Un software para indexar archivos PDF y administrar colecciones

Trabajo para una empresa que maneja cientos de archivos PDF. Principalmente hojas de datos, dibujos técnicos y formularios y registros.

Soy responsable de producir para cada proyecto un conjunto de "Dossiers", con reutilización de contenido (reutilización de certificados, por ejemplo)

Quiero un software que pueda indexar todos mis archivos, etiquetarlos y clasificarlos en colecciones.

Las colecciones deberían poder exportarse a archivos comprimidos o carpetas para su impresión, manipulación posterior,...

Requisitos:

  • Capacidad para indexar archivos pdf de múltiples fuentes (unidades smb, unidades locales)
  • Agrupar archivos en colecciones o grupos, que luego podrían exportarse
  • Capacidad para generar subconjuntos de documentos basados ​​en filtros/criterios (como tipo, etiquetas, ..)
  • Posibilidad de exportar subconjuntos

Sería una ventaja si el software es capaz de:

  • Permitir secuencias de comandos de tareas
  • Genere colecciones basadas en la tabla de contenido

Revisé benubird pdf, y me gustaría algo quizás más potente/amplio. También revisé softwares como nuxeo y alfresco, pero me temo que estoy buscando algo más.

Ni siquiera sé cómo se llama este tipo de software, así que si alguien pudiera ponerme en el camino correcto, se lo agradecería.

En realidad, el software que estoy buscando debe ser adecuado para dms técnicos.
¿Qué quiere decir con "Generar colecciones basadas en la tabla de contenido"? ¿Cómo expresarías la tabla de contenido? ¿Escribiendo nombres de archivo en un archivo de texto, por ejemplo?

Respuestas (2)

Qiqqa es un software de gestión de referencias freeware y freemium para Windows. Si bien está destinado a investigadores académicos, sus características pueden adaptarse a su tarea de administrar hojas de datos y registros técnicos.

Qiqqa cumple con sus requisitos 1-4. Consulte las características de Qiqqa para obtener más información.

Con respecto a sus "buenos para tener":
aunque Qiqqa no tiene la capacidad de secuencias de comandos, hay algunas funciones de automatización como el etiquetado automático y la asignación de etiquetas en la importación correspondiente al nombre de la carpeta de origen.

Puede ser posible utilizar la función de referencia cruzada del programa, que busca automáticamente qué documentos de su biblioteca hacen referencia a otros documentos de su biblioteca, para "generar una colección basada en la tabla de contenido".

Alfresco cubre todas sus necesidades, excepto que no maneja archivos que están en unidades externas:

  • Agrupar documentos por categorías o etiquetas
  • Exporte una carpeta a ZIP y descárguela usando, por ejemplo, este complemento
  • Búsqueda basada en categorías/etiquetas/títulos/texto sin formato/metadatos
  • No puede exportar ni guardar subconjuntos, aunque, desafortunadamente, esto sería un desarrollo personalizado
  • Cree "reglas" usando la interfaz gráfica o usando JavaScript si es necesario
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