Algunos amigos y yo estamos iniciando una pequeña cooperativa de jardinería y estamos pensando en cómo manejaremos la contabilidad. Los lugares en los que hemos trabajado en el pasado han usado hojas de cálculo de Excel para administrar todas sus finanzas.
Sin embargo, muchas de las cosas que he estado leyendo en línea han sugerido que para todos, excepto para los negocios más simples, es mejor usar software de contabilidad como Quickbooks o Gnucash en lugar de hojas de cálculo.
Algunas de las razones que he visto para esto son que:
¿Dirían todos ustedes que estas son afirmaciones justas? ¿Hay alguna otra razón por la que preferiría un software de contabilidad a Excel (o viceversa)?
Básicamente, ¿por qué recomendaría que una nueva empresa haga toda su contabilidad con un software especializado en lugar de simplemente administrarlo todo en hojas de cálculo?
¡Gracias!
Diría que todas las razones que enumera en su pregunta son válidas, y agregaría lo siguiente...
Usted está en el negocio de paisajismo, no en el de contabilidad. Si gestiona todo en hojas de cálculo, al menos uno de ustedes tiene que convertirse en el contador y dejar el paisajismo a los demás. Las hojas de cálculo son "agnósticas" en la forma en que las usa, por lo que debe convertirlas en un sistema de contabilidad, lo que significa que ahora no solo es más un tenedor de libros, sino que también es más un desarrollador, e incluso menos. de un paisajista. El software de contabilidad ya está desarrollado por desarrolladores que entienden la contabilidad. Usarlo requiere que solo realice las tareas de ingreso de datos, y luego puede concentrarse en el paisajismo, el servicio al cliente, las ventas y el marketing, etc., cosas que realmente contribuyen a su negocio.
Todavía es bueno que comprenda los principios básicos de contabilidad. El software de contabilidad especializado lo guiará a través del proceso de aprendizaje y lo ayudará a evitar cometer muchos de los costosos errores que podría haber cometido en ese proceso de aprendizaje.
Creo que tus razones son buenas. Fundamentalmente, el software de contabilidad está diseñado para garantizar que registre sus datos contables de manera efectiva con errores mínimos y una buena auditoría. Pero aún necesita usar la herramienta correctamente para obtener el beneficio.
Otra ventaja es que muchos contadores están familiarizados, por ejemplo, con QuickBooks, y pueden llevar sus cuentas de manera más eficaz si utiliza su herramienta preferida.
Agregaría a tus razones:
¿Cortarías todo el césped con una cortadora de hilo solo porque puedes, o comprarías una cortadora de césped? Utilice la herramienta adecuada para el trabajo.
Dado que se trata de una cooperativa, supongo que sus socios querrán poder ver los libros, por lo que otro punto clave que puede considerar es la colaboración.
El escritorio de QuickBooks tiene todos estos mismos problemas porque está diseñado para usarse en un solo escritorio.
Estamos en la era de los dispositivos móviles, y especialmente en un negocio como el paisajismo, sería bueno si ciertos aspectos del mantenimiento de registros se pudieran realizar en el punto y momento en que se incurren.
Yo diría que desea un paquete de contabilidad de software como servicio (SaaS) en lugar de un "software de contabilidad" que podría venir en un CD en forma de QuickBooks, Sage y otros. Además, la mayoría de estos también tendrán guías para ayudarlo a asegurarse de que está ingresando correctamente sus registros. La mayoría de estos productos SaaS también tienen equipos de éxito del cliente para ayudarlo en caso de que necesite asistencia. Dependiendo del nivel de su suscripción, puede obtener un manejo más sofisticado de impuestos, facturas personalizadas o nómina integrada.
Su objetivo es mantener registros precisos para que pueda administrar mejor su negocio y cumplir con obligaciones como la declaración de impuestos. No está guardando los registros solo para tenerlos. Manténgalos en un lugar donde trabajarán para usted y le brindarán la información y la funcionalidad que ayudarán a que su negocio crezca y tenga éxito. El software de contabilidad siempre ganará en este escenario sobre una hoja de cálculo.
EXENCIÓN DE RESPONSABILIDAD COMPLETA: Trabajo para Kashoo , un producto simple de contabilidad en la nube diseñado para pequeñas empresas. Pero los puntos que menciono anteriormente son válidos para Xero , QuickBooks Online y Wave , así como para Kashoo . Y si realmente desea que la experiencia vaya con el software real, considere proveedores de servicios con una plataforma como: Indinero , Bench , easyrecordbooks o Liberty Accounting .
¿Por qué utilizar hojas de cálculo en lugar de escribir formularios y fórmulas directamente en un lenguaje de programación?
Porque tienes mejores cosas que hacer que reinventar la rueda, ¿verdad?
Misma respuesta.
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aclaración , ya que el punto aparentemente no estaba claro:
Usar una hoja de cálculo significa que está escribiendo, organizando y manteniendo los formatos y fórmulas usted mismo. Esencialmente, está escribiendo su propio programa de contabilidad, utilizando el programa de hoja de cálculo como su lenguaje de programación. No hay nada de malo en eso, solo significa que estás trabajando para producir algo que podrías haber comprado en su lugar. Depende de usted decidir cómo el valor de su tiempo haciendo ese trabajo se compensa con el costo del producto comercial.
Para muchas personas, especialmente cuando la contabilidad se vuelve más compleja, no es una buena inversión de su tiempo. El tiempo facturable que les llevaría mantener la hoja de cálculo vale más que el costo de comprar un producto listo para usar, y el producto ofrece características que no se atreverían a agregar a su propia solución. Agregue a eso la pregunta de si las personas encuentran gratificante o molesto crear y ajustar hojas de cálculo.
La herramienta correcta siempre es la que le permite concentrarse en lo que realmente le importa, a menos que el costo sea demasiado alto para justificarlo. Comprar una solución es el menor esfuerzo; si el costo real, incluido el tiempo/esfuerzo, también es menor, esa es la dirección que tomarán.
Mantuve mis propias cuentas e hice mis impuestos en hojas de cálculo durante bastante tiempo. En estos días, el tiempo para hacerlo, multiplicado por lo que vale mi tiempo, superaría el costo de comprar herramientas, y las herramientas comerciales son más agradables de usar, menos propensas a accidentes y ofrecen características que no necesito pero aprecio . . Todavía uso una hoja de estilo para un pequeño cálculo (reequilibrar mis inversiones), pero esto se debe a que tengo un caso extraño en la esquina que la herramienta integrada no maneja bien... no es que haga ninguna diferencia práctica, pero me molestó estar un poco fuera de lugar.
Su kilometraje, obviamente, variará. Utilice la herramienta que se adapte a sus necesidades; otros harán lo mismo.
Aquí están los pocos puntos:
Espero que ayude,
Rocoso