Cuenta de correo electrónico de la empresa del empleado después de la rescisión

Como administrador de sistemas y trabajador corporativo, esta no es la forma correcta de hacerlo.

Como han dicho otras personas, el correo electrónico es propiedad de la empresa y se puede tratar de la forma que consideren adecuada.

Estoy escribiendo esto desde la perspectiva de Microsoft, pero esto se aplica a todo. No cambie la contraseña. La cuenta debe estar deshabilitada. Esto evitará que alguien inicie sesión como ese usuario. No elimine la cuenta de Active Directory, ya que esto puede causar SID colgantes. Esto significa que cualquier documento creado, editado o asociado con ese usuario aún lo muestra correctamente. Un administrador de sistemas bien informado debe saber cómo lidiar con esto.

En cuanto al correo electrónico en sí, generalmente le das a otro usuario acceso de lectura a ese buzón de correo electrónico y lo agregas a su cliente de correo electrónico. Esto permite al usuario leer el correo electrónico antiguo, ya que puede haber información importante que debe consultarse. Luego, ese usuario puede responder al correo antiguo o nuevo al usuario cancelado, con su propio correo electrónico indicando que el usuario anterior ya no está en la empresa y que asume la responsabilidad del contacto futuro.

En general, reenviar correos electrónicos a un grupo compartido no es una buena idea, ya que las personas pueden asumir que alguien más se está encargando de ello y nadie termina respondiendo. O igual de malo, múltiples respuestas a un correo electrónico entrante. Un punto de contacto es la mejor manera de hacerlo, a menos que haya algún tipo de sistema de emisión de boletos asociado con el correo electrónico redirigido.

Dependiendo de su negocio, las leyes locales y federales, etc., es posible que deba conservar el correo electrónico durante un cierto período de tiempo. Consulte con Recursos Humanos y/o su equipo legal para ver si hay algún requisito que deba cumplirse.

La cuenta de correo electrónico pertenece a la empresa, no al empleado, por lo que puede hacer lo que quiera con ella, excepto hacerse pasar por el exempleado.

Muchas empresas lidian con esto al no usar nombres personales en las direcciones de correo electrónico y, en cambio, usan el título del trabajo. De esa manera, cuando una persona abandona toda la cuenta de correo electrónico, su reemplazo puede tomar el control.

Su solución también es ampliamente utilizada. En teoría, cualquier correo electrónico que llegue a esa cuenta está relacionado con el trabajo y, por lo tanto, es importante que la empresa acceda a él.

Los correos electrónicos de la empresa no son privados. Pertenecen a la empresa (que es una de las razones por las que nunca debe usar un correo electrónico de la empresa para ningún propósito en el que no estaría bien si alguien o todos en la empresa pudieran leerlo). No es trabajo de la empresa proporcionar direcciones de correo electrónico personales a los empleados.

Recomendaría exactamente el comportamiento sugerido en la pregunta: cambiar la contraseña y reenviar correos electrónicos a una cuenta monitoreada.

El método más común que he visto es dejar al empleado fuera de la oficina. Puede decir que la dirección de correo electrónico ya no es válida y dejar instrucciones de reenvío para cualquier parte que deba ser contactada. Ese primer paso filtrará cualquier spam personal o de correo electrónico, antes de que los mensajes lleguen a otra persona para que actúe. Esto ahorra mucho más tiempo que el reenvío de todos los correos electrónicos y evita cualquier uso no autorizado de la cuenta de correo electrónico de otra persona.