¿Cómo puedo hacer que el envío de cartas de recomendación a varias instituciones sea más fácil para mis supervisores?

Si aplico a 5 programas de posgrado diferentes, ¿mis supervisores tendrán que enviar la misma carta por correo electrónico a 5 instituciones diferentes?

A menos que escriban cartas personalizadas para cada institución, entonces sí.

O, más probablemente, tendrán que enviar su carta por correo electrónico a una institución y completar cuatro formularios diferentes en cuatro sitios web diferentes. Al menos uno de esos sitios web requerirá configurar una nueva cuenta con una contraseña segura (que contenga al menos una letra mayúscula, una letra minúscula, un dígito y un carácter especial, pero sin espacios, guiones, asteriscos o emoji ) y autenticación de dos factores. Cuatro de las instituciones enviarán instrucciones por correo electrónico para enviar las cartas a la dirección de correo electrónico que proporcione; se supondrá que ya ha dado las instrucciones de envío a cada una de sus referencias. Uno de los sitios web de referencia requerirá una versión reciente de Java; otro fallará silenciosamente si un bloqueador de anuncios está activo.

(Estoy exagerando, pero solo un poco).

Algunas de sus referencias pueden delegar el proceso de envío a alguien en Recursos Humanos o a un asistente administrativo, pero todos deben acordar el protocolo preciso con suficiente anticipación, para que pueda incluir la información de contacto correcta en sus solicitudes. Como sugiere Buffy, asegúrese de que las cartas reales estén escritas por personas que lo conozcan personalmente, que tengan la experiencia técnica para juzgar su idoneidad para los estudios de posgrado, no por una persona al azar en recursos humanos o por un asistente administrativo.

También estoy de acuerdo con Buffy en que las cartas personalizadas para cada institución son más fuertes, siempre que la personalización sea realmente sustantiva . Si hay diferencias claras y significativas en el énfasis en diferentes instituciones, por ejemplo, un departamento que se enfoca en biología versus otro que se enfoca en manufactura, entonces debe comunicar esas diferencias a sus escritores de cartas. (Dicho esto, la gran mayoría de las cartas de recomendación que leo para las solicitudes exitosas de la escuela de posgrado y la facultad no están personalizadas, por lo que la personalización puede no ser necesaria ).

Finalmente, bajo ninguna circunstancia escriba la carta usted mismo. No sabes cómo escribir una carta de recomendación fuerte. Ciertamente no sabes cómo escribir cartas de recomendación fuertes en tres voces diferentes, todas diferentes a la tuya, que son consistentes con cartas anteriores "escritas" en esas voces. Creo que incluso redactar la carta tú mismo es peligroso. Si una de sus referencias necesita más información sobre sus antecedentes (que aún no se describe adecuadamente en su declaración de propósitos y su CV, que por supuesto ya ha compartido con ellos) para escribir una carta sólida, hable con ellos cara a cara. rostro.

Dígales al principio que habrá varias solicitudes y dé una pista sobre cuántas, si es posible. Esto les permite preparar una respuesta general que se puede enviar a varios lugares. Pero es un poco mejor si la carta se adapta al destinatario, así que...

Para cada solicitud individual, dígales a los escritores de cartas lo que cree que sería bueno enfatizar, siempre que crea que es importante para ese destinatario. Esto le permite al escritor de la carta modificar un poco la forma básica para que se adapte mejor a usted.

Algunos profesores, y tal vez otros, te piden que escribas tú mismo el borrador general y se lo envíes. Esto le permite incluir las cosas que cree que son importantes en general.

Probablemente sea mejor que las cartas provengan de personas que lo conocen, en lugar de oficinas como Recursos Humanos.

Infórmeles a sus supervisores con suficiente anticipación a cuántos lugares está postulando y, lo que es más importante, cómo deberán enviar su referencia. Algunas instituciones enviarán un correo electrónico a sus árbitros solicitando su referencia, otras pueden tener un sistema en línea en el que deberán iniciar sesión, etc. Trate de recopilar toda esta información de antemano en un solo correo electrónico/documento y entrégueselo a sus supervisores. También puede incluir la fecha límite de solicitud y alguna información sobre cada institución, si esto les ayuda a adaptar su carta de referencia. Luego, hágales saber una vez que haya enviado la solicitud, para que estén esperando el correo electrónico solicitando la referencia.

No dejaría esto a HR; si las cartas no se envían, puede ser complicado seguirlas. Sin embargo, si su supervisor se olvida de enviar uno, estoy seguro de que sería muy fácil enviarle un correo electrónico de recordatorio o conversar durante el almuerzo.

¡Buena suerte con las aplicaciones!