La empresa no respondió el correo de la factura

Llevo casi 2 meses trabajando como freelance, a tiempo completo, para la misma empresa. Sin experiencia previa como freelance. Según el contrato, tienen 30-45 días para depositar el dinero en mi cuenta.

Envié un correo electrónico con la factura, hace 3 semanas. No obtuve respuesta. Lo encuentro extremadamente poco profesional, y realmente no quiero trabajar más con una empresa que, al tener su propio departamento de pagos, no responde algo como "recibido". Además, no estoy hablando de una pequeña empresa.

Tengo planes de escribir un correo electrónico en 3 días (lunes) indicando que, a menos que obtenga una respuesta, no trabajaré más de esa semana.

Mi pregunta es:

  • ¿Cómo se manejan estas situaciones? ¿Sería mejor esperar al último día de pago que dice el contrato y luego emprender acciones legales?
  • ¿Cómo puedo escribir este correo electrónico, considerando que, si recibo una respuesta hasta la próxima semana, estoy interesado en continuar trabajando para la empresa?
  • Si me pagan y continúo con la empresa, pero esto vuelve a suceder, ¿cómo podría manejarlo?

Más detalles:

No me quejo de que no me paguen. Considero que no dar ningún tipo de respuesta a un correo de facturación es bastante poco profesional. Agregando a mi incomodidad, anteriormente se habían comportado de manera poco profesional, al no decirme cómo/cuándo hacer los pasos anteriores (enviar y confirmar las horas que hice); y cómo/cuándo enviar la factura; para todo lo referente a horas/pago, siempre he tenido que mandarles mails insistiendo/preguntando para saber como funciona el proceso. Considere también que si no contestan la factura, nunca sé si podrían tener un problema con los datos bancarios/factura en el último minuto, incumpliendo así el contrato (si me informaran, digamos, el día 44).

También:

  • por lo que me han dicho el cliente esta muy contento con mi trabajo
  • Hablé con el encargado del proyecto sobre esto, quien supuestamente envió un mensaje al encargado del pago, pero no sé nada más al respecto.
  • Obviamente tengo que facturar el trabajo que he estado haciendo estas últimas semanas, la próxima semana (para un total de 4 semanas).

Hacer un seguimiento:

Este comportamiento ha sido el mismo durante los 4 meses de trabajo con ellos; Envío las facturas, el equipo de contabilidad no responde ese ni los otros 2 correos electrónicos pidiendo una respuesta; Pasan 3 semanas, le digo eso a mi contacto en la empresa, y después de 10 días recibo el pago. Entonces esta sí es una empresa con un serio problema para hacer sus pagos y tener una comunicación respetuosa con sus contratistas.

Gracias a todos por la entrada.

