Gestor documental para oficina sin papel

En mi esfuerzo por reducir el desorden de mi vida, compré un escáner y escaneé los miles de documentos en papel esparcidos por mi casa.

Para que esto valga la pena, necesito un software que me permita guardar todos estos documentos de forma segura, así como encontrar los que necesito cuando los necesito.

Necesito un programa que pueda:

  • Almacene e indexe miles de documentos (PDF, PNG, etc., ya sea OCRed o no)
  • Sea seguro (algunos de esos documentos son muy privados, extractos bancarios, etc.), lo que significa encriptación del lado del cliente.
  • Proporcione alguna solución de respaldo (por la posibilidad de que mi PC se fríe con todo mi historial en papel...)
  • Permitir la gestión diaria y la adición de nuevos documentos
  • Almacene la fecha del documento (que debe ser editable, ya que podría no ser la fecha en que se escaneó/insertó en el sistema)
  • Tener algunas funciones en la nube (buscar en cualquier lugar): ventaja

Estoy usando una máquina con Windows 7.

Nota

Aunque he publicado la respuesta de lo que uso como solución, estoy muy interesado en conocer otras soluciones, ya que la mía es un poco complicada... ¿Alguien?

Esto es para el papel en el desorden de la casa, el mío, y aún así la computadora de la casa de la mayoría de las personas es Windows, de ahí el requisito. Las aplicaciones web están permitidas, aunque me interesaría ver cómo pueden mantener el requisito de seguridad...

Respuestas (1)

Actualmente uso Evernote para almacenar e indexar todos mis documentos.

¿Cómo se ajusta a los requisitos?

  • Almacenar e indexar miles de documentos : ese es su principal caso de uso
  • Permita la gestión diaria : agregue y etiquete documentos muy fácilmente
  • Almacenar la fecha del documento : en Evernote, puede editar fácilmente el Created atcampo de una entrada, lo que resuelve elegantemente el problema de portabilidad inicial.
  • Funciones de la nube : por defecto, todos los documentos están disponibles en línea.

Donde se queda corto

  • Sea seguro: encriptación del lado del cliente : Evernote no proporciona encriptación del lado del cliente . Dado que esto es muy importante para mí, utilizo la función de libreta privada de Evernote para mis documentos escaneados. Esto, por supuesto, anula la función de copia de seguridad de Evernote...
  • Proporcionar una solución de copia de seguridad : dado que no uso la función de nube de Evernote, necesito proporcionar mi propia solución de copia de seguridad. Para eso utilizo CrashPlan Pro , con el que hago una copia de seguridad del archivo de la base de datos de Evernote ( %PROGRAM_DATA%/Evernote/Databases). CrashPlan utiliza cifrado de cliente y compatibilidad con cambios incrementales, por lo que se adapta muy bien a esta necesidad.

Estas son mis experiencias al escanear , hacer copias de seguridad e indexar mi oficina sin papeles.

Me gustaría saber si existe una solución más simplificada, que no requiera que entreteja dos programas para satisfacer todas mis necesidades...

Estoy en la misma posición que usted y buscando exactamente el mismo software/solución. Evernote parece una solución, pero como describiste, hay algunas desventajas. Un año después de tu publicación original, ¿has encontrado algo mejor o más adecuado?
@Ratnanil: todavía no he encontrado una solución mejor, aunque sigo pensando que mi solución actual no es la ideal. Estaré muy contento de ver nuevas publicaciones sobre este tema aquí o en otro lugar... ¿Cómo estás manejando esta situación?
De momento lo estoy haciendo de la peor manera posible: Con dropbox. Esta "solución" tiene la ventaja de estar basada en la nube, multiplataforma y viene con algunas funciones de copia de seguridad. El principal inconveniente es la falta de capacidad de "etiqueta". Además, cuestiono seriamente la seguridad (considerando lo fácil que es crear un enlace público a cualquier archivo almacenado en Dropbox). Me gustaría reanimar su pregunta, ¿cuál sería la mejor manera de hacerlo? ¿Está bien reformularlo?
@Ratnanil: la forma canónica de hacerlo aquí es usando recompensas .
Todavía no estoy seguro de cómo sería mi solución perfecta . De hecho, estoy investigando Evernote Business. ¿Qué plan estás usando?
@Ratnanil: estoy usando el nivel gratuito, ya que la mayor parte de las funciones que necesito es el cuaderno fuera de línea (dado que Evernote aún no es compatible con cuadernos encriptados); la versión paga no agrega nada de lo que necesito.
@Uri Agassi, me preguntaba si lograste cambiar tu sistema o te quedaste con Evernote. En cuanto a la seguridad, hoy en día existe un complemento que puede cifrar cuadernos tanto en Evernote como en OneOnte llamado "Saferoom", ¿lo has visto o lo estás usando? ¡Salud!
@TVDN: sigo usando Evernote, aunque todavía me gustaría tener alternativas serias para considerar (no he encontrado ninguna que se ajuste a mis requisitos). Con respecto a "sala segura": no estaba al tanto, así que lo revisaré, pero desde mi mirada inicial, parece que encripta solo el contenido de la nota, por lo que los metadatos (título, etiquetas) siguen siendo texto sin cifrar, y eso es valioso datos que me gustaría mantener seguros...
Eso es muy malo. Estoy mas o menos en la misma situacion. El límite de tamaño del archivo no me ayuda con Evernote, y el límite de tamaño de la ruta no me ayuda con Windows. Estoy intentando con Microsoft Access, sin embargo, el límite de tamaño de archivo tampoco funciona. Mi próximo intento será usar XAMPP o similar para ejecutar el servidor local y posiblemente usar logicalDOC o similar. Sin embargo, preferiría con mucho solo una instalación local que una interfaz web.
¡Cuéntame si encuentras una alternativa interesante!
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