Citando el libro de Rita Mulcahy-:
Informe de estado: este informe describe dónde se encuentra actualmente el proyecto con respecto a la línea de base de medición del desempeño.
Informe de variación: un informe de variación compara los resultados reales con las líneas de base.
Entonces, básicamente, lo que hacen ambos es comparar los resultados actuales con las líneas de base, ¿cuál es la diferencia entonces?
Bueno, para empezar, la(s) línea(s) de base podría(n) ser cualquier cosa: costo, cronograma, etc., pero la línea de base de medición del rendimiento es un subconjunto de todas las líneas de base.
En segundo lugar, el informe de estado, como se ha dicho, se centra en los aspectos vitales del proyecto. Digamos, por ejemplo, Análisis del valor ganado: para ver la variación en el costo o el cronograma con respecto al plan. Esto podría ser parte del informe de estado de su proyecto. Esto muestra la varianza y se puede decir que es un informe de varianza, pero nuevamente esto es o podría ser parte del informe de estado. El informe de estado también podría tener otra información sobre los riesgos del proyecto, su impacto, cambios en las partes interesadas, etc.
El informe de variación podría ser parte del informe de estado, pero el informe de variación es para otras cosas, como la variación en las métricas de calidad/métricas de defectos.
Es como el eslogan de la química: todos los álcalis son bases, pero no todas las bases son álcalis.
El informe de estado similar, entre otras cosas, puede contener informes o resultados de variación, pero el informe de variación es solo un informe de variación.
No puedo hablar sobre cuáles son las definiciones de Rita Mulchahy, pero el PMBoK no contiene una definición de Informe de variación de ninguna manera. Sí analiza los análisis de varianza como una técnica para determinar dónde se encuentra frente a dónde había planeado estar. Por lo tanto, puede inferir que sus análisis de variación pasan a formar parte de su informe de estado.
El PMBoK hace referencia a los informes de rendimiento del trabajo y luego señala un informe de estado y un informe de progreso como dos ejemplos. Creo que la principal diferencia entre un informe de estado y un informe de progreso es que el primero se basa en un punto en el tiempo, es decir, esto es cierto ahora. Un informe de progreso difiere porque informaría lo que ocurrió durante un período de tiempo. Si su proyecto fue el transporte de mercancías a través de un área geográfica, su informe de estado podría decir que se encuentra en esta ciudad, todos los vehículos están operativos, todos los empleados están bien. Su informe de progreso podría indicar que durante las últimas dos semanas sus vehículos recorrieron 500 millas desde el último informe de progreso.
Su análisis de variación podría incluirse en ambos: su informe de estado podría decir que debería haber estado en la ciudad B pero solo está en la ciudad A, con una variación desfavorable de 200 millas; su informe de progreso podría decir, planeamos 400 millas desde el último informe de progreso pero viajamos 500, una variación favorable de 100 millas.
Entonces tendría su informe de pronóstico y su informe de tendencia. Sus informes de tendencias serían históricos, analizando sus métricas a través de muchos informes de progreso y estado, y su informe de pronóstico sería predictivo, utilizando su análisis de tendencia y varianza para predecir dónde estará en el próximo período de informe futuro.
En proyectos del mundo real, a quién le importa cómo lo llames. Usted elegirá llamarlo de la manera que resuene mejor con aquellos que están consumiendo la información e incluirá en sus informes lo que necesitan escuchar y comprender. Pero si necesita entender esto para pasar la prueba PMP, combinaría lo que lee con Rita (una excelente fuente) con el PMBoK.
En mi humilde opinión, la primera cita es engañosa.
Los informes de estado son/deberían ser más amplios y completos que los informes de variación.
Todos los gerentes para los que he trabajado han querido un informe de estado. Lo que quieren en su informe de estado es peculiar de cada gerente. Si no controla el informe de estado, facilitará la microgestión del armario. He tenido cierto éxito con un informe de estado que resume 1) el resultado final (como recordatorio), 2) las actividades actuales 3) Elementos procesables: lugares en los que la gerencia puede apoyarse productivamente para ayudar.
Nunca trabajé para un gerente que quisiera un informe de variación; A decir verdad, todos los gerentes para los que he trabajado se han resistido al esfuerzo necesario para construir una línea de base responsable. (La rendición de cuentas es como el polonio en aerosol)
El libro de R. Mulcahy es brillante y útil. Como todo el material de preparación de PMP, se basa en la mitología de la gestión de proyectos, no en lo que realmente se hace. Es la gestión del proyecto Ivory Tower.
Un informe de variación es un informe que busca problemas de manera específica y directa.
Y: "¿Por qué están ocurriendo estos problemas y qué deberían hacer los ejecutivos que toman las decisiones en este momento al respecto?"