¿Hay algo de malo en enviar las actas de las reuniones con retraso?

Respuesta rápida: depende.

Depende de:

• Frecuencia: Si tienes una reunión diaria, enviar el acta un día después la hace inútil.
• Puntos de acción: si está tratando con varias personas que seguirán las acciones discutidas durante la reunión, es mejor enviar las actas antes de que las otras personas hagan algo. De lo contrario, si los asistentes continúan con las acciones incorrectas, podrán decir que estas acciones eran lo que habían entendido.
• Asistencia: Dependiendo del nivel de control que los asistentes quieran sobre los resultados de la reunión, es mejor enviar las actas de inmediato en lugar de que piensen que alguien podría no haber entendido algo. Se aplica especialmente si tiene miembros de alto nivel en la reunión.
• Objetivo de la reunión: La mayoría de los anteriores se basan en la suposición de que habrá acciones como uno de los resultados de la reunión, y creo que ese es el objetivo de la mayoría de las reuniones. Sin embargo, si la reunión fue para discutir algo que no tendrá más discusión o acción por realizar (por ejemplo, una reunión de cierre de proyecto), entonces no es estrictamente necesario tener las actas de inmediato... pero es importante tener las actas para referencia futura.

Ahora, pensando en esta pregunta desde otra perspectiva:

- ¿Por qué el minuto tardaría más que algunos minutos en escribirse?

Creo que, siempre que los temas de la reunión estén claros antes de la reunión, entonces el acta será una cuestión de agregar detalles a los temas cubiertos, agregando potencialmente las acciones decididas que se tomarán y estableciendo responsables para cada una.

Por otro lado, si al inicio de la reunión no están definidos los temas a tratar, entonces las actas requerirán mucho más esfuerzo para ser redactadas, y por lo tanto tomarán más tiempo. Pero en este caso, ya tienes un problema antes de la reunión, no solo después.

Las actas son un registro de una reunión. No debería desencadenar nada. Debería haber otro mecanismo donde, si se identifica una acción, se active el trabajo. Tarde es por definición. ¿Qué define su proyecto para la entrega a tiempo de las actas de esa reunión en particular? Llegas tarde cuando vas más allá de eso.

Leí las respuestas aquí y son excelentes y tienen buenos puntos, pero aún así voy a apostar y decir que debe enviarlas lo más rápido posible.

Además de todas las razones para hacerlo que ya se han mencionado (puedes verlas en la respuesta de Tiago Cardoso ), voy a decir que dado que tu proyecto puede estar avanzando directamente después de la reunión, especialmente si hubo elementos de acción asignados. - corre el riesgo de que sus notas estén desactualizadas en el momento en que se envían.

Yo mismo he tenido este problema y, aunque todos queremos que nuestros correos sean perfectos, también queremos que nuestros proyectos se ejecuten lo más rápido posible. Cuando consigues esa velocidad y tus propios emails empiezan a necesitar correcciones y adiciones para que quien lo lea entienda lo que pasó entre el minuto y el momento presente, te das cuenta de que esto te está creando un trabajo innecesario.

Mi sugerencia es entonces que envíe sus actas lo más rápido posible . No es necesario que sean perfectos, sino que sean claros y fáciles de entender, como un buen resumen de lo que sucedió allí.

PD: Una razón para no hacerlo es dejarse calmar y enviar un buen esquema de la reunión, especialmente si resultó ser agitada o controvertida. Diría que la solución a esto es mantener su profesionalismo y objetividad al enviarlos, en lugar de que "suceda" a usted.

Parece que estas son reuniones de estado y las notas son un tipo de informe de estado. Si este es el caso, el calendario de las notas está determinado por la urgencia de los temas discutidos. A juzgar por la solicitud de que se envíen las notas inmediatamente después de la reunión, parece que puede haber problemas bastante urgentes que tratar y un conjunto de partes interesadas que sienten que necesitan saber sobre esos problemas en poco tiempo.

En esas condiciones, las minutas no son la mejor manera de obtener la información de manera oportuna. Considere crear algún tipo de esquema de categorización para los temas que se discuten. Los que requieren una acción inmediata o aquellos sobre los que las personas sienten que necesitan ser alertados rápidamente deben tener un proceso de informe diferente al de los elementos menos urgentes. Las minutas bien redactadas son más adecuadas para mantener a las personas al tanto de lo que sucedió en la reunión, en lugar de ser un desencadenante para tratar problemas urgentes.