Recientemente comencé un nuevo trabajo en una empresa y hasta ahora me encanta, la razón principal por la que lo disfruto es porque todos parecen estar conectados y abiertos a sugerencias para mejorar.
Mi jefe y yo nos mudamos juntos a la nueva empresa después de una adquisición. Soy un diseñador creativo y trabajo en muchos proyectos en toda la empresa. Un problema que tenemos es que no todos tienen acceso a las unidades compartidas/en red internamente dentro de la empresa y no me parecen tan confiables. Después de hablar con el jefe de mi jefe y mis otros colegas, acordamos que la mejor solución para un gran proyecto sería usar un servicio como Dropbox o tal vez OneDrive. Sin embargo, mi jefa se opone a la idea diciendo que no deberíamos introducir TI en la sombra en la empresa. También creo que ella simplemente no entiende estos servicios porque nunca los ha usado antes.
El problema que veo aquí es que la mayoría de las personas en la empresa usan su propia TI oculta, es decir, trabajan en Mac y comparten archivos usando Dropbox, hablando en términos prácticos, las unidades compartidas se usan con poca frecuencia y, por lo general, solo para proyectos sensibles.
La pregunta que tengo es ¿cómo puedo convencer a mi jefe para que adopte Dropbox?
Editar: Gracias por todos sus comentarios aquí.
En general, estoy de acuerdo con los puntos que está planteando, es decir, este puede no ser el lugar más seguro, pero la mayor parte de la información almacenada aquí estará relacionada con el marketing. Serán versiones editables de pancartas publicadas en las redes sociales y correos electrónicos para traducir por otras regiones.
Estoy de acuerdo en que Dropbox no es la mejor solución, pero solo lo sugerí porque parece que mucha gente en la empresa ya lo está usando. El problema aquí es que la empresa proporciona Mac a quienes lo solicitan, pero Mac no puede acceder a las unidades en red, ya que TI suele estar muy ocupado y no configura las máquinas correctamente.
La empresa ya tiene una solución en la nube, pero es de una empresa muy pequeña y poco conocida y su producto es difícil de usar, por lo que se usa muy poco.
Algunos equipos tienen Office 365, en mi opinión esto podría ser algo que podría solicitar, pero mi jefe parece oponerse al concepto en un nivel teórico más amplio.
Lo que encuentro frustrante es que sigo recibiendo archivos compartidos como enlaces de Dropbox, ya que las personas en las regiones y las personas en Mac simplemente usan sus cuentas personales de Dropbox para compartirlos, simplemente sería más fácil tener una carpeta compartida.
Suponiendo que realmente desea seguir este camino (ignorando que muchos otros empleadores lo despedirían casi de inmediato si persiguiera este proyecto de TI en la sombra en particular):
En primer lugar, debe asegurarse de comprender completamente las implicaciones de alojar la información de propiedad de su empresa en otro conjunto de servidores (particularmente si su empresa realiza proyectos para otras empresas). En un trabajo anterior que tuve, hacerlo habría violado una gran variedad de leyes/regulaciones e incluido el "beneficio" de la cárcel.
Una vez que haya dedicado tiempo a verificar esto, o al menos esté lo suficientemente seguro de que alojar su contenido allí no infringe ninguna ley/política, debe verificar que los términos/condiciones de Dropbox no presenten ningún problema legal para su empresa. Dropbox (y otras utilidades para compartir en la nube) hacen cosas con sus archivos/datos.
También asegúrese de conocer el proceso de creación de cuenta adecuado. Si crea su buzón con su dirección de correo electrónico personal, ¿presentará algún problema? ¿Qué pasa con el correo electrónico de su empresa?
Finalmente, debe comprender las implicaciones de lo que sucede si (¿cuándo?) Deja la empresa. A la mayoría de las empresas no les gustará que alguien use su cuenta personal de Dropbox para contener información confidencial, lo que significa que debe poder separar su información personal de su trabajo. Esto probablemente signifique otra cuenta específicamente para su Dropbox de trabajo.
Concéntrese en los problemas que tienen sus soluciones actuales. La gente no reacciona a las soluciones. Las personas reaccionan a las soluciones solo después de que se ha presentado el caso del problema subyacente.
no me parecen tan fiables
Por ejemplo, debe asegurarse de que su jefe sepa por qué. ¿Por qué no son confiables? ¿Sus servidores fallan regularmente? ¿No tienes ningún proceso de VPN? ¿Cuál es el problema aquí?
Su jefe debe conocer al 100% los problemas que enfrenta actualmente y apreciar por qué son difíciles/malos. Si no puede presentar este caso, su jefe debería rechazar su propuesta.
Habiendo pensado en esto, acércate a tu jefe y dile algo como:
"Usar unidades de red presenta problemas X, Y, Z. Provocan efectos D, E, F. Pasé algún tiempo investigando Dropbox y los resuelve haciendo A, B, C. También verifiqué que los términos de servicio de Dropbox no causará ningún problema y así es como podemos crearlos".*
Las unidades de red compartidas son una buena solución a este problema para casi todas las empresas.
Mi fuerte recomendación es que investigue por qué le están causando problemas y solucione esos problemas.
Casi todos los problemas relacionados con las unidades de red se pueden resolver (confía en mí, también he tratado con ellos).
Las unidades de red bien implementadas brindan una funcionalidad casi idéntica a Dropbox para proyectos internos.
La preocupación de "no introducir TI en la sombra" es bastante genuina. Además, no uso DropBox por motivos de seguridad de la información. Si es necesario compartir archivos dentro de la empresa, se puede reservar una ubicación de unidad compartida para ese fin. Microsoft SharePoint podría estar en su lugar y, si es así, hace "versiones" extremadamente bien.
