¿Deberían ambos puntos de contacto responder a un correo electrónico dirigido a nosotros? [cerrado]

El objetivo de tener dos puntos de contacto es que solo uno de ustedes necesita responder al correo electrónico. Si su colega ha abordado suficientemente las preguntas en el correo electrónico, entonces no necesita hacer nada. Muchas veces incluyo a varias personas solo para que sepan lo que está pasando, no porque necesite la acción de cada una de ellas.

Sin embargo, si su colega es siempre la persona que responde a los correos electrónicos y usted no, eso podría verse mal. Tal vez simplemente no accede a su correo electrónico con tanta frecuencia como su colega, o tal vez su colega es el tipo de persona que responde en el instante en que recibe un correo electrónico. De cualquier manera, es bueno que su voz se escuche con regularidad, pero no es necesario que se escuche cada vez.

Así que relájate, probablemente estés pensando demasiado en las cosas. Siempre que usted se encargue de la comunicación, no debería tener nada de qué preocuparse.

Esto requiere un proceso oficial Cualquiera de los sistemas de administración de tareas (podría ser un poco exagerado), pero todos deberían saber oficialmente que:

• El tiempo de respuesta es X
• Si no, entonces la persona Y es el punto de escalamiento.

Además, mi pregunta es:

¿Cuál es la proporción? Si solo hay dos personas en el equipo, entonces, lógicamente, la proporción de correos electrónicos respondidos debería ser 50:50.

Para mí, suena como "una última gota": su colega puede sentir que está respondiendo todos los correos electrónicos, mientras que usted no hace nada. Entonces, si alguien trata de juzgarte por no responder un correo electrónico no urgente de baja prioridad, su motivo podría ser "Ya tuve suficiente".

Así que los siguientes pasos:

• Obtenga datos duros de al menos 3 meses en el pasado. Y vea cuál es la proporción de correos electrónicos respondidos que han sido dirigidos a ambos. Si la relación es 80-20 con respecto a su colega, tiene un problema. Si es alrededor de 50-50, probablemente estés bien.
• Obtener razones. Ya espero que la tasa de correos electrónicos respondidos sea de alrededor de 60-40 a 80-20 a favor de su colega. Obtenga una respuesta buena y real de por qué está sucediendo así. Obviamente, omita este paso si la tasa es 50-50
• Habla con tu colega Tienes que estar preparado para ambas variantes. O bien (si la proporción es 50-50) ser como "¿qué está pasando?" y asumir algún malentendido, o ser como: "Pensé que mi tarea principal era X mientras que su tarea es responder correos electrónicos. Configuremos un proceso en esto, ¿de acuerdo?"
• Hable con la persona que planteó esto como un problema. Y asegúreles sobre el proceso y cómo usted, como equipo, está al tanto de la prioridad de cada correo electrónico.

Nuevamente, asuma malentendidos, asuma las mejores intenciones y actúe como dispuesto a cambiar, dispuesto a hacerse cargo, dispuesto a intensificar (proactivo, activo, feliz de hacer más trabajo)

Mejor respuesta: debe, si es posible, configurar una cuenta de grupo de equipo o un grupo de distribución. Toda la comunicación del proyecto debe pasar por este grupo.

Razones para esto:

1. Los miembros del equipo que se incorporan tarde tienen acceso a las comunicaciones anteriores a su incorporación y pueden ponerse al día con el contexto.
2. No tiene que comunicar las adiciones/eliminaciones del equipo a partes externas. Esto es especialmente importante si alguno de ellos son clientes.
3. Este es un motivo personal mío: me canso de los correos electrónicos de "Payaso-Carro". No debe haber una docena de personas en un mensaje. Deben ser de un equipo a otro. Es cierto que esto es más importante para mí que para los demás, pero fíjese bien en los proveedores con los que trata: ¿cuántos envían y envían a media docena de personas en su propia empresa, o provienen de un "equipo cuenta " o "departamento"?