Tienen 45 días para depositar el dinero en tu cuenta. Hasta ahora les ha proporcionado solo 21 días. Yo... no veo por qué estás preocupado en este momento. No veo por qué está considerando amenazar con rescindir el contrato, a pesar de que no se ha producido ningún incumplimiento material. ¿Podría elaborar? Tal vez no estoy entendiendo.
@ChrisInEdmonton Quería que fuera breve, agregué más detalles. Gracias por tu tiempo.
Cuando recibe la factura de su teléfono celular, ¿llama a la compañía y les dice que la recibió o simplemente paga en el momento en que vence? ¿Por qué deberían tratar su factura de manera diferente a eso?
Además, si trabaja mucho como autónomo, ahora tenemos un sitio Freelancing.SE disponible en Beta pública.
@CanadianLuke Eso es genial!!
Es muy común que las empresas no respondan a los correos electrónicos de facturación. Rara vez es una indicación de que no te van a pagar.
No estoy seguro de en qué industria estás, pero 45 días es mucho tiempo en mi humilde opinión. Descubrí que las fechas de vencimiento más cortas generan pagos más rápidos... actualmente requerimos el pago dentro de los 15 días.
@LindseyD Soy programador de software. Y sí, realmente parece ser demasiado, pero como dije, es la primera vez que hago un trabajo independiente, así que todavía estoy aprendiendo sobre contratos y esas cosas.
En realidad, usted es el que actúa menos que "profesional" al preguntar antes de que haya pasado la fecha "tardía" de la factura. Te hace ver un poco demasiado ansioso e impaciente. Nadie acusa recibo de una factura... simplemente envían un cheque o lo que sea en algún momento después de recibirlo. Y, muchas empresas en realidad enviarán el pago después de su "fecha de vencimiento"... así es como operan las empresas y no es "poco profesional" en realidad, y debería acostumbrarse a esto si va a hacer esto por sus ingresos. .
Para una empresa, el curso de acción financieramente más beneficioso al manejar pagos de proveedores es pagarlos cerca del final de la fecha de vencimiento. El dinero que está en la cuenta bancaria de la empresa genera una pequeña cantidad de interés. El dinero que se paga a un proveedor no genera intereses. Incluso teniendo en cuenta la inflación y la baja tasa de interés, una empresa casi siempre obtendrá una mayor ganancia financiera al retrasar el pago de los proveedores hasta el final del período legalmente permitido.
Todavía me pregunto por qué eligió un contrato que significa que tiene que esperar más de un mes por su dinero. Cuanto más se demoren en pagarte, mejor será para ellos. Simplemente rechazo ese tipo de cronogramas de pago y dicto el mío, que generalmente es el pago inmediato.
@Kilisi, como ya dije, esta es mi primera experiencia como freelance. No sé cuál sería un calendario de pago normal, o cómo debo negociar. Y (nuevamente) no me quejaba de que no me pagaran.
No hay 'normalidad', es beneficioso que te paguen lo más tarde posible, es beneficioso que te paguen lo antes posible. La negociación depende de eso, si estás en una posición fuerte, acortas el tiempo, si están en una posición más fuerte, lo hacen lo más largo posible.
No es ni remotamente poco profesional que no reconozcan haber recibido la factura. Es perfectamente normal. Si quieres verificar que lo recibieron, está bien, pero no seas conflictivo al respecto. Solo pregúnteles si lo recibieron. (Idealmente, esto habría sido un par de días después de enviarlo, si esperaba una respuesta).
Además, si "Según el contrato, tienen 30-45 días para depositar el dinero en mi cuenta". es exacto, es un contrato extraño. La redacción normal solo especificaría un límite superior (y más de 30 días es atípico). Por ejemplo, "El Consultor emitirá facturas vencidas a un plazo neto de 30 días, y la Compañía pagará dichas facturas dentro de los 30 días siguientes a la fecha de la factura".
Otro punto de interés es que dijiste "Además, no estoy hablando de una pequeña empresa". Dado ese hecho, tendría incluso menos expectativas de una notificación de reconocimiento. La empresa más pequeña va a ser la que se preocupe por los detalles personales, no una más grande.
Lo fundamental que me falta es: ¿qué pone en marcha el reloj? 45 dias a partir de cuando? Claro que puedes poner una fecha en la factura, pero para que este contrato tenga algún significado, necesitas la confirmación de que el reloj se ha puesto en marcha. No lo encuentro irrazonable. Pero tienes que tener muy claro que eso es lo que quieres.
@CandiedOrange 45 días después de recibir la factura. Es por eso que asumí que habría una confirmación "recibida".
Correcto, y sin eso, el límite de tiempo en su contrato no tiene sentido. Puede enviar cartas por correo que requieran una firma al recibirlas. Si van a seguir arrastrando los pies, es posible que tengas que saltar.
Su próximo contrato debe contener una cláusula "facturas a pagar dentro de xxx días; recibo de factura a ser reconocido dentro de 7 días", si desea evitar una situación en la que después de 45 días la reclamación no recibió su factura.

Respuestas (7)

Según los términos de su contrato, la empresa tiene 45 días para responder a su correo electrónico mediante el pago de su factura. Hasta ahora les ha proporcionado solo 21 días. Es bastante poco profesional de su parte exigirles un estándar diferente al que especifica el contrato.

Sí, es posible que no le paguen dentro de los 45 días. Es posible que lo anuncien el día 44, o que no lo anuncien en absoluto, simplemente no le paguen. Ojalá eso no pase, pero por eso tienes contrato.

Si deseaba condiciones diferentes (por ejemplo, la empresa debe acusar recibo de la factura), debería haberlo incluido en el contrato. Sería una cláusula increíblemente extraña de incluir, pero puedes poner más o menos lo que quieras en un contrato, siempre que la otra parte esté de acuerdo.

Aparte de eso, podría, en el futuro, intentar leer los recibos o intentar enviar la factura con una oración como "Agradezca acusar recibo de esta factura" en el cuerpo del correo electrónico. Pero la empresa puede optar por ignorar su solicitud y sería inapropiado que usted la exija, asumiendo que no está en su contrato.

