¿Qué flujo de trabajo debo usar para la creación de tarjetas de presentación de nivel empresarial?

En mi empresa actual, nosotros, el equipo de diseño interno, supervisamos la creación y el pedido de la tarjeta de presentación de cada empleado. Esto involucra:

  • Duplicar una página en el documento maestro de Indesign que contiene todas las tarjetas de presentación
  • Colocar la información del empleado en los campos relevantes en la nueva página
  • Exportación de un JPG de esa página para pruebas (primero debe cambiar el nombre del archivo para corregir el formato)
  • Enviar por correo electrónico esa prueba al empleado
  • Hacer cualquier revisión si es necesario
  • Si no es necesario, exporte un PDF de esa página (primero debe cambiar el nombre del archivo para corregir el formato)
  • Enviar PDF a la impresora

Este proceso es tedioso, y cuando se multiplica por las 4 a 10 solicitudes de tarjetas que podemos obtener al mismo tiempo, también requiere mucho tiempo. Sé que la solución real es subcontratar este proceso a un servicio administrado por impresora que permitirá a los empleados configurar, probar y pedir sus tarjetas por sí mismos, pero el desafío al que nos hemos enfrentado es que esos servicios no le permiten usar tipografía personalizada, ni tienen un medio por el cual se puedan enviar pruebas a nosotros, el equipo de diseño, para su aprobación antes de que el empleado pueda realizar el pedido.

He buscado automatizar el proceso de alguna manera, pero las limitaciones de InDesign (a saber, la falta de una función de "exportar página actual" y la capacidad de nombrar archivos en función de ciertos campos) han hecho que esta perspectiva sea poco probable. Entonces, aquellos de ustedes que se encuentran o han estado en una situación similar, ¿qué recomendarían como un flujo de trabajo más eficiente para generar estas tarjetas?

Editar: para aclarar, este documento se creó inicialmente con combinación de datos, pero para las tarjetas nuevas es más práctico ingresarlas manualmente. Cada tarjeta del documento indd se basa en una página maestra con estilos de párrafo/carácter.

