¿Puedo reutilizar un W9?

Creé una LLC de un solo miembro para realizar mi consultoría/capacitación de TI. Cada nuevo contrato al que me uno requiere que llene un W9. Esta última vez, revisé el documento y me di cuenta de que no había nada diferente entre el nuevo W9 que estaba llenando y cualquier W9 más antiguo que había llenado antes. AKA, no parecía haber (que pudiera encontrar) un lugar en el W9 que identificara al nuevo empleador.

Dicho esto, si toda mi información es la misma (EIN, dirección, nombres, etc.)... ¿qué me impide simplemente enviar la misma copia firmada/escaneada de mi W9 a cada nuevo empleador que me solicite uno?

¿Por qué crees que no puedes?
@Joe Principalmente porque cada nueva empresa me envía un nuevo W9 en blanco y no solo pide un W9 completo. Soy nuevo en la LLC y en lo de trabajar por cuenta propia, así que realmente, no tengo ni idea ;)
Hay un campo para su número de cuenta/referencia con el receptor, pero es opcional y no tiene que llenarlo

Respuestas (1)

Creo que es técnicamente factible reutilizarlos, pero como mínimo debe tener una nueva copia fechada para cada cliente/solicitante. No estoy seguro de las legalidades reales de la situación; probablemente, el IRS preferiría que no lo hicieras, pero no puedo encontrar una regulación explícita.

Esto se debe a que el IRS puede desear ver su copia, particularmente si algo termina ingresado incorrectamente, pero también por otras razones, como verificar la retención adicional o auditar a su cliente/solicitante para verificar el cumplimiento. Poder mostrarles copias fechadas por separado para cada cliente/solicitante hace que sea más fácil probar que les envió una copia.

Además, puede desanimar a su cliente si le envía una copia con fecha de hace meses.

Lo que recomendaría hacer es tener una copia guardada sin firma ni fecha, y luego simplemente producir una nueva para firmar/fechar cada vez que un cliente lo solicite. De esa manera tienes tus bases cubiertas.

Si uno de nuestros especialistas en impuestos conoce una mejor respuesta a la primera oración y prefiere actualizar mi respuesta en lugar de hacer la suya propia, no dude en editarla. No pude encontrar nada que dijera de una forma u otra en una búsqueda rápida.
"reutilizar" no tiene sentido aquí. Cada receptor tendrá su propia copia, no es que puedas decir "oye, ayer se lo envié a ese tipo, ve a ver su archivo si quieres". Entonces, esencialmente, el OP solo pregunta si lo llena una vez y fotocopia cada vez (o escanea / envía un fax / lo que sea) y la respuesta es, por supuesto.
Bueno, por lo que he leído en teoría, debería guardar una copia de lo que se envió, ¿no es cierto?
No, el destinatario debe conservar una copia.
¿Puedo reutilizar un W9?
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