¿Es aceptable informar el progreso del proyecto en % a los supervisores?

TL;DR

Hay algunas otras buenas respuestas aquí, pero el "porcentaje completo" no solo es difícil de calcular de manera confiable , sino que a menudo está implícitamente relacionado con la programación. Eso hace que sea difícil hablar de ello sin hablar también de la variación del horario.

Porcentajes de tareas completadas

Todos hemos visto instaladores de software que se completan del 0 % al 83 % en cuestión de segundos, y luego permanecen allí durante un largo período de tiempo (¿minutos? ¿horas?) antes de volver a subir. Este es un ejemplo de finalización basada en tareas versus finalización basada en tiempo.

Una forma de abordar esta discrepancia es informar los porcentajes en función de las "horas-hombre planificadas consumidas" y las "horas-hombre planificadas restantes". Por ejemplo, si un proyecto ha presupuestado 100 horas-hombre para una tarea, y usted ha gastado 75 horas-hombre hasta ahora y tiene un nivel razonable de confianza de que le quedan 25 horas-hombre, entonces sería lógico informar que la tarea está completa en un 75%.

Personalmente, creo que si informa porcentajes, debe informarlos como un rango de finalización de tareas con un intervalo de confianza . Prefiero decir "La tarea A está completa entre un 68 y un 76 %, con un intervalo de confianza del 80 %" que simplemente arrojar un solo número sin contexto.

También me esforzaría por diferenciar los porcentajes de finalización de tareas de la variación del cronograma, a menos que esté extremadamente seguro de que las tareas restantes están vinculadas con precisión al tiempo restante en su plan de proyecto. Por ejemplo, "La tarea A está completa en un 75 %, pero se estima que la tarea requerirá otros 7 a 10 días para terminar" es probable que sea más útil desde una perspectiva de planificación que cuán fraccionada es la tarea. Después de todo, a menos que pueda extraer valor enviando una función que solo esté completa en un 75 %, la función probablemente no tenga valor hasta que esté 100 % completa.

Su millaje (y los requisitos de organización) pueden variar. Ajuste su metodología de informes en consecuencia.

Porcentajes ágiles: hecho o no hecho

Los marcos ágiles como Scrum adoptan un enfoque diferente, donde las tareas se "hacen" o "no se hacen". Esto hace que los porcentajes de informes sean más simples en el sentido de que simplemente está informando qué tareas están completas al 100 % como un porcentaje del total de tareas del proyecto. Debido al enfoque iterativo, el porcentaje de tareas completadas se evalúa por separado de las estimaciones del cronograma, los objetivos de gestión y la variación.

Esto evita el escollo común de decir cosas como "60% de nuestras tareas están hechas en un 80%". Tales declaraciones son a menudo semánticamente nulas; por lo general, no brindan información precisa sobre las tareas restantes, las horas-hombre presupuestadas restantes o la variación del cronograma. Esto puede conducir a una planificación estratégica defectuosa basada en información incompleta.

Las organizaciones que no distinguen entre la finalización de la tarea y la variación del cronograma a menudo asumen que son lo mismo, y esto aumenta el riesgo de fracaso del proyecto. Las metodologías ágiles intentan hacer esta distinción, pero la diferencia aún debe articularse claramente y comunicarse con éxito para que sea útil.

No solo aceptable, sino esperado en muchos entornos. Si realiza la gestión de proyectos para el gobierno de los EE. UU., OMB y ECPIC requieren absolutamente que informe el progreso en %.

Sin embargo, hay un problema más profundo; no cómo reporta el %, sino cómo mide el progreso. Glenn Alleman tiene muchas publicaciones en el blog y al menos un libro que toca el tema. (Mi única reserva al citarlo es que hay demasiadas cosas buenas). La forma en que mide el % completo puede hacerlo lucir muy bien o puede hacerlo parecer un completo tonto.

Hay un par de convenciones para informar el % completado. Todos asumen que primero califica el paquete de trabajo más pequeño y luego acumula los informes (por lo general, pondera el resumen por duración, de modo que un paquete de trabajo de un mes es 4 veces más importante que un paquete de trabajo de 1 semana).

• 0/100: un paquete de trabajo está completo o no, y se informa como 0% completo hasta que se acepta.

• 0/50/100 Un paquete de trabajo se completa en un 50 % tan pronto como alguien comienza el trabajo real y se completa en un 100 % cuando se certifica que está terminado.

• 33/0/66/100: un paquete de trabajo está completo en un 33 % una vez que comienza a trabajar. El paquete de trabajo está completo en un 66 % cuando ingresa a la fase de prueba/aceptación del cliente.

• Completo planificado: la mejor situación es cuando ha planificado el trabajo para que cada paquete de trabajo tenga un plan y un cronograma (una curva de quemado anticipada de EVM). Cuando planifica el trabajo, establece un cronograma y en cualquier momento puede comparar el progreso real con el progreso planificado e informar un % completado. Esto es fácil de hacer para algunas cosas (Produciré 10 widgets/semana durante 10 semanas y produciré un total de 100 widgets) y difícil de hacer para otras cosas ("Miraré ferozmente la pantalla durante 9 semanas y en la décima semana produce la gran novela americana")

En cada uno de estos casos, tiene un plan (o una convención) que le permite informar el % completado de manera confiable y transparente.

NUNCA inventes los números. Suena simple, pero he trabajado con demasiada frecuencia con personas que sacan los números de la nada, "Estoy 63% completo". A menos que conozca y confíe en la persona, pregunte "¿en base a qué? ¿Qué lo haría completo en un 65 %? Nunca querrá estar en la posición de defender un número elegido arbitrariamente por alguien que se fue. Me he encontrado tratando de explicar por qué Joe Smith estimó que el 63 % estaba completo, luego fue despedido al día siguiente y su reemplazo estima que estamos completos en un 37 % Eso hace que la gerencia esté muy, muy enojada.

Pensamiento adicional: he leído (no recuerdo dónde) que la mejor estadística de resumen es el tiempo para completar . Se debe instruir a la gerencia para que no se preocupe por el % completado. La conversación entre el PM y el patrocinador debe centrarse en "¿Cuándo terminaremos?", que es la pregunta relevante para el negocio. "¿Qué % completos estamos?" no tiene un significado intrínseco.

No creo que haya nada de malo en informar el porcentaje completo siempre que tenga una forma confiable y válida de hacerlo. Esto significa que tiene una línea de base de medición de rendimiento contra la cual realizar un seguimiento del progreso, una que se desarrolló utilizando métodos comprobados y está bajo control, y donde el seguimiento del progreso o la declaración de ganancias es confiable y válido. Por ejemplo, no sería muy confiable recopilar simplemente la opinión de los trabajadores sobre cuánto trabajo completaron. Tampoco es fiable calcularlo en función de cuántos días u horas se han agotado respecto al total de días u horas previstos. Debe estar en contra de algo físico o tangible para que haya muy poca ambigüedad sobre cuánto trabajo se realizó.

Además, creo que solo mostrar el % completo es solo la mitad de la historia. Debe informar la variación hasta la fecha, es decir, cuánto completó en comparación con cuánto había planeado completar para esa fecha, y también debe predecir hacia dónde se dirige. Y existen mejores métodos de pronóstico que otros, así que elija sabiamente.