Factores a considerar para fusionar dos o más equipos de operaciones de TI en UNO

¿Cómo calculo el costo por empleado para la empresa ya que existen algunas similitudes en la naturaleza del trabajo que realizan? Como por ejemplo, soporte de Exchange, soporte de Nivel 3, etc...

• Su enfoque no debe ser los costos de sus empleados, sino los costos de sus servicios. Primero obtenga una lista de todos los servicios que ofrece el departamento de TI. Luego, debe calcular los costos específicos de los servicios y distribuir sus costos generales y generales en su cartera de servicios.

A primera vista, su pregunta no está completamente relacionada con la comunidad (esto es gestión de proyectos, no gestión de personas). Sin embargo, podría obtener información útil si toma prestadas partes del proceso de creación de la Carta del proyecto del PMBoK.

Específicamente, estoy pensando en crear la lista de partes interesadas y obtener sus comentarios antes de iniciar el proyecto de integración. Está preguntando sobre las pautas de costo por empleado, pero puede que no sea importante para todas las partes interesadas involucradas. Una de nuestras adquisiciones recientes tenía una estructura de devolución de cargo extremadamente elaborada para los servicios de TI en la que se facturaba a cada grupo con informes muy detallados. Asumieron que hicimos lo mismo y siguieron presionando para obtener información que nuestro grupo financiero interno no tenía ningún interés en proporcionar. Parece bastante discusión a niveles mucho más altos que el mío para que todos entiendan lo que sucederá en el futuro.

Cortar suposiciones, construir una lista común de prioridades para la integración y escribir lo que todos acuerdan que se hará es de vital importancia al comienzo de un proceso de integración.

ITIL tiene un marco general para la gestión financiera de los servicios de TI que podría ser un lugar útil para comenzar con las preguntas específicas que está haciendo.

Mi empresa actual es una organización de crecimiento a través de adquisiciones y tenemos varios proyectos de integración en ejecución en un momento dado. Desafortunadamente, TI se incorpora a estos proyectos bastante tarde (preocupaciones de confidencialidad, restricciones de NDA, etc.), por lo que no siempre podemos tener estas discusiones, y eso nos perjudica a largo plazo.

No creo que haya un modelo al que pueda referirse que indique cuánto más eficiente será, y creo que esto será muy difícil de calcular. Tal vez debería tomar todos los perfiles de los empleados y resumir sus habilidades. De esa manera, tendrá una idea de, por ejemplo, cuántos empleados tienen habilidades de "Microft Exchange", etc.

Después de eso, tal vez pueda identificar personal obsoleto, o al revés, puede corroborar la mejora en la continuidad y otras áreas cualitativas.

Puede hacer un análisis funcional de la carga de trabajo para determinar un recuento estimado de empleados. Estos son los pasos que usé en un esfuerzo similar para consolidar un equipo de empaquetado de aplicaciones de TI que originalmente informaba a diferentes áreas:

1. Cree un desglose de cómo cada persona pasa su tiempo:
   • Ej.: Empleado A, 50 % de tiempo resolviendo tickets, 25 % de cambios/adiciones, 25 % de informes
2. Determine cuánto tiempo se dedica actualmente a cada área de trabajo funcional:
   • Ej.: Tiempo actual total dedicado a resolver tickets = 0,5 Empl A + 0,75 Empl B...etc. = total del tiempo de 4 empleados
3. Determine cuánta eficiencia espera ganar al combinar esta área. Esto es más arte que ciencia, pero puedes acercarte bastante. En mi esfuerzo, la mayor eficiencia provino de la especialización. Aquí es donde puede ver diferentes cosas organizacionalmente: hacer especialistas completos (por ejemplo, una persona solo resuelve tickets) o consolidar en una ubicación o cualquier opción que tenga. Obviamente, debe tener en cuenta cómo las personas pueden percibir o reaccionar ante estos cambios.
   • Ej: si el tiempo actual de resolución de tickets = 4 empleados, la consolidación del trabajo podría mejorar eso en un 25 % = 3 empleados.
4. Sume el tiempo total de los empleados para cada área funcional... ahí está su recuento total y una forma de determinar el costo por empleado después del cambio.

Cuando hicimos esto, la consolidación incluía tareas que no estaban dentro del alcance del nuevo equipo. En realidad, esto nos ayudó a NO reducir tanto el personal, ya que a las personas que no estaban en el nuevo equipo se les asignaron otros roles.

Más allá de la rentabilidad del equipo, la mayor ganancia que obtuvimos fue la EFICACIA del equipo. ¡El tiempo de ciclo de las solicitudes de paquetes de aplicaciones se redujo en un 70 %!