Hay un departamento de soporte interno en nuestra empresa que es bombardeado diariamente con correos electrónicos del personal.
El grupo de soporte es de 8 personas, cada parte del mismo grupo de trabajo de correo electrónico en MS Office.
Básicamente, un miembro del personal enviará un correo electrónico a este grupo de trabajo cuando sea necesario realizar una acción o mantener un archivo específico. Cada persona en el grupo de trabajo recibe el correo, y básicamente se responde por orden de llegada, por quien esté disponible para responder. La persona que responde tiene que notificar al grupo de trabajo que ha recogido la solicitud para que varias personas no trabajen en ella. Obviamente, esto crea aún más correo electrónico.
Pensé en sugerir un sistema de estilo de ticket de soporte, sin embargo, con los tipos de solicitudes que reciben, no estoy seguro de cómo funcionaría...
¿Existe otra estrategia dentro de MS Outlook que pueda organizar mejor estos correos electrónicos de grupos de trabajo? Tenía la esperanza de que hubiera una manera de codificarlos por colores de una manera visible para el grupo una vez que se activan, pero no lo creo...
¿Alguien puede recomendar una solución o programa que pueda manejar las solicitudes entrantes diarias?
Use Jira : puede usar https://www.atlassian.com/software/jira : configure los flujos de trabajo para indicar en qué estado se encuentra el trabajo. Asígnelo a la siguiente persona o puede asignarlo automáticamente. Normalmente se utiliza para equipos de desarrollo de software. Lo estamos implementando para gestionar la logística en nuestra empresa. Cuando se asigna algo, nadie lo recogería por error. Tiene toneladas de opciones de configuración de correo electrónico para enviar automáticamente correos electrónicos en ciertos activadores. Para las pequeñas empresas es barato. Recomendaría que un profesional lo instale/configure. Si lo aloja usted mismo, le costará a su empresa 10 dólares por el software. Todo lo que busca es un sistema de gestión de flujo de trabajo.
Hay muchos enfoques que funcionarán. La más simple, dado que está utilizando Outlook (y presumiblemente Exchange detrás de él), es redirigir los correos electrónicos de soporte a una carpeta pública .
Sin embargo, esto requiere una buena cantidad de disciplina interna en el manejo de las tareas recibidas, en curso y completadas. Habiendo dicho que hay 8 de ustedes, y presumiblemente trabajando en diferentes turnos, creo que eso es un poco poco realista. Realmente eres lo suficientemente grande como para usar un sistema de emisión de boletos. Jira es genial, como dijo crh225 . Hay docenas por ahí. Me gusta FreshDesk para mi equipo, pero eso se debe a que también tiene un sistema telefónico integrado. Este no es el lugar para analizar todos los méritos y debilidades de las diferentes plataformas que existen. Encuentre dos o tres que crea que encajarían bien en su grupo y lléveselos a su gerente. Casi todos le permitirán redirigir correos electrónicos para crear tickets a partir de los mensajes de sus usuarios automáticamente.
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IndigoJane
Mónica Celio
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