¿Cómo acercarse a un gerente para dar una sugerencia para la reorganización de las reuniones?

Como nuevo miembro del equipo, dudo un poco en hablar con el gerente sobre esto. Mi pregunta es: ¿cuál es una forma efectiva de abordar esto con mi gerente?

No seas vacilante. Siempre estoy feliz cuando los miembros de mi equipo vienen a mí con sugerencias. A lo largo de los años, siempre he pedido a todos los miembros nuevos que vengan a mí con lo que están viendo. Los "nuevos ojos" a menudo ven cosas que otros dan por sentadas.

La mejor manera de hacer esto es acercarse a su gerente de manera individual e informal, en lugar de en una reunión de grupo. Di algo como "Oiga, jefe, he estado pensando. ¿Cuál es la posibilidad de cambiar las {reuniones formales} para que solo ocurran cada dos semanas?".

Si él / ella está interesado, puede ampliar un poco e indicar cómo cree que podrían estar interfiriendo en el camino de un mayor progreso.

Sin embargo, prepárate para un poco de retroceso. Las reuniones a menudo sirven para múltiples propósitos, algunos de los cuales quizás aún no conozca. Si bien el aspecto semanal de las reuniones puede ser excesivo para sus necesidades, otros en el equipo pueden beneficiarse de maneras que aún no comprende y pueden beneficiarse del tiempo semanal.

De cualquier manera, haga que su conversación sea amistosa, útil y evite una actitud de "Soy más inteligente que las personas que han estado aquí por mucho tiempo" y estará bien.

Si te sientes así, es posible que otras personas estén pensando lo mismo. El mejor enfoque es construir un consenso: '¿cuánta gente piensa que esta reunión solo es necesaria cada dos semanas?'. El intervalo puede cambiar, pero tal vez no tanto como cree: se omitirán algunas reuniones porque no hay suficiente progreso para informar, otras se realizarán semanalmente porque están cambiando demasiado. Sondee a los demás y descubra cuántos están de acuerdo.

Si está sentado en una reunión durante 4-5 horas, ¿cómo diablos están llenando este tiempo si cree que la reunión es innecesaria? En lugar de simplemente cancelar una reunión, tal vez haga que cada otra reunión sea una reunión "permanente". Trate de mantenerla en 15 minutos. De esa manera te mantienes al tanto de lo que todos están haciendo.

Muchas veces, en estas reuniones de 4 a 5 horas, encuentro que hay 2 o 3 de cada 10 miembros que están tratando de resolver algún problema, mientras que a todos los demás no les importa ese problema y podrían estar trabajando. La breve reunión de 15 minutos puede permitir que estas personas se den cuenta de que necesitan más discusión, pero permite que otras personas que no están involucradas se vayan y sean productivas. Luego, cada dos semanas tenga la reunión completa.

En cuanto a sugerirle esto a su jefe, escribiría una propuesta y la imprimiría. Luego solicite 15 minutos del tiempo de sus jefes para proponer una mejora de la productividad. A los jefes les gusta este tipo de cosas en lugar de dejarlos ciegos en el pasillo o simplemente entrar a su oficina. Esto también les permite leer su propuesta más de una vez y les da algo de tiempo para pensar en ella.