Es típico que las empresas paguen cuando vence una factura, no antes. El OP lo considera como una fecha de pago mientras que lo ven como una fecha de no pago hasta la fecha. Si desea que le paguen más pronto, reduzca el tiempo a 30 días o incluso márquelo como 'ahora vencido', pero manténgalo en los 45 días que acordó. Ciertamente no debería volverse engreído después de solo 21 días.
@JamesRyan lol "engreído". Como dije, no me quejo de que no me paguen.
@ usuario2819864 como han dicho otras personas, no debe esperar que reconozcan una factura, excepto pagándola dentro o después del tiempo establecido, a menos que se lo haya pedido expresamente, ese tiempo ni siquiera está cerca y está hablando de incumplimientos de contrato y ultimátum de negarse a trabajar. Si envía correos electrónicos como ese en un abrir y cerrar de ojos en lugar de tener una conversación informal razonable con la persona relevante, las empresas simplemente no lo contratarán más. Los estás llamando poco profesionales cuando la situación nace de tu inexperiencia y reacción instintiva. Relájate y habla más.
Si está utilizando MS Outlook, siempre puede marcar las casillas Solicitar un recibo de entrega y Solicitar un recibo de lectura. El usuario tiene la opción de no aceptarlos, pero normalmente solo hará clic en Aceptar.
@MichaelJ. Eso a) no es exclusivo del software de Microsoft, yb) completamente poco confiable (técnicamente). Es muy probable que la solicitud no llegue al destinatario.
Estoy de acuerdo con la mayor parte de esta respuesta, pero agregaría un punto más. A veces, está bien renegociar un contrato. Por supuesto, el cliente siempre puede decir "no" a una renegociación. Pero si su flujo de efectivo es tal que no puede esperar de 30 a 45 días para recibir el pago, puede valer la pena tragarse su orgullo y solicitar una revisión de sus términos antes de comenzar con el próximo conjunto de entregas.

Entonces, ¿envió un solo correo electrónico hace tres semanas y ahora básicamente va a cancelar la empresa?

La gente se ocupa. Las cosas se deslizan. Lo que debería haber hecho si estaba particularmente preocupado:

  1. Enviar correo electrónico
  2. Seguimiento en unos días con una llamada telefónica para confirmar
  3. Obtener una fecha firme en la que la empresa procesará el pago por
    • Si esto no sucede por alguna razón, hable con su contacto comercial y pregunte sobre esto.
  4. Seguimiento de nuevo si eso no sucede

Nunca debe enviar correos electrónicos cuando desee una respuesta en un período de tiempo determinado. ¡Especialmente si planea dejar de fumar si no lo hace!

Si debe documentar algo, envíe su correo electrónico inicial y luego haga un seguimiento con una llamada telefónica (especialmente si no recibe la confirmación electrónicamente). Tenga en cuenta que no recibir respuestas de confirmación de las facturas es bastante estándar.

