Tengo algunos miembros del equipo central que también se ocupan del soporte diario. No es raro que se queden atrapados en la extinción de incendios durante un día o dos, lo que altera por completo el cronograma del proyecto. ¿Cómo puedo evitar que mis partes interesadas se frustren cada vez que se retrasa la fecha?
Cuando sea posible, haga visible a las partes interesadas por qué se retrasa la fecha de lanzamiento.
Si es para arreglar sus propios productos, entonces, naturalmente, deberían sentirse menos frustrados. Incluso es posible (aunque poco probable) que decidan que el nuevo desarrollo es una prioridad más alta que el 'fuego', cambiando así sus prioridades; es bueno darles tanto esta capacidad como esta prioridad.
Si es para arreglar los productos de otro cliente, entonces un comunicador hábil puede darle un giro a la situación de tal manera que las partes interesadas queden impresionadas con la seriedad con la que su equipo trata el mantenimiento/soporte para los clientes existentes.
Por supuesto, esto se mitiga si estás constantemente empujando todo hacia atrás porque todo está siempre en llamas. En cuyo caso, debe comenzar a ser más realista; amplíe más los cronogramas de su proyecto desde el principio y dedique más tiempo a incorporar calidad en los productos (por ejemplo, en el caso del software, reducir la deuda técnica).
Si está utilizando una herramienta para mantener las tareas como Jira, intente configurar su proyecto de manera que las partes interesadas entiendan la capacidad y el tipo de actividades en las que está trabajando su equipo.
Además, si es posible, haga una estimación de cuánto está costando "apagar incendios", incluya no solo el tiempo invertido en hacer las tareas, sino el costo de las demoras de estas tareas.
No es raro que se queden atrapados en la extinción de incendios durante un día o dos, lo que altera por completo el cronograma del proyecto.
Esto no debería ser común, esto es un olor a un problema mayor que está sucediendo, mientras te das cuenta, te sugiero que, si es posible, deberías:
En mi equipo, resolvimos este problema asignando 1 voluntario (rotar cada sprint, de modo que todos en el equipo de sprint tengan que desempeñar este rol tarde o temprano) del equipo de sprint como persona de apoyo para el sprint.
Cualquier punto de historia de sprint (es decir, trabajo) entregado por este voluntario se consideró una bonificación de sprint.
Esta persona puede o no tener todas las habilidades necesarias para resolver todos los problemas. La persona que esperábamos para coordinar y solicitar ayuda cuando sea necesario. Se alentó al equipo a desarrollar la capacidad de brindar apoyo aprendiendo de cada problema.
Además de lo anterior; adivine la cantidad de extinción de incendios que se está realizando (en "tiempo perdido de extinción de incendios por unidad de tiempo") y tómelo en consideración al determinar cuándo se realizan las tareas.
Si en promedio pierde 3 de sus 15 días-hombre por semana debido a la extinción de incendios, eso significa que puede extender todos sus plazos en un 25% y debería tener una idea más precisa.
Debe tener en cuenta todas sus actividades esperadas (aproximadamente) durante el tiempo que trabaja en un proyecto al establecer un plazo, no solo un esperanzado "cada persona equivale a 40 horas de trabajo por semana", o todos sus plazos serán poco realistas.