Mi equipo usa Asana para todas nuestras comunicaciones de proyectos y gestión de tareas. Somos muy ágiles y enfocados en la producción esbelta y, por lo tanto, nuestros planes de proyectos cambian todo el tiempo. Nos encanta la flexibilidad y la facilidad de uso que ofrece Asana.
Sin embargo, como coordinador de proyectos, Asana tiene poco apoyo para las funciones generales de gestión de proyectos específicas para la asignación y el apilamiento de recursos. La necesidad de esto es importante ya que hacemos múltiples proyectos al mismo tiempo. Como resultado, nuestro equipo depende de los aportes de los miembros del equipo sobre cómo se acumularán los proyectos. Ha funcionado hasta ahora, pero a medida que crece mi equipo, puede que no sea la mejor solución a largo plazo.
He jugado con OmniPlan y tengo experiencia en MS Project. Sin embargo, estos son demasiado detallados para nuestro entorno de trabajo ágil y eficiente. Actualmente estoy usando un calendario de "Programa maestro del proyecto" en Google Calendar para delinear la hoja de ruta del proyecto usando etiquetas como "[Provisional]" para los proyectos que estamos esperando para firmar. Desafortunadamente, si bien la sección "Notas" de cada evento es flexible, hace poco para remediar el cálculo de la programación efectiva.
Con Asana en nuestro centro, ¿cómo podemos administrar la asignación de recursos y la acumulación de proyectos a un alto nivel para lograr un cronograma de proyecto maestro eficaz?
He usado Asana, así como varias otras herramientas, en múltiples proyectos. En mi opinión, Asana es una gran herramienta para realizar un seguimiento de las TAREAS, pero no es demasiado sólida para mantenerse al día con los requisitos de gestión de proyectos en su conjunto. Asana realmente sobresale en la creación y definición de tareas, especialmente cuando ya te has perfeccionado en un proyecto específico. Sin embargo, carece de características que lo conviertan en una gran herramienta para realizar un seguimiento de una vista de muy alto nivel de proyectos pendientes, actuales y pasados. Sus herramientas para la asignación y gestión de recursos también son casi inexistentes.
Mi opinión sincera sería, si es posible, utilizar otra herramienta de gestión de proyectos ágil que no sea Asana. Hay algunas excelentes opciones gratuitas que pueden acercarte más a donde quieres estar que Asana. Pruebe algunos de estos:
http://www.pivotaltracker.com/ --- Este solo ofrece una prueba gratuita de 60 días, pero es uno de los mejores que he usado
http://www.versionone.com/ --- Gratis para equipos de hasta 10 miembros
Si simplemente DEBE usar Asana, mi mejor consejo sería desarrollar una sintaxis/sistema para agregar comentarios a las tareas de Asana que sean significativos para el tiempo, los recursos, etc. Si puede hacer que todos estén en la misma página y usar su sistema de documentación para determinar todos estos aspectos del ciclo de gestión, entonces podría usar la sección de comentarios en un nivel alto para delinear líneas de tiempo, recursos y cualquier otra cosa que pueda incluir en sus abreviaturas. Por ejemplo, desde un punto de vista técnico:
(n.º total de horas de recursos asignadas al proyecto/n.º total de recursos técnicos que se asignarán al proyecto/fecha de inicio prevista/fecha de finalización prevista) (360/4/1-29-2014/3-1-2014)
Este es un ejemplo muy básico, pero algo así podría funcionar para usted.
Por lo menos, hacer un gráfico de bloques en Microsoft Excel también podría funcionar bien. Realmente solo depende de qué tan robusto quieras ir con él.
Espero haber ayudado, aunque sea un poco.
Recomendaría MS Excel para ayudarlo en este asunto. Casi todos los programas que usa tienen soporte para exportar a Excel. Puede usar tablas dinámicas como un resumen acumulativo para la administración de tareas de alto nivel. Puede ir tan detallado como desee, agregando información adicional sobre recursos y tareas. Puede usar tablas de búsqueda virtual para completar rápidamente la información sobre los recursos en sus listas de tareas. Como último paso, puede usar tablas para mostrar sus horarios gráficamente. Una vez configurado, te será de gran ayuda.
Echa un vistazo a Instagantt.
Convierte tus tareas de asana en un diagrama de Gantt, en el que puedes nivelar recursos, etc.
Secundo la idea de que es imposible usar Asana para este propósito. Es simplemente ortogonal, como decir, ¿cómo puedo usar el correo electrónico como calendario? Simplemente no puedes. Así como puede usar el correo electrónico como una herramienta de comunicación, puede usar Asana para realizar un seguimiento de las subtareas, pero en lo que respecta a la planificación del proyecto, tendrá que ir más allá.
Por lo que estoy leyendo con respecto a su entorno Agile y Lean, sugeriría usar un visualizador de cartera y administración ligera como Clearly.io o incluso un tablero Kanban físico con horarios de trenes de lanzamiento como lo sugiere SAFe además de sus herramientas actuales.
Como han mencionado otros, la versión uno y otras herramientas tienen características de hoja de ruta a largo plazo, pero la sobrecarga en la práctica de alineación real y la planificación de la capacidad de recursos puede ser demasiado si está coordinando varios proyectos. De lo contrario, siempre existe la nivelación de recursos con buenas hojas de cálculo antiguas si necesita comenzar a presupuestar, contar personas, centros de costos, OpEx vs CapEx y todas esas cosas divertidas.
Respuesta corta: Clearly.io o tablero de cartera Kanban físico
Todd A. Jacobs