Creo que incluso los pasos 2 y 3 son un poco exagerados. En todos mis años de gestión de una empresa, tanto para enviar como para recibir facturas, es extremadamente raro hacer un seguimiento de una factura con una llamada telefónica y exigir una fecha firme de pago, cuando las condiciones de pago ya están especificadas en la factura/contrato. El procedimiento normal es: (1) enviar la factura, (2) perseguir después de que se pierda la fecha límite. Esto no es solo una cuestión de convención: es una pérdida de dinero injustificada para que las empresas dediquen tiempo a confirmar / perseguir / ser perseguidos en facturas que aún no vencen.
@JonBentley Estoy de acuerdo, pero el OP aparentemente está muy interesado en confirmar/etc. En un sentido general, lo que está diciendo es cierto, pero considerando su interés en confirmar y asegurarse de que les paguen 2/3 parece razonable. Editaré para aclarar lo que dices.
Esta es la razón por la cual la facturación es estresante para quienes son nuevos en ella. No tiene idea de si un correo electrónico ha llegado y ha sido procesado. Entonces, confírmelo o acepte que si algo sale mal, definitivamente no se le pagará a tiempo y, por lo general, con un mes de retraso si nunca ven la factura hasta que la persigue después de que ya venció. Un trabajador independiente con un solo cliente actual tiene más interés en que una factura en particular (su único ingreso) se pague a tiempo, que una empresa más grande con muchas facturas pendientes, la mayoría de las cuales se pagarán.
@SteveJessop, exactamente mi posición. Gracias por entender.
@JonBentley, ¿estás diciendo que si no cumplen con la fecha límite de pago, simplemente debería "perseguirlos"? ¿No tendría que llamar inmediatamente a un abogado y dejar de trabajar? Pregunta honesta, no sarcasmo.
@user2819864: No tienes que seguir ninguna estrategia. El objetivo es cobrar. He tenido facturas pagadas tarde y fue solo porque el contador no tuvo su acto en orden. No es aceptable, pero si su contacto comercial valora el trabajo que hace, entonces cuando les diga que no le han pagado, atacarán a ese contador con casi tanto impacto como lo haría su abogado. El único beneficio para usted al dejar de trabajar es si (a) centrará sus mentes en pagarle lo antes posible o (b) nunca pagarán y usted está reduciendo sus pérdidas. No tiene por qué ser su primer movimiento y es arriesgado.
@user2819864 En el Reino Unido, de donde soy, terminar su relación comercial y contratar a un abogado el primer día que vence un pago sería visto como muy extraño y agresivo. De hecho, los jueces en los tribunales aquí desaprobarán en gran medida las acciones legales que se emprendan sin ningún esfuerzo por resolverlas antes. La ruta normal sería perseguirlo cortésmente, enviar un recordatorio cortés, enviar un recordatorio final con una amenaza de acción legal y luego buscar soluciones legales. Por lo general, esperaría al menos 30 días antes de hacerlo, siendo 14 días el mínimo recomendado.

"¿Cómo puedo escribir este correo electrónico". ¡No envíes correos electrónicos! Llame a su contacto allí. Dígales que enviará otra factura la próxima semana y que quiere asegurarse de que no haya problemas con la primera factura que envió. Sea cortés, no han hecho nada malo. Todavía están dentro de su ventana de pago, etc.

Parece que realmente solo desea una confirmación de que recibieron la factura y la están procesando. En el futuro, cuando envíe una factura, simplemente llame más tarde ese día o al siguiente para asegurarse de que la hayan recibido. Si tiene suerte, se darán cuenta y comenzarán a enviar una respuesta inmediata por correo electrónico a futuras facturas diciendo que lo recibieron.

Me gusta más esta respuesta, porque aborda la preocupación directa: que realmente recibieron la factura. Dado que es muy posible que haya quedado atrapado en un filtro de spam, es una preocupación razonable para las primeras facturas enviadas por correo electrónico. Mucho mejor usar una llamada telefónica rápida para confirmar el recibo, que no pagar a tiempo porque nunca vieron la factura...

EDITAR: Parece que solo has esperado 21 de 30-45 días. Así que no hay ningún pago pendiente. No todos los clientes reconocen haber recibido una factura. Si necesita dicho reconocimiento, debe solicitarlo explícitamente.

Tu manejo de la situación es básicamente correcto.

El hecho de que el departamento de atención al cliente aprecie su trabajo debe ser usado/explotado aún más por usted.

Dígales que lamentablemente no se comunica con el departamento de pagos, lo cual es una pena, ya que disfruta trabajar para ellos, pero obviamente necesita que le paguen.

Siempre es preferible que el cliente pueda manejar problemas internos de la empresa como este; es mucho más difícil estar solo frente a una entidad corporativa opaca y silenciosa.

El lunes, le diría al departamento para el que trabaja que necesita el pago para el final de la semana, o no se presentará el próximo lunes. Recuerde agregar que preferiría que le pagaran y continuar trabajando, pero debe trazar la línea ahora. Cualquier persona razonable lo entendería, y si realmente aprecian el trabajo, incluso pelearán tu batalla.

La factura aún no vence. Darse la vuelta y decir "Necesito que pagues esta factura antes de tiempo o ya no trabajaré para ti". probablemente no sea una buena manera de seguir recibiendo negocios de esa empresa. No creo que nadie razonable lo entienda. Si estuvieran atrasados, claro, pero no es así.
@AnthonyGrist ¡No quería que pagaran antes! por favor lea la pregunta de nuevo. Solo quería saber que recibieron la factura y que era correcta y, con suerte, una fecha estimada de pago.
@ user2819864 Lea esta respuesta nuevamente. Lo estaba comentando, no su pregunta, y menciona mucho que se le pague al final de la semana (es decir, temprano).

