Trabajo en un par de oficinas, aunque haría más trabajo si estuviera en casa o en una oficina cerrada, para una oficina de bienes raíces.
Me bombardean con una afluencia constante de proyectos que compilo en mi propia lista de tareas para mantener mi propia cordura y gestión del tiempo. Por lo general, le digo a la gente que el tiempo de entrega es de 3 a 5 días hábiles (¡sin incluir los fines de semana!) (también varía según el proyecto). Algunos proyectos tienen prioridad sobre otros y, por supuesto, trabajo en esos primero. Recientemente me he visto inundado no solo con proyectos, sino también con reuniones, interrupciones, etc., que siento que retrocedo en lugar de avanzar.
Los agentes tienden a estar sobre mi escritorio, incluso cuando estoy hablando por teléfono o reuniéndome con una persona real para decir "¿dónde está mi "esto"?" Hablando en serio... ¿hay una buena manera de decir ESTOY OCUPADO sin sonar como un idiota? Le digo a la gente: "Estoy trabajando en eso y solo miran y luego se marchan".
Solo quiero diseñar y no lidiar con el drama de las divas.
Cualquier consejo es apreciado.
Hay mucho escrito sobre este tema. Aquí hay solo un artículo que creo que tiene un título agradable y sucinto:
Horario del fabricante, Horario del gerente
El punto es que aquellos que tienen la tarea de producir algo tangible, especialmente los creativos como diseñadores y programadores, necesitan tiempo de trabajo ininterrumpido. A diferencia de la gerencia, donde gran parte de su trabajo consiste en reuniones constantes, los diseñadores deben tener tiempo para concentrarse y realmente involucrarse en su proyecto.
Hace muchos años, estaba en una conferencia y escuché a Clement Mok responder a una pregunta sobre cómo facturaba su empresa a los clientes. Dijo (parafraseando) que facturan en incrementos de 4 horas, pero preferirían 8. Si bien eso se trataba de la facturación, su punto era que debe dedicar una parte de su tiempo sólido para producir un trabajo creativo. 8 medias horas divididas por 8 reuniones de media hora en un día no le permitirán producir la cantidad ni la calidad de trabajo que un bloque sólido de 4 horas ininterrumpidas puede producir.
Para responder a su pregunta específica:
¿Cuál es una buena manera de decir ESTOY OCUPADO?
No te molestes con 'agradable'. Estás ocupado. Necesitas hacer el trabajo. Tienen que respetar eso. Cómo llegar a ese punto dependerá mucho de las características específicas de su lugar de trabajo y de la relación que tenga con su gerente.
Algunas ideas que podrían ayudar:
Puede ser útil tener una pizarra cerca de su escritorio que enumere los proyectos en los que está trabajando junto con una fecha de finalización prevista. Incluso podría tener una pequeña estrella al lado del elemento en el que se encuentra actualmente. Asegúrese de que sea visible desde fuera del área de su escritorio y de mantenerlo actualizado.
Cuando alguien se acerque a su escritorio, simplemente señale la pizarra e ignórelo. Muy pronto estarán entrenados para mirar el tablero sin siquiera hablar contigo.
Entiendo su frustración por ver interrumpido su progreso por personas que quieren preguntar sobre su progreso. Sin embargo, la solución a eso es no hacerles entender que tienes cosas que hacer y que no deben interrumpirte. La solución a eso es permitirles obtener sus respuestas sin interrumpirlo.
Dices que estás manteniendo algún tipo de lista de tareas. Supongo que está en orden de prioridad o incluye una columna de prioridad, y que incluye un estado y tal vez incluso una fecha de vencimiento. Pon eso en algún lugar donde todos puedan verlo. Cuando preguntan "¿Dónde está mi esto?" recuérdeles dónde pueden encontrar la respuesta. Esto podría ser algo electrónico, pero si sus colegas no están en línea, podría ser un trozo de papel pegado en la pared. Puede simplemente apuntar el interruptor hacia eso y continuar con su reunión o lo que sea.
