¿Cómo pregunto cortésmente sobre la "urgencia" de una solicitud de trabajo, es decir, en qué fecha debe completarse?

Tan pronto como se le asigne el trabajo, si no tiene una fecha límite, consiga una. Suena como si estuviera en un rol de apoyo y podría apoyar a otras personas en el negocio. A cada tarea que tengas se le debe asignar una fecha de vencimiento. Si se le asigna un trabajo que no tiene una fecha de vencimiento, debe solicitarlo.

Formularía la solicitud de manera similar a:

¿Cuál es la última fecha en que puedo hacer esto y aún así cumplir con sus horarios?

Expresar su necesidad de esta manera indicará que le importa ayudar al proyecto que está apoyando a satisfacer sus necesidades, pero también comienza a indicar que tiene otro trabajo con otras fechas de vencimiento.

Si necesita respaldar algún tipo de trabajo antes de que el personal del proyecto se haga cargo, el gerente del proyecto debería poder averiguar qué fecha es la última en la que puede entregar su trabajo a alguien del equipo del proyecto para evitar retrasos en la programación. .

También consideraría involucrar a su gerente para agilizar el proceso, especialmente si con frecuencia le asignan tareas sin fechas de vencimiento o con fechas de vencimiento irrazonables. Cada solicitud al departamento de TI debe tener asociada una fecha de "completar a más tardar". Las personas que envían las solicitudes a su departamento también deben saber cuánto tiempo le llevará hacer el trabajo; la diferencia entre la fecha de la solicitud y la fecha de finalización no debe ser inferior al tiempo mínimo para completar la tarea. . Cada proyecto que requiera su apoyo debe darse cuenta de que está apoyando múltiples proyectos y necesita comunicar sus necesidades lo antes posible para que el tiempo y los recursos necesarios puedan programarse de manera efectiva.

Puede que me equivoque, pero me parece que tienes varios PM que te dan trabajo; en ese caso, no creo que debas preguntar cuál es la fecha límite, creo que deberías redirigir a tus clientes a su jefe inmediato cuyo trabajo es priorizar (y asignar plazos) a todo su trabajo.

El problema de obtener "plazos" de varias personas es que cada persona siempre creerá al 100 % que su solicitud es más importante que la de los demás, y no sabrán ni les importará que usted está recibiendo solicitudes de otras cuatro o cinco personas al mismo tiempo. Mismo tiempo. Entonces, tiene una sola persona a la que se envían todas las solicitudes, y esa sola persona necesita suficiente fuerza para poder priorizar la solicitud de una persona sobre todas las demás.

Vea también la respuesta en este hilo: "¿ decir no a los gerentes de proyecto? ".

Otros ya lo han mencionado, no hay razón para dudar en preguntar sobre la prioridad de la tarea. Sin embargo, hay otra consideración que parece escaparse de las respuestas:

Debe estimar la tarea antes de acordar la fecha límite .
Dado que cualquier tarea es el resultado de un acuerdo mutuo, no debe aceptar ciegamente ningún plazo. En cambio,

1. Intente estimar la tarea, encontrando qué recursos (incluido el tiempo) necesita para realizarla;
2. Aunque la estimación debe ser generalmente una tarea de alta prioridad, no debe interrumpir sus otras asignaciones. Si es así, haga una estimación como una tarea separada y negocie ;
3. Si la tarea se puede dividir, no ignore este hecho, ya que analizar las partes mejoraría la precisión de su estimación;
4. Después de que la estimación esté lista, proponga las soluciones dadas en las otras respuestas;
5. Si la tarea dada requiere retrasar otras tareas asignadas a usted antes, no olvide negociar este hecho con aquellos que están esperando sus resultados para otras tareas, ya que es posible que no estén contentos de saber que llega tarde.

No tratas de averiguar cuándo es la fecha límite, solo preguntas. Cualquier especulación de su parte probablemente sea falsa, e incluso si acierta de vez en cuando, los plazos no son realmente algo sobre lo que deba especular.

Solo pregunta. Si la respuesta es "hazlo lo antes posible", entonces hazlo lo antes posible.

