Sistema de flujo de trabajo de formularios PDF

Necesitamos automatizar el flujo de algunos formularios en nuestra institución.

Tenemos algunos formularios en papel, nos gustaría poder publicarlos en línea como archivos PDF. Los estudiantes descargarán estos formularios, los completarán y luego los enviarán como imágenes escaneadas.

Estos documentos deben mantenerse en el sistema con la identificación del estudiante y enviarse para que el personal asignado los revise en el sistema. Después de la aprobación de la persona interesada, se puede guardar en el sistema para recuperarlo más tarde o reenviarlo para una segunda aprobación.

¿Algún sistema gratuito/de código abierto disponible para realizar esta tarea?

El sistema podría estar alojado en Windows o Linux y tener una interfaz de usuario web.

EDITAR: Encontré ProcessMaker: http://www.processmaker.com pero no estoy seguro de si puede cumplir con mis requisitos. Cualquier cuerpo tiene alguna experiencia con esto?

"llenado": ¿Con papel y bolígrafo, después de imprimir? ¿O una especie de PDF editable electrónicamente?
De todos modos; No quiero una función de OCR. Puede ser un PDF editable o relleno con bolígrafo después de imprimirlo y luego, el formulario se cargará como JPEG o PDF. Lo que más me preocupa es el proceso de aprobación. El proceso de aprobación también es muy simple. Solo necesita ser Confirmado o Rechazado
¿Debería el sistema crear los formularios o lo hará usted manualmente? ¿El sistema debe tener una interfaz web para que los estudiantes descarguen/carguen formularios? ¿Es el mismo formulario para todos los estudiantes o los formularios se completan previamente con la identificación del estudiante?
Los formularios se pueden crear manualmente. El sistema debe tener al menos la capacidad de cargar el formulario completo y tomar la identificación del estudiante como entrada. Los formularios se pueden alojar en otro lugar o dentro del sistema. Los formularios serán los mismos para todos los estudiantes. Pero habrá muchos formularios, el estudiante solo estará enviando el formulario que debe enviar. Cada formulario tendrá su propio flujo de trabajo; es decir, el Formulario A será aprobado por la Persona A y el Formulario B por la Persona B y luego por la Persona C.

Respuestas (1)

Alfresco es bueno en esto. Es gratuito y de código abierto.

En primer lugar, conecte Alfresco a su base de datos de usuarios, por ejemplo, LDAP, para que los alumnos puedan acceder a ella.

En segundo lugar, coloque los archivos PDF en una carpeta de Alfresco (o jerarquía de carpetas), con los derechos correctos, de modo que los archivos PDF solo sean visibles para las personas objetivo. Puede usar grupos si eso facilita este paso.

En tercer lugar, cree una carpeta llamada "Envíos" para que las personas carguen sus archivos PDF/JPG completos. Configure una regla de Alfresco que mueva inmediatamente los documentos entrantes a "Envíos_privados", que configurará para que solo los administradores y revisores puedan verlos.

En cuarto lugar, cree un flujo de trabajo de Alfresco para cada flujo de trabajo diferente que tenga. Ejemplo:

Recordatorio por correo electrónico del temporizador de Alfresco Workflow

Puedes configurar flujos de trabajo mucho más complejos con tantos pasos como quieras y definir qué significa aprobación: aprobado por una persona, aprobado por todos los revisores, aprobado por más del X% de los revisores, etc.

En su caso, podría configurar el resultado del flujo de trabajo de esta manera: si se aprueba, mueva el archivo recibido de "Submissions_private" a "Aprobado", y a "Rechazado" si se rechaza.

Cuando sus flujos de trabajo estén listos, llámelos desde la regla de Alfresco del paso 3.

Desde el punto de vista de un estudiante:

Flujo de trabajo de carpetas de Alfresco

Sistema de flujo de trabajo de formularios PDF
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