyecto Y. Sé que eres una parte esencial de esto porque eres el desarrollador principal/analista de presupuesto/gerente técnico de este proyecto/en la oficina del Reino Unido/en el proyecto ABC. Es muy importante para mí que reciba su opinión. Estoy considerando programar la próxima reunión el próximo martes a las 4:00 p. m., hora local. Eso funciona para ti? ... En el futuro, ¿hay días/horas que sean más fáciles/más comunes en su oficina? Si tiene algún otro comentario sobre cómo hemos estado organizando las reuniones, me encantaría escucharlo. ... Gracias espero su representación en la reunión,

Esto hace las siguientes cosas:

• Pone una voz amigable a su nombre/correo electrónico
• Los hace sentir importantes/valorados
• Reafirma cuál es el propósito para las personas ocupadas que no leen todas las invitaciones a reuniones.
• Les da alguna información sobre cuándo/cómo están llevando a cabo sus reuniones
• Los hace sentir como partes interesadas, no como víctimas.

La parte importante para agregar a esto es que, si está organizando sus reuniones en las que entrega fechas de vencimiento, plazos y objetivos sin la opinión del grupo, no necesita una reunión. Si alguien está hablando diciendo "Oye, Steve, no podemos llegar a esa cita", debes escucharlo. Si dice "Claro que puede, el último proyecto que hicimos lo terminó en 200 horas y estoy seguro de que puede hacerlo en 100 esta vez" o dice "lo siento, esa es la fecha que la gerencia asignó", no necesita un cita. Simplemente envíe correos electrónicos con las fechas y llame a las personas individualmente. Si no está invitando comentarios/no está dispuesto a ser flexible, esa podría ser la razón por la cual las personas no asisten. O si cada pregunta/información obtiene un acuerdo, probablemente tampoco necesite reuniones periódicas. Este es su trabajo para administrar esta cosa por lo que es importante para usted. Probablemente sea su trabajo codificar/generar trabajo y eso es lo importante para ellos. No obtienen puntos de brownie por pasar una hora escuchando actualizaciones de programación. Si trabaja en formas de eliminar las barreras para que hagan su trabajo, también lo valorarán más.

¿Solo pones las fechas? ¿Quizás la gente no tiene tiempo cuando tú lo tienes? Intente organizar una reunión usando doodle. También señale que deben sugerir otras fechas que funcionen para ellos.

http://doodle.com

Además, ¿es necesario que aparezcan todos al mismo tiempo? ¿No puedes darles la tarea de forma independiente?

Y Europa-EE. UU. tiene una diferencia horaria de hasta 9 horas si vives en la costa oeste, eso significa que un equipo tiene que hacer la reunión cuando empiezan a trabajar y el otro equipo antes de irse.