En cualquier caso, debe centrar cuidadosamente su (!) atención en "lo que debe lograrse", y no en la única forma en que está acostumbrado a hacerlo... o incluso, la única forma (DropBox) en la que considerar "claramente mejor". Incluso cuando busque cambiar la opinión de su jefe, también esté preparado para cambiar la suya.
Tu pregunta fundamental es "¿Cómo convenzo a...?"
La respuesta: hacer el análisis.
Primero, "Shadow IT" generalmente aparece cuando la infraestructura de TI existente no es suficiente. Has identificado dos problemas:
Descubra POR QUÉ está sucediendo esto. Hable con el equipo de TI. ¿Cuál es el problema con la confiabilidad? ¿Qué haría falta para arreglarlo? He trabajado en muchos lugares donde equipos completos de personas se quejan de un problema durante meses, solo para descubrir que nadie nunca informó el problema a TI. (Sí, sucede. He estado en ambos lados).
¿Está fallando el hardware o la infraestructura de red? ¿Se han presentado las solicitudes de acceso? ¿Han sido rechazados? ¿Hay un bloqueo logístico?
Luego, pregúntele a TI qué se puede/debe hacer al respecto. Tal vez no tienen el presupuesto. Tal vez no tienen los recursos. Tal vez solo necesitan la aprobación de la gerencia para hacer esto. ¿La VPN es un problema o nadie ha preguntado?
A continuación, evalúe los problemas de seguridad. DropBox era notoriamente inseguro, pero recientemente revisaron su línea de productos comerciales para abordar eso (aunque todavía no lo he investigado). Box.com es una alternativa realmente buena, aunque costosa. OneDrive es bueno, al igual que Google Drive. Sin embargo, debe comprender su(s) acuerdo(s) de licencia. Por ejemplo: el Google Drive "gratuito" otorga algunos derechos de propiedad intelectual, mientras que el modelo de Google Apps for Business no lo hace. En realidad, TI puede estar perfectamente bien con los servicios alojados, siempre que puedan administrarlos.
Agregue a eso cualquier riesgo potencial. Los recursos compartidos de red vienen con bloqueo de archivos, por lo que no surgen conflictos. Los servicios de uso compartido en la nube permiten que se generen versiones en conflicto debido a la forma en que funcionan. ¿Cómo vas a manejar eso?
Ahora que sabe cuáles son sus alternativas, descubra lo que le está costando a la empresa no implementarlas. No puedes saber los salarios, pero puedes saber las horas-hombre. ¿Cuánto tiempo se está desperdiciando cojeando alrededor de estos problemas? Esto será un poco subjetivo, pero haz todo lo posible para que sea lo más preciso posible.
Luego, presente esto frente a su gerente y, preferiblemente, haga que el equipo de TI envíe a alguien para que esté con usted cuando lo haga. Si su gerente es débil en esta área, puede estar EMOCIONADA de que alguien se lo haya trazado. Si no, entonces al menos sabrá que es un problema y (con suerte) comenzará a trabajar en sus propias soluciones.
Convence a su jefe presentando un argumento bien razonado de que:
Ahora bien, si Dropbox es una solución que vale la pena para su problema es una pregunta diferente y se respondería mejor en algo como los sitios Super User o Server Fault .
Parece que todos en la oficina ven el valor de tener una ubicación común para compartir datos. Si a su jefe no le gusta el buzón, busque otras opciones para proponer.
Haga una comparación y contraste en Drop Box frente a recursos de red compartidos frente a un disco duro portátil frente a ...
Si Drop Box es realmente la mejor opción, se lo mostrará a su jefe.
Personalmente, preferiría mejorar los recursos de la red para que los archivos se almacenen y compartan en un sistema administrado localmente combinado con VPN para acceso remoto en lugar de confiar mi administración de TI a una empresa externa, pero solo soy yo.
Hay mejores formas de compartir archivos cuando es apropiado. Hay mejores formas de hacer una copia de seguridad de los datos. Moderno no significa necesariamente bueno; definitivamente no significa necesariamente mejor.
Si no puede encontrar un argumento mejor que ese, su gerente tiene razón.
Entonces, su acción debe ser encontrar razones para hacer esto que sean importantes para el negocio. Muestre que la seguridad es adecuada para los datos involucrados, que el sistema es confiable y, lo que es más importante, que de alguna manera ahorrará dinero a la empresa.
Si no puedes, déjalo ir.
Primero debe presentarle a su jefe más solución que solo una.
Para que pueda sopesar el costo y la utilidad de cada uno antes de hacer su elección.
Para ser honesto, hubo muchos incidentes de filtración de documentos debido al uso de una herramienta externa para almacenar información confidencial. Luego, a las personas les roban o descifran su nombre de usuario/contraseña porque era demasiado débil. Y dado que Dropbox está disponible en Internet (en lugar de tener algo que solo está disponible en la intranet), todos los que tengan el nombre de usuario/contraseña pueden obtener los documentos.
Si quiere convencer a su jefe, probablemente tendrá que establecer algunas pautas a seguir al usar Dropbox, como no compartir información confidencial, guardar documentos en almacenamiento compartido como archivos y eliminar documentos inactivos de Dropbox, y definitivamente, no úselo como respaldo, úselo solo para documentos activos.
Si desea una herramienta que maneje documentos por usted (versiones, trabajo colaborativo) consulte las soluciones ECM, Sharepoint, Documentum, Alfresco son algunos productos como este.
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