¿Por qué querría una empresa que reservara un vuelo a través de una agencia de viajes si es más caro?

Estoy tratando de reservar un vuelo. Mi universidad suele pedir que reservemos un vuelo a través de una agencia de viajes, pero los precios que me da son unos 50 dólares más altos que los precios que puedo obtener al reservar en línea en el sitio web de la compañía de vuelos. Esto sucedió varias veces con diferentes compañías de vuelo. ¿Hay alguna ventaja en reservar a través de un agente de viajes, que vale los $50 adicionales?

Dijiste 'mi universidad pregunta'. ¿Es este un viaje de grupo para la universidad? ¿Qué tiene que ver la universidad en todo esto?
Es un viaje a una conferencia científica. Recibo un reembolso de la universidad.
Sospecho que su universidad impone este requisito para que puedan estar seguros de que el boleto realmente se compró y a qué precio. Las empresas a veces tienen esta política porque reciben un soborno del agente de viajes, pero no esperaría que eso sea probable para una universidad.
Esta es una respuesta esencial en The Workplace .
@gerrit, por lo general, este sería un objetivo de migración, tengo que ver si algún usuario de alto nivel o mod está de acuerdo.
Creo que la razón principal es hacer cumplir las políticas de viaje. Encontró un boleto que cuesta $ 50 menos, pero alguien más podría reservar una escala de 2 días en Bali por $ 1000 más. Sin el agente de viajes, la universidad necesitaría que alguien examinara su reserva para asegurarse de que cumple con la política. Es más barato para ellos celebrar un acuerdo con un especialista en viajes y pedirle que reserve a través de dicho especialista.
Cuando dices "a través de un agente de viajes", ¿quieres decir que la universidad tiene un agente de viajes específico que quieren que uses, o simplemente recomiendan un agente de viajes (es decir, cualquier agente servirá)?
Puede ser que cuando reservas con la agencia de viajes obtengas boletos reembolsables en caso de que la universidad decida cancelar tu viaje. Puede ser que quieran que un solo proveedor audite los registros porque no quieren confiar en las impresiones de los recibos. Dudo que tenga que ver con un contrato entre el proveedor y la universidad, ya que está reservando el boleto, no un departamento de viajes dentro de la universidad que lo haga por usted.

Respuestas (8)

Hay varias razones por las que existen tales políticas internas:

  • Su institución puede obtener un descuento en ciertos servicios del agente de viajes si compra lo suficiente del agente
  • Al tener un contrato con un agente de viajes a un precio razonable, se aseguran de que ningún empleado reserve el vuelo con un agente muy caro o con un agente de viajes que sea familiar del viajero.
  • La agencia de viajes ofrece métodos sencillos para verificar la información de gastos y, por lo tanto, puede reducir la carga de trabajo de su personal administrativo local. Esto es especialmente cierto si el pago se envía directamente desde la institución a la agencia de viajes, que también se asegura de que el viajero no obtenga puntos de bonificación de la tarjeta de crédito por la reserva.
  • Su institución puede tener un acuerdo con el agente de viajes para que verifiquen manualmente si los miembros de su institución no están reservando innecesariamente clases de reserva costosas (para obtener más millas de bonificación de la aerolínea)
  • Algunos seguros que compró su institución solo pueden funcionar si el boleto se compra directamente de la institución y no por el viajero, y ellos eligieron al agente para manejar dichas reservas.

Cuál de estas razones es por la que existe esta política sólo puede ser respondida por los empleados responsables de su institución.