Creo que la mejor solución es conseguir un interno.
Puede programar el proceso de ubicación y exportación con bastante facilidad
@joojaa ¿Cómo es eso? Sé que puedo hacer una combinación de datos para la información del empleado, así es como se creó el archivo inicial, pero hacerlo para nuevos registros requeriría copiar/pegar la información de los correos electrónicos en un CSV, ejecutar la combinación de datos en un nuevo documento, luego fusionar esas páginas en el documento original, momento en el cual ingresarlas manualmente sería más rápido. No conozco ningún lenguaje de secuencias de comandos, por lo que no estoy seguro de cómo lograr algo más allá de la funcionalidad incorporada de Adobe sin complementos.
¿Qué sistema operativo estás ejecutando? ¿Y tiene que ser jpg que envíes como prueba? ¿Por qué no .PDF?
Sí, pero todo el proceso de recopilación de datos de un correo electrónico se automatiza fácilmente. Volcar registros a csv es bastante trivial. Para asegurarse de que los datos siempre tengan el formato correcto, asegúrese de usar un formulario web o algo así. Esto facilita aún más la lectura de los datos. La mayoría de las veces, cuando alguien da su respuesta a las preguntas de automatización es porque realmente no quiere hacerlo mejor. Es bastante claro para mí que menos de una semana de inversión de su parte podría eliminar fácilmente el 99% del trabajo. Si no estás a la altura consulta a alguien que sí lo esté.
@Ryan OS X 10.9. La prueba no tiene que ser JPG, pero nuestro flujo de trabajo general de diseño de impresión incluye JPG para las pruebas y formatos de salida final como PDF para la salida final. Sobre todo para ahorrar espacio.
@joojaa Me encantaría mejorar nuestro flujo de trabajo pero, como dije, con cero conocimiento de secuencias de comandos, lo que parece trivial para usted no es evidente para mí. De hecho, he estado investigando esto durante algún tiempo, pero todas las posibles soluciones que he encontrado abordan solo una pequeña parte del problema o no se aplican a mi situación en absoluto. Re: fusión de datos: crear un CSV, pasar por todo el proceso de fusión y luego agregar la salida resultante nuevamente al archivo INDD principal, parece engorroso para pequeñas cantidades de tarjetas. Si las secuencias de comandos hicieran esto más rápido de alguna manera, ¿qué idiomas se requerirían?
@ajw-art, ¿por qué no puede compilar los datos existentes en un CSV y comenzar a agregarlos? Entonces no está "agregando el resultado nuevamente al INDD principal" porque ya está en el INDD principal. Solo sepa que agregó 4 empleados a la hoja de cálculo, por lo que necesita fusionar los últimos 4 registros, o los últimos 5 o lo que sea. No se necesita secuencias de comandos.
¿Qué quiere decir con "los servicios administrados por impresora... no le permiten usar tipografía personalizada"?
@Ryan Ah, ¡te pillé! Entonces, para aclarar, el documento combinado, el que tiene los marcadores de posición, es un documento separado de una sola página. Nuestro documento de trabajo es el que se crea como resultado de la combinación, por lo que no tiene campos de combinación. Entonces, ¿está sugiriendo crear campos de combinación en nuestro documento de trabajo y combinarlos directamente en él? No me di cuenta de que esto era posible en INDD; Pensé que tenía que fusionar a un nuevo documento o PDF de forma predeterminada. Por otra parte, no he tenido ninguna circunstancia en la que haya tenido que fusionarme con un documento existente antes de ahora.
...no, estoy diciendo cuál es el propósito del "Documento de trabajo"? Si utiliza los nombres de archivo predeterminados, es posible que tenga Business Cards.indd, que tiene una combinación de datos para Employee_Name y Employee_Email. Cuando realiza la combinación de datos, puede seleccionar Todos los registros o Rango. Si el rango es 1-603 y agregó 5 registros, haga el rango 599-603 y presione Aceptar. Eso creará Business Cards-1.indd que tiene las nuevas tarjetas de presentación para exportar como .PDF para pruebas e impresión.
@e100 Varias empresas de impresión en línea tienen opciones comerciales que esencialmente le brindarán su propio editor WYSWIG (administrado por ellas) que le permitirá cargar su plantilla y superponer campos de texto para que los empleados de su empresa puedan ingresar y completar los campos, ver la prueba, luego pedir la tarjeta. El problema con el que nos encontramos es que estos editores WYSWIG no le permiten usar sus propios tipos de letra, que es algo que deberíamos poder hacer.
@Ryan AH, ya te tengo. Entonces, ¿mantiene toda la información en el CSV y combina los nombres requeridos directamente en PDF en lugar de molestarse con un nuevo documento? Hm. Si la memoria no me falla, la razón por la que no hice esto inicialmente fue porque algunos cuadros tenían texto desbordado que necesitaba ajustar manualmente en el resultado de la combinación. También hay algunas diferencias de contenido entre las tarjetas que requieren edición manual, ya que las capacidades condicionales de InDesign no son lo suficientemente sólidas para estos cambios en particular.
Todavía será más rápido hacer la fusión y luego limpiar cualquier exceso si resulta que hay uno en ese grupo en particular. Si todas las tarjetas se han desbordado después de fusionarse, entonces probablemente haya un problema mayor. No estoy seguro de la otra diferencia de contenido para hacer una sugerencia... pero el punto es que sería más rápido y, como mencionó @joojaa, más preciso que hacerlo completamente manualmente como lo está haciendo ahora.
@Ryan. Echaré un vistazo a lo que tenemos ahora y veré si puedo hacer que la fusión funcione. ¡Gracias!

Respuestas (3)

Una vez trabajé en una imprenta rápida. Cambié, configuré y envié a revisar un promedio de 80 a 150 tarjetas por día. si un dia Todos estos eran para diferentes empresas: 5 tarjetas para A, 10 para B, 3 para C, etc. (antes de Indesign, con QuarkXpress 4, Illustrator 8 [o tal vez fueron 6 o 7] y Photoshop 4/5)

No hay ningún atajo real. Sus procesos son buenos en general. Solo consume tiempo. Pero cualquier otra cosa requerirá el mismo tiempo .

Si subcontrata esto a un proveedor de impresión, ¿adivine qué harían? Sí. Eres el mismo proceso. Ellos no tienen más tarjetas de kung fu que tú. (y les importarán menos los errores, para ser honesto).

Fusión de datos y automatización y todo eso suena genial. Y lo es, si tienes una tarjeta de 50-100 para hacer ahora. Pero si las solicitudes llegan 4 o 5 al día, entonces la automatización y la fusión de datos no serán tan beneficiosas.

