¿Cuál es el mejor enfoque para archivar/almacenar muchos archivos para acceder a ellos fácilmente más tarde?

Estoy buscando una manera de almacenar y archivar mis archivos de manera eficiente, de manera que cualquier persona pueda encontrar y acceder a cualquier archivo que haya estado buscando en cualquier momento sin ningún problema, como los sitios web como Wikipedia almacenan y enumeran artículos, etc

Tengo un montón de archivos diferentes repartidos por varios dispositivos de almacenamiento, cada uno de ellos almacenado en varias carpetas una dentro de otra como un laberinto de carpetas y subcarpetas o una aguja en un pajar, lo que hace que el proceso de encontrar un archivo específico sea más difícil y lento. consumen, incluso utilizando la función de búsqueda de Windows que a veces tarda una eternidad en encontrar un archivo, a menudo terminan perdidos y confundidos. Los archivos son de muchas extensiones y tipos de archivos diferentes, por ejemplo, fotos, videos, archivos de texto, RAR, ZIP, etc.

Mi idea es tener algo que imite a Google u otros sitios web organizados y diseñados. Algo que tenga inteligencia artificial y clasifique los archivos de varios métodos.

Creo que mi problema e idea es común, de lo contrario, ¿cómo los usuarios profesionales de computadoras cuyo trabajo es trabajar con archivos e Internet podrían acceder a un determinado archivo en su almacenamiento personal que podría tener un tamaño de decenas de terabytes? Creo que el enfoque debería ser similar a los utilizados por grandes y famosas empresas y directores de proyectos, etc.

Cualquier software o método o incluso recomendaciones de hardware serían muy apreciadas.