Otra adición a la lista detallada anterior, mi empleador utiliza un único proveedor para tener un único punto de contacto en situaciones de emergencia. Si hay un accidente u otro incidente de viaje, reduce su esfuerzo para rastrear si algún empleado en viajes de negocios se ve afectado al tener acceso inmediato a toda la información de itinerarios y boletos.
" ...lo que también asegura que el viajero no obtenga puntos de bonificación de la tarjeta de crédito por la reserva ". Esto parece estar pintado como algo positivo, aunque no puedo adivinar para quién. ¿Por qué sería esto una ventaja?
@Ketura Estaba a punto de hacer la misma pregunta. ¿Cómo diablos ayuda eso a la universidad?
También es posible que deban demostrar a los financiadores que las cantidades que gastan en viajes son razonables. Lo hacen al tener un procedimiento documentado, aprobado por el financiador, que implica tener un agente de viajes preferido que fue elegido por algunos criterios documentados y luego pedirles a todos los empleados que reserven a través de ese agente. Cuando reciben preguntas sobre casos particulares, pueden demostrar que se siguió el procedimiento. Fácilmente vale la pena los extraños $ 50 de vez en cuando.
@Ketura Por lo general, significa que la institución obtiene puntos, o algo equivalente.
Los puntos de bonificación de la tarjeta de crédito podrían atraer al viajero a reservar un boleto más caro que de otro modo, lo que le costaría mucho dinero a la universidad para que el viajero pueda obtener una pequeña bonificación.
Además de su segunda viñeta, la institución podría hacer algún tipo de diligencia con sus proveedores aprobados, en cuyo caso, incluso si el proveedor alternativo, más barato, es perfectamente legítimo, todavía no hay ningún registro en la oficina de cuentas de que es legítimo y, por lo tanto, puede ' no comprar de él. En el peor de los casos, esto puede ser una mala situación en la que la institución está pagando de más porque no ha explorado adecuadamente el mercado, mientras que en el mejor de los casos impide que la universidad compre a tipos turbios que logran ofrecer un descuento porque ni siquiera están registrado a efectos fiscales.
También le asegurará a la universidad (o empleador) que es un lugar donde puede comprar boletos y no una estafa con tarjeta de crédito y que tendrán a alguien confiable para ayudar cuando el estudiante/empleado se quede varado en The Kingdom of Far Far Away.
@Ketura, un empleado que obtiene puntos de recompensa en su tarjeta personal puede considerarse un beneficio a efectos fiscales, lo que corre el riesgo de tener problemas con la Hacienda Pública. Alternativamente, los puntos de recompensa pueden considerarse un obsequio y algunos empleados tienen prohibido aceptar obsequios (p. ej., policía, ejército, servicio civil).
Te estás perdiendo la conexión con el fraude. Si tu compañero Dave trabaja en una agencia de viajes, podría dividir contigo la comisión que obtuvo por la venta.
@Aron No es fraude que una persona con autoridad para hacer una compra lo haga a un amigo. Es un problema potencial de agente principal si el empleado está pagando de más para beneficiar al amigo, pero podría ser que el amigo le esté dando un descuento al empleado. Ahora, donde sería un fraude es si Dave elabora un itinerario falso y nunca vas a ningún lado, pero los dos se dividen lo que el empleador pagó por el viaje falso.
Las recompensas estilo club de lealtad de @Ketura Travel están diseñadas para alentar a las personas que no viajan por su cuenta a cambiar su elección de hotel/vuelo/etc. para obtener beneficios personales, incluso si no es óptimo para la institución que lo paga. . También alienta a los vuelos frecuentes por su propia cuenta a utilizar de forma predeterminada un operador, y no el mínimo/máximo cada vez, pero ese efecto no es tan fuerte ni tan rentable. Usted elige repetidamente quedarse en el Hilton en lugar del lugar 5 $ más barato 5 minutos más cerca para mantener su estado vale mucho para Hilton.

Todas las respuestas hasta ahora parecen pasar por alto un punto importante: su universidad podría estar legalmente obligada a hacer eso. Específicamente, por encima de una cierta cantidad de dinero, en muchos países, las organizaciones del sector público tienen que pasar por un procedimiento específico ( llamado a licitación ) para adquirir bienes y servicios.

Es poco probable que un solo viaje en el que una diferencia de $ 50 sea significativa esté por encima del umbral en el que se requiere una convocatoria de ofertas. Sin embargo, es posible que la universidad licite periódicamente un contrato para un agente de viajes que se utilice para viajes universitarios durante algún tiempo.
@reirab Nuestro umbral (administración pública pero no universidad) es de 500 € a partir del cual necesitamos recopilar ofertas comparativas. Pero para la mayoría de los viajes comunes y corrientes, tenemos dos agencias de viajes internas y una externa (que se licitaron) que deben utilizarse.
@reirab Obviamente...
@reirab donde vivo, no se trata de cuánto cuesta un solo artículo. Más bien, todos los artículos de ese tipo durante un período de tiempo (año o mandato) se tratan como uno solo para probar si era legal pedirlos sin licitación. Así que no se trata de $ 50. Se trata de una cantidad mucho mayor de dinero.
"Convocatoria de licitación" trae a la mente enviar una solicitud a varios agentes de viajes diferentes y luego recoger sus ofertas.
@Kaz Sí, así es como funciona, pero no para todos y cada uno de los viajes, obviamente, es una oferta para convertirse en el agente de viajes de la universidad durante unos años.
@Relaxed En mi universidad, todos los boletos de avión se envían a 3 agencias de viajes preseleccionadas (que ganaron la "licitación" durante algunos años). Luego, se selecciona la oferta más barata.
Buen punto. Ejemplo: en EE. UU., los empleados federales deben utilizar una empresa preseleccionada. Wagonlit Travel Co por lo general.

