¿Cuál es la mejor forma de planificar la posibilidad de que uno o varios miembros clave del equipo deseen ausentarse en algún momento de un proyecto?
Entiendo que una solución es amortiguar el proyecto lo suficiente para que el proyecto/tarea pueda absorber este tiempo sin afectar los hitos clave; sin embargo, me parece que la creación de este tipo de búfer como estándar para todas las tareas del proyecto comenzará muy rápidamente. para agregar una cantidad significativa de hinchazón en el proyecto.
También encuentro que el tiempo de búfer puede convertirse en "tiempo muerto". Por ejemplo, nuestro departamento de validación opera con un cronograma bastante ajustado, por lo tanto, si asume que una tarea tiene un búfer de dos semanas después de ella, y la validación se ha reservado después de ese período de dos semanas, ¿qué sucede cuando ese búfer no es necesario (la tarea se ejecuta a tiempo) - que conduce a un retraso de dos semanas antes de pasar a la siguiente actividad (el equipo de validación no está disponible hasta la semana para la que se reservó).
¿Se trata simplemente de cosas básicas de gestión de proyectos, es decir, si no se usa el búfer, genial, el equipo pasa a otra cosa durante dos semanas?
Daría la bienvenida a pensamientos sobre este tema.
Este es un riesgo orgánico de los proyectos, es decir, siempre está ahí, siempre ha estado ahí y siempre estará ahí. Tratar de diseccionar esto y calcular algún tipo de contingencia o amortiguador es una GRAN pérdida de tiempo.
La distribución probabilística de cualquier tarea es creada por una plétora de variables aleatorias que pueden afectar esa tarea tanto favorable como desfavorablemente. Los recursos constituyen algunas de esas variables. Estas cosas incluyen tener menos recursos de lo planeado, tener una brecha en el conjunto de habilidades que no anticipó y tener un desgaste más alto de lo normal. Otras cosas también podrían ser favorables, como tener un equipo experimentado que esté acostumbrado a trabajar en conjunto y haya realizado esta tarea 20 veces antes. La mayoría de estas variables se consideran estocásticas donde es imprudente y un desperdicio tratar de perseguirlas y controlarlas.
Entonces, el tiempo objetivo que terminó eligiendo para esta tarea, que cae en algún lugar de esa distribución, ya tiene tiempo incorporado para manejar estas cosas no planificadas que lo golpearán de vez en cuando. Su lugar en esa distribución es una función de su apetito por el riesgo. Por lo tanto, si tiene alguna preocupación por esto, mueva su tiempo objetivo un poco hacia la derecha.
Parte de sus responsabilidades de PM es desarrollar capacidades de proyecto que tengan redundancias y ningún punto único de falla. Esto significa que tiene capacidades que se ejecutan sin problemas, de manera predecible y, si sucede algo no planificado, puede eliminar y reemplazar el componente de capacidad (humano en este caso) y continuar con nada más que un parpadeo en su rendimiento.
La realidad es que todos tenemos recursos clave. Idealmente, no tendríamos ninguno. Trate de moverse en esa dirección.
EDITAR: Re. "Escenario PM del libro de texto..." Puede muy bien ser. Los proyectos y las operaciones en curso rara vez aumentan sus capacidades por encima del nivel dos de una escala de madurez de cinco niveles. Esto se debe a que la mayoría de las organizaciones no saben cómo hacerlo. El único recurso es confiar en los esfuerzos heroicos de unos pocos recursos clave, y si uno de ellos se va, envía un efecto dominó en toda la organización. Así que mi consejo puede ser ideal y rara vez logrado... así que inténtalo de todos modos.
Eche un vistazo a la gestión de proyectos de Cadena Crítica . Utiliza el búfer total como un producto fungible que se puede mover durante todo el ciclo de vida del proyecto.
¿Qué hay de acordar con las partes interesadas una lista de tareas imprescindibles y agradables?
Al adoptar este enfoque, su equipo tendrá tareas planificadas para toda la vida del proyecto y habrá reducido de antemano lo que se acepta posponer para las próximas versiones, en caso de un cambio de escenario inesperado.
Por lo tanto, estarías mitigando el problema, sin tener tiempo libre al final del ciclo del proyecto (aunque sabemos que incluso considerar la posibilidad de tener un 'tiempo libre' al final del proyecto es una especie de enfoque demasiado optimista ).
Se pueden encontrar más detalles sobre esta idea (que ya he usado en el pasado) AQUÍ .
Puede pedirles a los miembros de su equipo que programen su tiempo libre con anticipación para poder planificarlo.
JoeGeeky