Al administrar un proyecto que involucra a participantes de todo el mundo, es bastante manejable que dos zonas horarias se encuentren (alguien estará al final de su turno mientras que alguien está comenzando el suyo), pero agregue una tercera zona horaria y alguien va a tener una llamada a las 11 pm. ¿Hay alguna práctica que haya encontrado que funciona bien? Las soluciones que he visto hasta ahora son:
¿Qué te ha funcionado bien?
En mi experiencia, la mejor solución es compartir la carga. No importa qué, alguien será molestado. Por lo tanto, si rota los horarios de las reuniones para que todos experimenten el dolor periódicamente, ayudará al equipo en su conjunto a valorar el tiempo que sus compañeros de trabajo distantes pasan en las reuniones.
Si su equipo pasa una reunión temprano en la mañana con usted, apreciará más su tiempo cuando tenga que dejar de dormir para reunirse con ellos tarde en la noche.
Además, considere que sus reuniones ya son remotas e involucrarán alguna forma de tecnología de reuniones o software de videoconferencia. Puede dar a los participantes fuera del horario comercial la opción de reunirse desde la comodidad de su hogar, suponiendo que tengan la tecnología. Esto eliminará cualquier necesidad de viajar a la oficina para una reunión breve.
Actualmente estoy involucrado en un escenario similar administrando un proyecto global que requiere alineación con nuestros colegas en Asia, Europa y América del Norte.
Todavía tenemos llamadas a las 6:00 am GMT y otras llamadas tardías para discutir problemas abiertos con los equipos en los Estados Unidos, especialmente cuando se encuentran en la costa occidental. Sin embargo, nos aseguramos de que solo los equipos necesarios asistan y admitan estas llamadas desde casa mediante el uso de la VPN y otras instalaciones de conferencias.
Desafortunadamente, no podemos evitar tener estas conferencias telefónicas al menos una vez al mes, que son de gran ayuda para evitar problemas de comunicación por correo electrónico, pero usamos estas llamadas para configurar los próximos pasos y asignar la carga de trabajo y, eventualmente, discutir cualquier tema abierto que no hemos podido resolver las semanas anteriores.
Una vez que hemos acordado los siguientes pasos, configuramos una carpeta de trabajo en nuestro SharePoint para cada región que estará abierta a todos los líderes de equipo y al administrador del programa para realizar un seguimiento de cualquier progreso.
Mediante el uso de herramientas como SharePoint, EDMS o wikis corporativos como mecanismo para comunicar la carga de trabajo, los problemas y las estadísticas, hemos logrado reducir la necesidad de llamadas semanales que involucran a todas las regiones.
Otra alternativa podría ser el establecimiento de una función de controlador o un equipo de administración central ubicado en Europa para recopilar y administrar los aportes de las otras dos regiones; por ejemplo, revisiones matutinas con Asia y revisiones tardías con América. Sin embargo, he encontrado este rol bastante complicado ya que maneja la información antes que otros miembros de los equipos y puede crear ciertos conflictos.
En resumen, los factores clave son determinar las reuniones más relevantes que requieren una interfaz en vivo y establecer un mecanismo sólido para comunicarse de manera efectiva y realizar un seguimiento del progreso del trabajo (Documentos de Google, SharePoint, etc.)
Evite las reuniones. Hay muchas herramientas que funcionan mucho mejor que las simples conversaciones telefónicas. Dichas herramientas incluyen: páginas wiki, software de seguimiento de problemas, uso compartido de documentos, sistemas de revisión de código, control de versiones.
Partir de la necesidad de la reunión y su agenda: 1. ¿Es una reunión informativa? 2. ¿Una reunión de aclaraciones? 3. Una reunión por el bien de la reunión (he visto muchas de esas) 4. Una reunión de lluvia de ideas
En base a esto, puede ver quiénes deberían ser los asistentes, tal vez no se necesiten todos los miembros del equipo, sino solo los líderes del equipo.
Pero usar Documentos compartidos a través de Google docs o el nuevo y mejor Google Cloud Connect resultó ser una maravilla para sincronizar al equipo en lo que debería trabajarse hoy; esto nos ayudó a eliminar las llamadas diarias del proyecto y dejar solo 1 Scrum de Scrums por semana. (Solo los Líderes de equipo comparten la carga de la llamada) Los equipos (3 zonas horarias diferentes: -6 +2 y +9) continúan haciendo su reunión local cuando les conviene.
Comparte la carga. Pero no olvides que en realidad tienes tres equipos diferentes. No habrá fin de diferencias entre los equipos. Algunos elementos serán difíciles de resolver a la distancia. Haga todo lo que pueda para mejorar las comunicaciones.
Incluso con equipos de dos sitios diferentes con un par de horas de diferencia, descubrí que había dificultades de comunicación a lo largo de la distancia. No disponía de videoconferencias, por lo que las comunicaciones se limitaban a correos electrónicos y llamadas telefónicas. Durante un período de dos semanas, terminaría con 10 a 12 puntos conflictivos con varios grupos en el otro equipo. En el transcurso de unas pocas horas durante mi viaje quincenal, todos estaban envueltos en reuniones cara a cara.
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Tiago Cardoso