Algo que no se ha mencionado hasta ahora es el hecho de que el billete reservado a través de la agencia de viajes puede ser reembolsable, mientras que el billete del proveedor en línea probablemente no sea reembolsable. Hace varios años, cuando viajé en nombre de una agencia gubernamental, este fue el caso. A menudo reservamos vuelos que costaban 100 o 200 dólares más que el precio más bajo que podía encontrar, pero la agencia de viajes garantizaba el precio de los vuelos con poca antelación, garantizaba la posibilidad de cambiar el itinerario del vuelo y garantizaba un reembolso si la agencia tenía cancelar. Para el gobierno todo esto valía el precio extra.

Poder cambiar el itinerario es importante. Mi empleador usa una aerolínea de descuento, y si su evento termina un día antes, debe esperar un día o comprar un boleto nuevo. Depende, por supuesto, de dónde sucede el andar por ahí. A veces es bueno. ;-)

Además de la otra respuesta de DCTLIB...

No ha especificado dónde se encuentra y dónde está 'su' empresa, pero puede haber razones fiscales o de contabilidad financiera.

Por ejemplo, si la empresa está en la UE, es posible que requieran una factura con IVA adecuada para contabilizarla correctamente (y tal vez obtener un reembolso del IVA). Y es poco probable que algunos proveedores, especialmente en los EE. UU., proporcionen eso. El uso de un agente de viajes podría darle a la universidad confianza para recibir la documentación adecuada. Es probable que $ 50 sea un ahorro que no valga lo suficiente como para perseguirlo por ese motivo.

Otra razón: piensan que el tiempo que pasaría buscando vuelos baratos vale más que la diferencia de precio.

De todas las respuestas, esta es con la que más no estoy de acuerdo. Para quien toma estas decisiones, su tiempo no vale nada.
¡Cualquiera que haya tratado con el departamento de finanzas de una universidad sabe que este no es el caso en absoluto!
Puede ser cierto en un entorno empresarial, definitivamente no es cierto en un entorno académico.

Las grandes agencias de viajes tienen números de asistencia 24/7. Si termina varado a las 2 am del domingo, pueden hacer que vuelva a reservar, encontrar una habitación de hotel, etc. La mayoría de las organizaciones simplemente no pueden o no quieren brindar ese apoyo. Las OTA (agentes de viajes en línea) como Expedia y Travelocity son notoriamente malas al señalar con el dedo a la aerolínea o al hotel, mientras que el proveedor señala correctamente a la OTA que es "dueña" de su reserva. Por último, cuando se debe devolver dinero a la organización, puede ser difícil y llevar mucho tiempo recuperarlo a través de la aerolínea o una OTA. Las grandes TA que manejan cuentas corporativas tienen la influencia para manejar créditos y débitos.

¡Este es el grande aquí! Mi esposa es agente. Cuando ocurre un evento meteorológico importante, pasa el día buscando alternativas para todos sus clientes que pueden verse afectados por él. Si ha reservado a través de un sitio web, está solo.
He pasado exactamente por esto. El vuelo de conexión corto al final de mi viaje se retrasó varias horas debido al clima y finalmente se canceló a las 2 am. El agente de viajes corporativo pudo reservarme un auto de alquiler sin costo ni molestias para mí, y llevé el resto a casa.

En muchas universidades se recomienda esto, pero rara vez es un requisito, por las razones enumeradas en las otras respuestas. Sin embargo, existen inconvenientes al reservar a través de una agencia de viajes, por ejemplo, si necesita volver a reservar el vuelo de regreso mientras está en la conferencia. Luego, debe comunicarse con su agencia de viajes para que lo haga por usted, y es posible que le pidan que primero realice un pago por la nueva reserva, poniendo la nueva reserva en espera hasta que se reciba el pago. Por lo tanto, en realidad es bastante arriesgado reservar un vuelo a través de una agencia de viajes, por lo que nunca hago esto.

Si bien creo que esto es cierto con los agentes de viajes "ordinarios", el acceso en caso de emergencia es uno de los servicios que negociará una universidad o corporación.
Presumiblemente, una empresa o universidad lo suficientemente grande ha contratado a una agencia de viajes corporativa lo suficientemente grande que tiene el personal para encargarse de los cambios y las emergencias, incluso fuera del horario de atención, en lugar de simplemente contratar a un tipo al azar sin personal ni apoyo.

SI está en el Reino Unido, algo llamado ATOL protege todos los boletos comprados.

SI en un lugar atrasado como los EE.UU.;

  • Uno sospecha que, en el caso de 'un problema', saben qué edificio quemar y quién recibe la visita de 'BigVinnie' y los 'chicos'.
  • Además, el cuñado de alguien probablemente esté involucrado en alguna parte...
¡Gracioso! Pero no lo suficientemente informativo. Es posible que obtenga algunos votos a favor si explica qué es ATOL y qué protege, y cómo esta es una respuesta útil para el OP. Para nosotros, la gente de los barrios bajos.
¿Por qué querría una empresa que reservara un vuelo a través de una agencia de viajes si es más caro?
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