No van a estar menos preocupados por sus entregables importantes porque logras decirles que te dejen en paz. Se preocuparán menos cuando obtengan más información. Sea transparente y público, y las interrupciones deberían disminuir.
Tome el control sobre algunas de sus expectativas, sepa que de alguna manera siempre querrá todo para ayer. Mucho de esto es comunicación. Utilice las herramientas que tiene disponibles: correo electrónico, software de proyectos, correo de voz, etc.
Aquí hay algunas cosas a considerar:
Sé que esto suena como más trabajo y lo es. He comprado algunas casas y prefiero un agente que empuje a todos a hacer las cosas para que el cierre sea a tiempo. Así es como se les paga a todos, incluyéndote a ti.
Nadie en el aeropuerto quiere que se retrase su vuelo, pero si se va a retrasar, necesitan saber cuánto tiempo. Imagine si su empresa le dijo que su cheque de pago llegaría en algún momento de la próxima semana.
Creo que primero necesitas ajustar tu actitud. No es un drama de diva querer saber el estado de los proyectos que le han asignado y que son importantes para su capacidad de hacer su trabajo. Usted es claramente un obstáculo en este momento y tienen derecho a querer que se elimine.
Entonces, primero debe ajustar su flujo de trabajo para que los estados se brinden de manera oportuna. Necesita una forma de que verifiquen el estado sin molestarlo con tanta frecuencia y necesita una forma de establecer prioridades y necesita decirle a la gente cuándo se ha reducido su prioridad y cuál es la nueva fecha prevista.
Te molestan porque no te estás comunicando bien. La comunicación es una gran parte de su trabajo, tan importante, si no más, que el trabajo de diseño. Decirle a la gente que estás trabajando en algo cuando claramente no es así es parte de lo que los enoja. Dígales la verdad: "Hay seis proyectos por delante del suyo y espero poder empezarlo el miércoles de la próxima semana". Un correo electrónico diario para todos con una lista de los proyectos y el estado y la finalización esperada es algo que probablemente debería hacer a primera hora todos los días.
Los agentes inmobiliarios, por la naturaleza de su trabajo, no están en la oficina en todo momento, por lo que es natural que necesiten consultar con usted cuando estén unos minutos en la oficina antes de salir a mostrar casas. Resentir las interrupciones es simplemente contraproducente. Es la naturaleza del negocio que está apoyando.
Si empiezas a darles mejor información y tienes algo que puedan mirar para ver qué proyectos se están trabajando en qué orden y las fechas previstas de inicio y finalización de sus proyectos, te molestarán menos. Pero nunca dejarán de molestarte por completo, ya que los estás retrasando y necesitan obtener las cosas que estás haciendo por ellos. Son tus clientes y debes empezar a tratarlos como tales.
Sé que dijiste que trabajas en varias oficinas, esto es algo con lo que no tengo experiencia, pero aquí hay cosas que he aprendido sobre cómo evitar interrupciones para los trabajadores del conocimiento.
Si tiene un 'líder de equipo', un 'supervisor' o alguna persona que no es necesariamente su jefe pero está en una posición de coordinación, puede preguntarle a su gerente de departamento si se puede cambiar el modus operandi para que todo el trabajo nuevo DEBE pasar . el líder del equipo Debe hacerse de tal manera que hablar con los miembros del equipo sea completamente improductivo. Su supervisor debe tener un método para darle dicho trabajo sin distraerlo, como agregarlo a una lista en una pizarra como lo menciona Chris Lively o una base de datos. Entregarte físicamente una hoja de papel es incorrecto.
Para ayudar a evitar que las personas interrumpan para obtener actualizaciones, en el pasado robé Scrum-ban de los tipos de 'software' para administrar mis tareas. Funciona bastante bien para la organización de grupos, cualquiera fuera del grupo puede interpretarlo.
No sea demasiado duro con los tipos de cara al cliente. Molestar es su forma de hacer las cosas, siempre les ha funcionado porque la gente lo permite. Lee sobre el condicionamiento operante y buena suerte con los 'estallidos de extinción'. Estos enlaces son sobre ratas y perros principalmente, sin embargo, se aplica perfectamente a los humanos.
johannes
DA.
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