La única forma en que creo que podría acelerar el proceso es enviando pruebas en PDF en lugar de pruebas en jpg . No debería ser un gran problema para un empleado ver un PDF en lugar de un jpg (los teléfonos y las tabletas también lo admiten). Para una tarjeta de presentación, solo exportaría un archivo PDF/X-1a y dejaría que el empleado lo probara. Esto eliminaría una etapa de la exportación y el archivo PDFx no debería ser tan grande (kb) para una tarjeta de presentación (pero sí, más grande que un jpg). Si no hay cambios, solo necesita reenviar el PDF a la impresora.

Sí, realmente no creo que Automator o Powershell sean necesarios, pero creo que sería más rápido nombrar el archivo en Finder. _BC_Date_1 se puede copiar y pegar, luego simplemente regrese y agregue el nombre_apellido al frente de cada uno. Así es como antes cambié el nombre de lotes de pruebas de anuncios.
Después de leer todas las sugerencias aquí, creo que cambiaré a las pruebas en PDF. Definitivamente ahorrará tiempo, ya que generar/cambiar el nombre de los archivos dos veces fue un gran PITA. ¡Gracias!
No sé qué sistema operativo usa, pero si está en una Mac, puede consultar A Better Finder Rename . Le permitirá crear una gota para renombrar archivos. Puede configurar parámetros como agregar fecha, etc. al final del nombre del archivo, antes del sufijo, luego simplemente arrastre y suelte un archivo en el droplet para cambiarle el nombre. Es lo que usaría para cambiar el nombre.

En primer lugar, debe usar la combinación de datos incluso para el adicional. No hay forma de que sea "más práctico ingresarlos manualmente".

Ahora ahórrese algo de tiempo y envíe a las personas pruebas en PDF, y hágalo haciendo clic derecho en la página en la plantilla de página y haciendo "Imprimir página". No te preocupes por cambiar el nombre. Haz los 4 o 5 o lo que sea.

Para renombrar:

Alternativamente, como son solo unos pocos archivos , podría ser más rápido hacerlo en Finder simplemente usando Copiar y Pegar en el nombre del archivo y ajustándolos. Todavía más rápido que hacerlo en el aviso de la aplicación.

Dependiendo de cómo se vea la tarjeta de presentación, específicamente si tiene gráficos de trama, aún deberá realizar una exportación de página adecuada una vez aprobada. Si es solo texto y vectores, aunque su PDF desde el cuadro de diálogo Imprimir ya está configurado para imprimir. (Nota: esto es para tarjetas de presentación, por lo que suponiendo que solo se trate de una impresora digital, si alguien más lee esto pensando que está bien para un libro/revista, no lo es. Esto no ha pasado por ningún tipo de cumplimiento/destilador)

Entonces, el formato de nuestros nombres de archivo es LastName_Firstname_BC_Date_Version. Veo que Automator puede extraer texto de un PDF, lo que parece ser la única forma en que sabría cuál debería ser la parte Lastname_FirstName, pero no estoy seguro de cómo convertir el contenido extraído en algo que Automator pueda usar. Veré si alguien en un escenario similar ha creado un flujo de trabajo de automatización o un applescript para esto en el pasado. RE: salida, necesitamos una exportación adecuada al final porque tenemos colores directos; las tarjetas se ejecutan en una prensa. ¡Gracias por la sugerencia hasta ahora!

Crea una plantilla real.

Estandarizar el formato de texto de la información.

Use estilos anidados para la plantilla --- puede usarlos para aplicar estilos de carácter

Importe los estilos de carácter en la página utilizando la función de cabezas activas de Variables de texto

Guarde el archivo .indd usando una convención de nomenclatura que incluya el nombre de la persona

A continuación, se puede exportar un archivo .pdf o JPEG con el nombre adecuado de forma trivial.

Ya tenemos estilos de carácter/párrafo configurados en la plantilla existente. ¿Está sugiriendo que dividamos cada tarjeta en su propia plantilla en lugar de tenerlas todas en un solo documento?
Esto es lo que yo haría también. El paradigma "todo almacenado en un solo documento como páginas" no es la mejor solución. Si su documento se corrompe, es todo o nada. Una vez tuve un amigo que tenía todas sus facturas en un solo documento de procesamiento de textos. Se quedó sin páginas.
Sí. 1 tarjeta de visita, 1 archivo. Si desea enviarme por correo electrónico una tarjeta de presentación de muestra, modificaré los estilos de párrafo y configuraré las variables de texto, etc. --- will.adams@frycomm.com
¿Qué flujo de trabajo debo usar para la creación de tarjetas de presentación de nivel empresarial?
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