ChrisInEdmonton dio una respuesta muy adecuada con respecto a que la empresa se encuentra dentro de los límites de su contrato establecido. Si los términos acordados originalmente no se ajustan a su modelo comercial actual, debe renegociar cuando tenga la oportunidad.

Dicho esto, quería cambiar el punto de vista de este problema que creo que puede darle una idea de la perspectiva de la otra empresa. No estoy de acuerdo con que la empresa con la que está haciendo negocios sea irresponsable. Por el contrario, veo esto como una buena práctica comercial para esperar hasta el último minuto para pagar lo que se debe.

Hay un concepto en finanzas llamado el valor temporal del dinero que establece que es mejor tener dinero ahora que más tarde, ya que el dinero que se posee ahora se puede invertir para obtener mayores ganancias. En cualquier modelo de negocio mediano a grande, es bastante raro que una corporación simplemente deje su dinero en una cuenta corriente sin cobrar intereses. Por lo general, existe un Departamento del Tesoro cuyo trabajo es (entre otras tareas) reinvertir capital en instrumentos financieros a corto plazo (pero con aversión al riesgo) que devengarán intereses de manera segura mientras ese dinero no esté en uso. En una corporación lo suficientemente grande con los instrumentos adecuados, a veces estos "dólares ociosos" pueden hacer que la empresa obtenga miles de dólares en ganancias en solo un par de días.

Si bien su factura individual puede ser lo suficientemente pequeña como para que la empresa no gane la lotería al retrasar su pago unas semanas, es importante tener en cuenta que un departamento de facturación corporativo inteligente probablemente tenga un sistema en el que esperar hasta la última semana. de la fecha de vencimiento de una factura antes de soltar el dinero. En un grupo de facturas lo suficientemente grande, esto les ahorrará dólares reales durante un período de tiempo determinado. Por el contrario, el departamento de Cuentas por cobrar tendrá una motivación similar para recibir el pago lo antes posible (al igual que usted está tratando de hacer).

Por lo tanto, es realmente una buena práctica comercial universal... siempre debe tratar de cobrar sus pagos lo más rápido posible y retrasar sus facturas el mayor tiempo posible. Con este fin, es imprescindible agregar estipulaciones en sus contratos que respalden estos objetivos. He visto una variedad de "trucos" para lograr esto, que incluyen "zanahorias", como ofrecer pequeños descuentos en una factura por artículos pagados dentro de los primeros 15 días, hasta "palos", como incluir sanciones financieras progresivas por facturas no pagadas después de 45, 60 y 90 días.

Situación complicada: podrían estar sucediendo algunas cosas diferentes

  1. Hipo administrativo o incompetencia (lo más probable)
  2. Retraso intencional (le sucedió a un amigo mío, básicamente dijeron "demandarnos")
  3. Problemas de presupuesto o contabilidad (no hay una cubeta de donde pagarle)
  4. Algo más nefasto (te están engañando intencionalmente)
  5. Cualquier combinación de las anteriores

Lo ideal es que manejes esto sin dañar la relación (al menos no de inmediato). Su mejor oportunidad es trabajar a través del gerente de contratación hasta la persona que más se beneficia de su trabajo. Inicialmente, manténgase positivo y constructivo. Algo como

Hola, me gusta mucho trabajar para ustedes, pero aún no me han pagado en las últimas xxx semanas. Estoy seguro de que es solo un problema de papeleo, pero sería genial si pudiéramos solucionarlo. Los niños se pusieron a comer y si no tengo ningún pago para la fecha YYY, no veo otra opción que dejar de trabajar para ustedes y buscar otra fuente de ingresos. Realmente no quiero que esto suceda, así que agradezco cualquier ayuda que puedan brindar.

Ese enfoque me ha funcionado bien en el pasado.

Ese tipo de correo sería apropiado solo después de 30 días. Antes, absolutamente no será apropiado.

Es muy posible que cuando envió el correo electrónico, especialmente si la línea de asunto contenía "Factura" o "Recibir" y/o la factura estaba en un tipo de documento de Microsoft Office más antiguo, que su servicio de correo electrónico lo rechazó porque posiblemente contenga malware. Se envían formas muy graves de ransomware en correos electrónicos que pretenden ser "Facturas" utilizando tipos de documentos antiguos de Microsoft Office. Muchos servicios de correo electrónico fallan de forma conservadora y bloquean casi cualquier cosa que se ajuste a la descripción, incluido el correo electrónico que contiene facturas válidas.

La empresa no respondió el correo de la factura
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