Los plazos y lo antes posible no son muy útiles como herramienta de planificación: Cumplir con el plazo significa comprometer otra cosa. La decisión debe incluir una comprensión de los compromisos involucrados.

A menudo, usted está en la mejor posición para juzgar la urgencia relativa de todo el trabajo disponible para usted, pero es decisión de su jefe cómo priorizar su trabajo. Le das a tu jefe la información:

La tarea A es importante pero llevará mucho tiempo; Debería hacer el 80 % en el 20 % del tiempo y luego seguir adelante.

La tarea B no es tan importante, pero es muy rápida; Debería hacerlo primero.

Luego, depende de su jefe corregirlo en función de una comprensión más amplia de las necesidades de la empresa:

Sí, haga la Tarea B primero, pero luego pase a toda la Tarea A, aunque llevará mucho tiempo.

Sin embargo, en el caso por el que está preguntando, parece que no sabe cómo priorizar este trabajo, por lo que pregunta:

Creo que la Tarea A llevará tanto tiempo, pero no estoy seguro de cómo debo priorizarla en relación con la Tarea B, C y D. ¿Qué opinas?

No debe preocuparse por solicitar una fecha de vencimiento; solo está recopilando información para brindar un mejor servicio a su cliente.

Debe tener cuidado al aceptar una fecha , y no puede hacerlo hasta que sepa:

1. cuánto tiempo tomará el trabajo, y
2. cuando tendrás ese tiempo disponible.

Una vez que tenga esos dos bits de datos, puede comprometerse con seguridad a una fecha específica.

Por lo tanto, cuando le pregunta al cliente cuándo lo quiere, simplemente está recopilando información y sin comprometerse (deje eso claro) o podrá decirle al cliente si puede cumplir con la fecha o no.

Si no puede comprometerse honestamente con la fecha que el cliente quiere, entonces se debe negociar sobre qué tareas hacer y cuándo. Quienquiera que haga eso, necesita entender las prioridades generales.

Además, lo siento, pero creo que es mejor simplemente preguntar cuándo es necesario, en lugar de preguntar "la última fecha en que necesita esto" o lo que sea. Solo sé directo y abierto.

He tenido que tratar con gerentes que suenan como los clientes con los que parece estar tratando. Siempre me aseguro de obtener tres cosas de ellos:

• ¿Cuál es la fecha de vencimiento de esto?
• ¿Cuál es mi entregable?
• ¿Qué tareas debo abandonar para que esto suceda?

El último podría ir a su gerente directo, pero los tres son importantes. La mayoría de los gerentes/clientes asumirán que todos los tickets son importantes hasta que se vean obligados a considerar los tres aspectos de una tarea.

Es fácil ser frívolo con el primero ('¡Ayer!'), Pero el segundo y el tercero los obligan a articular su problema y matar a sus seres queridos. Más de una vez, se me asignó un ticket con la prioridad más alta, pero se eliminó después de que el gerente se dio cuenta de que no sabía lo que realmente quería o que no estaba dispuesto a dejar de trabajar en otro ticket para hacer ese ticket. suceder.

Tu supervisor debería haber abordado cómo haces esto, ya que dudo que quiera participar en la planificación de cada tarea que te encomienden.

Calcule cuánto tiempo le llevará completarlo en el contexto de su carga de trabajo actual. Envíe esta fecha al solicitante. Recibirá una confirmación u otra solicitud para una fecha anterior (posiblemente con o sin motivo).

Debe tener algún tipo de arreglo con su supervisor inmediato sobre cómo priorizar su trabajo. Puede que no sea un proceso documentado formalmente, sino simplemente lo que ha aprendido a lo largo del tiempo. Esto puede variar según quién/qué departamento hizo la solicitud, el proyecto, la época del año, etc. Solo puede basarse en la información que tiene y cómo cree que encaja en este modelo. Es posible que deba obtener el permiso de otro solicitante para respaldar su estimación de tiempo.

Evita dar la impresión de que retrasas todo y no haces nada a tiempo o evitas ciertos tipos de tareas.