¿Cómo puedo mejorar mis habilidades de comunicación escrita lo antes posible?

Tiene varias opciones, y cuál usar depende de la longitud del documento que se va a escribir, el tema y sus preferencias personales. Todas las secciones aquí son ejemplos de la técnica que describen.

esbozando

El esquema de esta respuesta se vería así:

1. Introducción - opciones de mención
2. Esquematizar - explicar, dar ejemplo
3. Infodump: vomita todo en la página, organiza, edita
4. [x] ensayo de párrafo
5. Combinaciones, resumen

Luego regresaría y usaría esto como una guía para escribir las secciones. (Los ojos perspicaces notarán que no me apegué a esto: después de escribir todo esto, decidí que la sección 3 funcionaba mejor después de la sección 4, ya que se basa en tener más experiencia con la escritura. Pero era un buen lugar para comenzar).

El ensayo de párrafo [x]

Aprendimos esto en la escuela secundaria (posiblemente antes), y es una excelente manera de acostumbrarse a escribir de manera organizada. Te obliga a pensar en lo que quieres decir, pero puede ser un poco como una camisa de fuerza. El primero que nos enseñaron fue el ensayo de tres párrafos.

El primer párrafo es donde escribe la idea básica, en gran medida una generalización de las ideas que desea transmitir. También estás enmarcando el resto del ensayo, creando una lente a través de la cual el lector verá todo el texto posterior. Tenga en cuenta que está leyendo esto sabiendo de antemano que es una técnica que se enseña a los niños, ya que lo mencioné en el párrafo anterior. Décadas después de dejar la escuela, todavía encuentro útil la técnica para piezas más pequeñas. Incluso si normalmente no me atengo a un número determinado de párrafos.

El ensayo de tres párrafos se adapta bien al ensayo de cinco párrafos y más allá. Escribí esta sección como un ensayo de tres párrafos, pero ese párrafo del medio realmente quiere ser de dos párrafos, pero es un buen lugar para comenzar. Pensar en escribir de esta manera puede disciplinarte bien.

Escribe como un loco, pero arréglalo después

Si bien escribir un esquema puede ayudar a algunas personas, y tener una estructura de párrafo en mente funciona para algunas cosas, esto no funciona para todos o en todo momento.

Cuando el enfoque del esquema no funciona (rara vez lo hace para mí con menos de unos pocos miles de palabras), un volcado de información puede ser lo que necesita.

Escribe todo lo que quieras decir. No te preocupes por la estructura todavía, simplemente escribe todos los puntos que quieras destacar. Luego, léelo y decide cuáles son los puntos principales que quieres decir. Escribe una introducción y/o una conclusión, según corresponda, luego organiza el resto en el "medio" de la pieza. Resume, corrige y listo.

Esto puede no parecer una gran técnica de escritura. Lo que estás haciendo aquí es darte permiso para escribir libremente sobre un tema, sabiendo que lo organizarás todo más tarde. Ideal para proyectos cortos o trabajos más creativos.

Resumen

Probablemente se encontrará seleccionando y eligiendo entre estas técnicas, y posiblemente otras también. Mi técnica favorita es el volcado de información combinado con algunos esquemas rápidos, aunque presto especial atención a la longitud y la estructura del párrafo a lo largo del camino.

Al final, pruebe diferentes herramientas, use las que funcionan y deje que influyan en su forma de pensar. Eventualmente, harás gran parte de esto sin pensar en ello. Usar disciplinas como estas entrena tu cerebro.

Bienvenido usuario614.

Estás haciendo una buena pregunta, y si se me permite repetirla: ¿Cómo escribo un correo electrónico comercial eficaz?

Como la mayoría de las preguntas de escritura, se trata de cómo piensas sobre la tarea. Y esta es la clave, pensar antes de escribir.

¿Por qué estas escribiendo? ¿Exactamente, que es lo que quieres?

¿A quién le estás escribiendo? ¿Qué sabes de ellos, sus expectativas, necesidades?

¿Hay un plazo para la acción? ¿Hay alguna consecuencia por perder el plazo?

¿Cuáles son sus puntos principales? Redúzcalos al menor número posible y enuncie cada uno de ellos de la forma más sencilla posible.

Haz un borrador y luego complétalo según sea necesario.

Ser cortés. Ser simple. Se honesto. Sea preciso.

Puede probar un libro de texto de Business Writing, mirando las secciones más prometedoras.

Un ejemplo es Collins English for Business: Writing de Nick Brieger.

Este nuevo libro de autoaprendizaje es la manera ideal para que la gente de negocios refine y perfeccione su inglés escrito. Está dirigido especialmente a ejecutivos que se comunican en inglés escrito con frecuencia o trabajan en empresas extranjeras o multinacionales.

Veinte unidades de 4 páginas que presentan áreas clave, como Obtener el tono correcto, Vincular ideas, Escribir de manera rápida y sencilla, Tratar problemas difíciles y Editar el idioma.

Collins English for Business es una nueva serie de libros de habilidades de autoaprendizaje que se centran en el idioma que realmente necesita para hacer negocios en inglés, en cualquier parte del mundo. Cada título incluye consejos sobre cómo comunicarse de manera efectiva y cómo comunicarse interculturalmente.

Creo que trabajar al revés ayuda. Comienzo escribiendo los puntos principales que quiero transmitir. Sin detalles, solo algo corto y simple. "Necesito el Documento X de usted. Necesito el Gráfico Y de usted".

Luego complete más detalles debajo de cada uno.

Necesito el Documento X de usted.
Debería estar en forma de borrador
. Lo necesito para el miércoles al mediodía.
Asegúrese de copiar: Persona 1, Persona 2, Persona 3

Repita para cada punto. A partir de ahí, deberías poder estructurarlo en párrafos, o si te conviene mejor, redactarlo bien pero mantenlo en viñetas.

Trate de usar el formulario de lista de viñetas. Como ha dicho, la gente no tiene tiempo para sentarse y leer correos electrónicos largos. Si tiene problemas para ser conciso, use listas de viñetas y limite cada viñeta a un tema o punto en particular que desee tratar.

Gran consejo aquí, agregaría un par de cosas que aprendí que realmente me ayudaron en un curso que tomé recientemente:

1. Dado que la mayoría de las personas leerán el correo electrónico en un teléfono inteligente una buena parte del tiempo. No escriba más de lo que cabe en la pantalla de un teléfono. Si tiene que escribir más, haga un archivo adjunto y no copie hilos largos, solo una o dos palabras en el asunto para recordarles. La información importante no se lee ni se ve.

2. si tienen más de 45 años, use una fuente de al menos 14 pt.

3. Limite un correo electrónico a uno o dos puntos. Si tienes más, escribe un par. ten piedad de la persona a la que le escribes.

4. y no pongas nada por escrito que no quieras que alguien o nadie vea. Hoy en día, cualquier cosa que pongamos por escrito en línea puede y terminará frente a los ojos equivocados. Cuidate.

por cierto, el curso estaba en skillfeed.com y fue genial, corto y económico, especialmente si ya estaba en skillfeed. se llama algo así como "Haz más cosas escribiendo correos electrónicos efectivos".